Hinweis:
Die dargestellten Anforderungen für Betriebskostenabrechnungen gelten sowohl für Wohnraum- als auch für Gewerberaumvermietungen.
1. Mindestangaben
Nach herrschender Auffassung (st. Rspr. BGH, Urt. v. 19.7.2017 – VIII ZR 3/17, NZM 2017, 732, 734 m.w.N. zur Rspr.; BGH NJW 1982, 573; KG DWW 1998, 24) muss eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten folgende Mindestangaben (§ 259 BGB) enthalten:
- konkrete Angabe der Wohnung, auf die sich die Abrechnung bezieht,
- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
- die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters,
- die Angabe des Rechnungssaldos (BGH DWW 2005, 328 f.).
Die Betriebskostenabrechnung soll so den Mieter in die Lage versetzen, den Anspruch des Vermieters nachzuprüfen. Dazu muss er die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können (BGH, Urt. v. 19.7.2017 – VIII ZR 3/17, NZM 2017, 732; v. 17.11.2004 – VIII ZR 115/04, NJW 2005, 219 = DWW 2005, 18 = ZMR 2005, 121 = NZM 2005, 13). Lediglich die Angabe eines auszugleichenden Saldos ohne dessen rechnerische Herleitung reicht nicht. Zu beachten ist jedoch, dass die Pflichten zur Spezifikation der abgerechneten Kosten nicht überspannt werden dürfen. Notwendig und ausreichend ist es, dass der Mieter die ihm aufgegebenen Kosten bereits aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, so dass die Einsichtnahme in dafür vorliegende Belege nur noch zur Kontrolle und zur Behebung von Zweifeln erforderlich ist (BGH, Urt. v. 19.7.2017 – VIII ZR 3/17, NZM 2017, 732; NJW 1982, 573, 574). Die Abrechnung der Betriebskosten hat dem durchschnittlichen Verständnisvermögen eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters zu entsprechen. Sie muss für ihn ohne große Schwierigkeiten nachvollziehbar sein (instruktiv: Milger NJW 2009, 625 ff.). All dies gilt auch für mehrseitige und komplexere Abrechnungen in Form eines Konvoluts (BGH, Urt. v. 19.7.2017 – VIII ZR 3/17, NZM 2017, 732 ff.).
2. Form
Für Betriebskostenabrechnungen ist keine bestimmte gesetzliche Form vorgeschrieben. Sie muss daher weder der Schriftform (§ 126 BGB) noch der Textform (§ 126b BGB) genügen. Insbesondere braucht der Vermieter nicht eigenhändig zu unterzeichnen (D. Both, in: Herrlein/Kandelhard, Mietrecht, 4. Aufl. 2010, § 556 BGB Rn 94). Ein nur mündlicher Vortrag der Abrechnung gegenüber dem Mieter kommt schon aus Beweisgründen nicht in Betracht. Im Übrigen kann sich die Frage der Nachvollziehbarkeit stellen. Eine Übermittlung der Betriebskostenabrechnung per Fax oder per E-Mail wird dagegen für zulässig gehalten (D. Both, a.a.O., Rn 94).
Im sozialen Wohnungsbau bedarf eine wirksame Betriebskostenabrechnung nach § 20 NMV 1970 der Schriftform, insbesondere der Unterschrift des Vermieters. Dazu müssen die dem Anschreiben lose beigefügten Anlagen ebenfalls unterzeichnet sein sowie auf das unterzeichnete Anschreiben Bezug nehmen. Es reicht nicht, wenn nur das Anschreiben unterzeichnet ist (AG Wedding, Urt. v. 25.6.1999 – 5 C 802/98, MM 2001, 157 f.).
3. Abrechnungszeitraum
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist gem. § 556 Abs. 3 S. 1 Hs. 1 BGB jährlich abzurechnen (für preisgebundenen Wohnraum besteht eine identische Frist gem. § 20 Abs. 4 S. 2 NMV 1970). Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Maßgebend für die Einhaltung der Frist ist der Zugang beim Mieter. Nach Ablauf der Frist ist der Vermieter mit Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, z.B. wegen ungewöhnlich langer Postlaufzeiten, verspäteter Rechnungen der Wasser- und Wärmelieferanten oder höheren Krankenstands bei einer Hausverwaltung (hierzu s. III. 3. d).
Hinweis:
Nach § 556 Abs. 3 S. 4 BGB ist der Vermieter nicht verpflichtet, Teilabrechnungen zu erstellen. Er muss also nicht über einzelne Kosten abrechnen, solange eine Gesamtabrechnung wegen ausstehender Rechnungen für bestimmte Positionen nicht möglich ist.
Früher war umstritten, ob es für die Abrechnung der Betriebskosten auf den Verbrauch des Mieters (Leistungsprinzip) oder auf die in Rechnung gestellten Betriebskosten im Abrechnungszeitraum (Abflussprinzip) ankommt. Der BGH legt den Vermieter bei der Abrechnung von Betriebskosten nicht auf eine Abrechnung nach dem Leistungsprinzip fest; auch eine Abrechnung nach dem Abflussprinzip ist grundsätzlich zulässig. Der Vermieter kann also auf der Basis der ihm selbst in Rechnung gestellten Betriebskosten im Abrechnungszeitraum arbeiten, obwohl dann der Mieter bei einem unterjährigen Mieterwechsel Gefahr läuft, Kosten zu zahlen, die sein Vormieter verursacht hat. Das rechtfertigt der BGH aber mit dem Hinweis darauf, dass bei Ende des Mietverhältnisses der weichende Mieter bei dieser Abrechnungsmethode ebenso nicht zu den von ihm verursachten Kosten herangezogen wird (BGH, Urt. v. 20.2.2008 – VIII ZR 49/07, GE 2008, 471 = WuM 2008...