Diese Compliance-Regelungen gelten für Geschenke und Einladungen

Haufe Online Redaktion

Diese Compliance-Regelungen gelten für Geschenke und Einladungen — Bild: MEV Verlag GmbH, Germany Geschenke und Compliance: ein heikles Thema, nicht nur zur Weihnachtszeit.

Die Annahme von Geschenken und Essenseinladungen von Geschäftspartnern oder deren Gewährung ist nicht nur in der (Vor-)Weihnachtszeit ein wichtiges Thema. Zuwendungen im Geschäftsverkehr haben immer auch einen Compliance-Aspekt. Wie Sie Compliance-Verstöße und deren Negativfolgen für Ihr Unternehmen im Zusammenhang mit Geschenken und Einladungen vermeiden, erfahren Sie hier.

Keine klar definierte Wertgrenzen für Zuwendungen im Geschäftsverkehr

Die nationalen und internationalen Anti-Korruptionsgesetze sehen keine klar definierten Wertgrenzen in Bezug auf die Zulässigkeit der Annahme oder Gewährung von Zuwendungen im Geschäftsverkehr vor. Viele Unternehmen legen daher in ihren Compliance-Richtlinien bezifferte Wertgrenzen in Bezug auf die Zulässigkeit von Geschenken, Einladungen oder sonstigen Zuwendungen im Umgang mit Geschäftspartnern fest.

Die Bandbreite ist dabei groß: Sie reicht vom rigorosen Verbot, über Wertgrenzen, die an die steuerlichen Sachbezugsfreigrenzen anknüpfen, bis hin zu individuellen Wertgrenzen, bei deren Überschreitung die Vorgesetzten bzw. Compliance-Verantwortlichen ihre Genehmigung erteilen müssen.

Sachbezugsfreigrenzen in Deutschland
Viele Unternehmen verankern in ihren Compliance-Richtlinien eine Wertgrenze von 50 EUR (vor dem 31.12.2023 35 EUR), da hier die Freigrenze des Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzugs liegt. Ein Unternehmen darf Geschenke an Geschäftspartner und Kunden nur steuermindernd absetzen, wenn der Betrag inklusive der nicht abziehbaren Umsatzsteuer pro Jahr und Beschenkten 50 Euro nicht übersteigt (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 Satz 1 EstG). Um Aufwendungen für Geschenke als Betriebsausgaben abziehen zu können, müssen sie betrieblich veranlasst sein, dürfen den Höchstbetrag von 50 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr (bei Kunden, nicht bei eigenen Arbeitnehmern) nicht übersteigen und müssen besonders aufgezeichnet werden.

Ein weiterer verbreiteter Ansatz ist, auf bezifferte Wertgrenzen komplett zu verzichten und stattdessen auf die „Angemessenheit“ oder „Sozialadäquanz“ der Zuwendung abzustellen. Der Verzicht auf bezifferte Wertgrenzen erschwert allerdings die eigenständige Einordnung derartiger Zuwendungen für Arbeitnehmer, die keine Compliance-Experten sind. Eine Orientierungshilfe geben die nachfolgenden Informationen.

Kernkriterien bei Geschenken: Zeitpunkt, Häufigkeit und Angemessenheit

Bei der Compliance-Prüfung von Zuwendungen an Geschäftspartner bzw. von Geschäftspartnern muss immer eine Einzelfallbetrachtung aller Umstände vorgenommen werden. Bei dieser Gesamtbetrachtung sollten Sie die folgenden Kernkriterien berücksichtigen.

Zeitliches Element: Zeitliche Nähe zu aktuellen Vertragsverhandlungen

Je enger der zeitliche Zusammenhang mit laufenden oder bevorstehenden Projektvergaben/Vertragsabschlüssen ist, desto vorsichtiger sollte mit Zuwendungen an Geschäftspartner bzw. von Geschäftspartnern umgegangen werden. Umgekehrt gilt, dass das zeitliche Element einer Zuwendung umso weniger ins Gewicht fällt, desto weiter weg Projektvergaben/Vertragsabschlüsse liegen.

Quantitatives Element: Häufigkeit

Auch die Häufigkeit von Zuwendungen muss in die Beurteilung einfließen. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn sich Einladungen oder Geschenke häufen, je näher Entscheidungen über Projektvergaben/Vertragsabschlüsse rücken.

Qualitatives Element: Angemessenheit

Schließlich ist die Angemessenheit einer Zuwendung zu betrachten. Dabei ist neben dem Wert einer Einladung auch zu berücksichtigen, ob die Zuwendung im Kontext der konkreten Situation sozial üblich ist, insbesondere auch unter Berücksichtigung lokaler Gegebenheiten und der hierarchischen Stellung von Zuwendendem und Empfänger. So wird die Einladung eines Kunden in eine schlichte Pizzeria keine Compliance-Bedenken hervorrufen, ganz im Gegensatz zur Einladung in ein teures Sterne-Restaurant. In die Angemessenheitsbeurteilung sollte auch einfließen, dass Essenseinladungen im großstädtischen Umfeld teurer ausfallen als in ländlichen Regionen. Zuwendungen, die von Geschäftsführer zu Geschäftsführer gewährt werden, dürfen eine höhere Wertkategorie aufweisen als solche zwischen Mitarbeitern, die in der Unternehmenshierarchie niedriger angesiedelt sind.

