Fristgerechte Ankündigung der Tagesordnung zur Gesellschafterversammlung einer GmbH

Der Hintergrund: Einladung zur Gesellschafterversammlung

Die Beklagte, eine GmbH, lud ihre Gesellschafter unter Einhaltung der geltenden Frist- und Formvorschriften für die Einberufung zu einer Gesellschafterversammlung ein. Mit der Einberufung teilte sie den Gesellschaftern auch die Tagesordnungspunkte mit, über welche in der Versammlung Beschluss gefasst werden sollte. Kurz vor der Gesellschafterversammlung ergänzte die Beklagte die Tagesordnung um weitere Beschlussgegenstände. Die ergänzte Tagesordnung sandte sie dabei erst 4 Tage vor der Gesellschafterversammlung ab; dem Kläger, einem Gesellschafter der Beklagten, ging die ergänzte Tagesordnung erst 36 Stunden vor der Versammlung zu. In der Gesellschafterversammlung widersprach der Kläger daraufhin der Beschlussfassung mit der Begründung, dass die Frist zur Ankündigung (diese betrug 3 Tage) nicht eingehalten worden sei. Seine anschließend erhobene Anfechtungsklage war erfolgreich. Dagegen wandte sich die Beklagte mit ihrer Berufung.

Der Beschluss des OLG Jena vom 15.06.2018, Az. 2 U 16/18

Die Berufung der Beklagten blieb erfolglos. Das OLG Jena folgte der Argumentation des Klägers, dass die zusätzlichen Beschlussgegenstände nicht rechtzeitig angekündigt worden waren und setzte sich in diesem Zusammenhang detailliert mit der Frage der Fristberechnung auseinander. Das OLG Jena stellte dabei klar, dass die Frage, ob Beschlussgegenständige für eine Gesellschafterversammlung rechtzeitig angekündigt wurden, weder auf die Absendung der entsprechenden Tagesordnung an die Gesellschafter noch an den tatsächlichen Empfang der Tagesordnung bei dem jeweiligen Gesellschafter ankäme. Maßgeblich sei nur, wann nach der üblichen Postlaufzeit spätestens mit dem Zugang des Einladungs- bzw. Ankündigungsschreibens gerechnet werden könne. Das Gericht führte dazu – in Übereinstimmung mit einer weit verbreiteten Auffassung in Rechtsprechung und rechtswissenschaftlicher Literatur – aus, dass im Inland mit einer üblichen Postlaufzeit von 2 Tagen gerechnet werden müsse.

Rechtzeitige Aufgabe der Ankündigung der Tagesordnung zur Post

Die Entscheidung des OLG Jena ruft erneut ins Gedächtnis, welche Bedeutung Formalia bei der Einberufung von Gesellschafterversammlungen zukommt. So kann bereits eine nicht fristgerechte Ankündigung der Tagesordnungspunkte zur Anfechtbarkeit eines Gesellschafterbeschlusses führen, wenn sie die Teilnahme- und Mitwirkungsrechte eines Gesellschafters verletzt (z.B. wenn der betroffene Gesellschafter sich aufgrund der verspäteten Ankündigung nicht ausreichend auf die Gesellschafterversammlung vorbereiten konnte). Auf die Einhaltung der geltenden Formen und Fristen bei der Einberufung von Gesellschafterversammlungen sollte daher stets geachtet werden.

Regelmäßig stellt sich dabei die Frage, wann die (gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen) Einberufungs- und Ankündigungsfristen gewahrt sind. Die Beantwortung dieser Frage ist unproblematisch, wenn die Einladungen oder Ankündigungen allen Gesellschaftern tatsächlich rechtzeitig zugehen. Schwierigkeiten ergeben sich aber, wenn der faktische Zugang nicht derart rechtzeitig erfolgt. In diesen Fällen kommt es darauf an, wann nach der üblichen Postlaufzeit spätestens mit dem Zugang des Einladungs- bzw. Ankündigungsschreibens zu rechnen war. Die Entscheidung des OLG Jena ist dafür eine gute Orientierungshilfe: bei der postalischen Versendung von Ankündigungsschreiben innerhalb Deutschlands ist mit einer Postlaufzeit von 2 Tagen zu rechnen. Ob Entsprechendes auch für die übliche Postlaufzeit bei der Einberufung von Gesellschafterversammlungen gilt, lässt das OLG Jena ausdrücklich offen. Vorsorglich sollte man aber auch dort lieber von einer 2-tägigen statt von einer kürzeren Frist ausgehen.

Um sicherzustellen, dass eine Einladung oder Ankündigung per Post fristgerecht erfolgt und das Risiko einer Beschlussanfechtung damit verringert wird, sollte der Einladende bzw. Ankündigende daher immer eine ordentliche Rückrechnung vornehmen: Ausgehend vom Tag vor der Gesellschafterversammlung (nach einhelliger Meinung wird der Tag der Versammlung bei der Fristberechnung nicht berücksichtigt) muss er die Einberufungs- oder Ankündigungsfrist plus 2 Tage Postlaufzeit zurückrechnen. Soll eine Gesellschafterversammlung beispielsweise am 31. Oktober stattfinden und gilt eine Ankündigungsfrist von 3 Tagen, muss das Ankündigungsschreiben spätestens am 25.10. zur Post gegeben werden. Für den Streitfall sollte der Einberufende bzw. Ankündigende die rechtzeitige Aufgabe zur Post auch nachweisen können (z.B. durch Poststempel oder Einlieferungsbeleg).

Rechtsanwälte Dr. Stefan Lammel und Tina Bieniek, Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB, Freiburg

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