Die aus öffentlichen Kassen gezahlten Reisekostenvergütungen sowie die an Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes gezahlten entsprechenden Vergütungen sind nach § 3 Nr. 13 bzw. § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die Beträge, die der Arbeitnehmer nach § 9 EStG als Werbungskosten geltend machen könnte, nicht übersteigen. Diese Steuerfreiheit hat zur Folge, dass die Reisekostenvergütungen nach § 1 ArEV auch nicht dem Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung zugerechnet werden können.
Ersetzt der Arbeitgeber geringere als die in § 9 EStG genannten Pauschbeträge, kann der Arbeitnehmer die Differenz zwischen den ersetzten Beträgen und den steuerlichen Pauschbeträgen als Werbungskosten geltend machen. Werbungskosten mindern jedoch das beitragspflichtige Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung nicht.
Ungeachtet dessen lassen die Lohnsteuer-Richtlinien eine "Gesamtrechnung" zu. So bestimmt R 16 Satz 1 LStR 2001, dass bei der Erstattung von Reisekosten die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden dürfen und in diesem Fall die Erstattung steuerfrei ist, soweit sie die Summe der nach R 38 bis R 40a LStR 2001 zulässigen Einzelerstattungen nicht übersteigt. Im Rahmen der Lohnsteuer-Richtlinien 2002 wird zudem in R 16 ein neuer Satz 2 eingefügt, der ausdrücklich zulässt, dass bei einer solchen "Gesamtrechnung" mehrere Reisen zusammengefasst abgerechnet werden können.
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in der Besprechung über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs am 19./20.11.1997 (vgl. Punkt 8 der Niederschrift ) den Standpunkt vertreten, dass die für den Bereich des Steuerrechts praktizierte "Gesamtrechnung" auf das Beitragsrecht der Sozialversicherung nicht übertragen werden kann. Die dadurch bedingte unterschiedliche Bewertung der Erstattung von Reisekosten im Steuerrecht einerseits sowie im Sozialversicherungsrecht andererseits führt in der betrieblichen Praxis zu einem verwaltungsmäßigen Mehraufwand. Die Besprechungsteilnehmer schließen sich deshalb nach nochmaliger Erörterung - im Interesse einer einheitlichen Handhabung von Reisekosten im Steuer- und Sozialversicherungsrecht und unter Zurückstellung rechtlicher Bedenken - für ihren Bereich der im Steuerrecht praktizierten "Gesamtrechnung" an; dies bedeutet, dass die vom Arbeitgeber erstatteten Reisekosten nicht dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind, soweit sie im Rahmen der vom 01.01.2002 an maßgebenden R 16 LStR 2002 steuerfrei belassen werden. An dem Besprechungsergebnis vom 19./20.11.1997 wird nicht mehr festgehalten.
Nach der geänderten Rechtsauffassung soll vom 01.01.2002 an verfahren werden. Soweit in der Praxis bislang anders verfahren worden ist, behält es dabei sein Bewenden.
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