Beispiele für angemessene Zuwendungen

Als angemessen werden in der Regel kleinere Zuwendungen geringen Werts, wie z.B. die Tasse Kaffee, die Teilnahme am Mitarbeiter-Buffet, sowie kleinere Werbegeschenke angesehen (z.B. Kugelschreiber, Feuerzeuge, Wandkalender).

Praxistipp für den geschäftlichen Umgang mit Beamten und Amtsträgern
Die gesetzlichen Vorgaben an die Gewährung von Zuwendungen an Beamte und Amtsträger sind wesentlich strenger als die, die für Angestellte oder Beauftragte eines Unternehmens gelten. Die Annahme jeglicher Art von Belohnungen, Geschenken oder sonstiger Vorteile in Bezug auf das Amt oder die dienstliche Tätigkeit ist allen Beamtinnen und Beamten grundsätzlich verboten. Für Bundesbeamtinnen und -beamte ist das Verbot in § 71 Bundesbeamtengesetz (BBG) geregelt. Ein entsprechendes Verbot für Landesbeamtinnen und -beamte findet sich in § 42 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG). Allerdings dürfen Geschenke, die die Bagatellgrenze von 10 EUR nicht überschreiten angenommen werden. In der Regel sind Geschenke und Zuwendungen im Wert bis 25 EUR anzeigepflichtig und ab 25 EUR genehmigungspflichtig. Es empfiehlt sich daher bereits im Vorfeld von geschäftlichen Kontakten mit Beamten und Amtsträgern bei diesen nachzufragen, ob geplante Einladungen (z.B. zum Mittagessen) von deren Dienstherren genehmigt werden. Im Zweifel sollten Sie auf jegliche Zuwendungen an Beamte und Amtsträger verzichten.

Beleg- und Dokumentationspflicht

Geschenke und Einladungen an Dritte mit geschäftlichem Bezug müssen transparent belegt und dokumentiert werden. Ein Geschenk an einen Geschäftspartner ist nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn es aus betrieblichen Gründen gemacht wird und keine Gegenleistung damit verbunden ist. Der Zweck, Geschäftsverbindungen anzubahnen, zu sichern oder zu verbessern, stellt hier keine Gegenleistung dar. Der Sinn und Zweck von Geschenken ist ja gerade der, sich in Erinnerung zu bringen.

Praxistipp: So vermeiden Sie Compliance-Verstöße bei Geschenken und Einladungen
Sofern keine festen Wertgrenzen in Ihrem Unternehmen vorgegeben sind, beachten Sie bei der Einstufung von Zuwendungen als „compliant“ oder „non-compliant“ Ihren „inneren Kompass“. Bei Unsicherheiten sollten Sie stets die Compliance-Verantwortlichen Ihres Unternehmens zurate ziehen, um die weitere Vorgehensweise abzustimmen. Um Strafbarkeits-Risiken zu vermeiden, sollten Sie sich bei Zuwendungen von Geschäftspartnern bzw. an Geschäftspartner stets so verhalten, dass für Außenstehende niemals der Eindruck entstehen kann, dass hierdurch Ihre Unabhängigkeit bei geschäftlichen Entscheidungen beeinflusst werden könnte oder, falls Sie selbst einladen oder Geschenke machen, die Ihrer Geschäftspartner.

Was tun bei unangemessenen Zuwendungen?

Kein Mitarbeiter mit regelmäßigem Kontakt zu Geschäftspartnern ist davor gefeit, von Einladungen oder Geschenken seitens seiner Geschäftspartner überrascht zu werden. In einer solchen Situation ist eine sorgfältige Compliance-Prüfung der Zulässigkeit in aller Regel nicht möglich. Eine Ablehnung wird in manchen Situationen nicht ohne eventuelle Negativfolgen für die weitere Geschäftsbeziehung möglich sein, insbesondere bei internationaler Geschäftstätigkeit (z.B. bei Befürchtung des Gesichtsverlustes seitens eines asiatischen Geschäftspartners). Der weitere Umgang mit derartigen Zuwendungen sollte schnellstmöglich im Nachgang mit den Compliance-Verantwortlichen des Arbeitgebers abgestimmt werden. Gemeinsam ist dann abzuwägen, ob eine aus Compliance-Sicht unangemesse Zuwendung noch im Nachgang mit Hinweis auf die unternehmenseigenen Compliance-Vorgaben zurückgegeben werden kann, ohne dass die Geschäftsbeziehung nachhaltig geschädigt wird.

Sollte eine Rückgabe nicht möglich sein, bieten sich folgende Lösungen an:

Sachzuwendungen werden direkt an wohltätige Organisationen gespendet oder im Rahmen einer Unternehmens-Tombola verlost.
Lebensmittelgeschenke werden in der Abteilung gemeinsam verzehrt oder verteilt.
Bei individuellen Sachzuwendungen werden Beträge gleichen Werts an gemeinnützige Organisationen gespendet.