Hat der Lieferer oder der Erwerber den Gegenstand in den anderen Mitgliedstaat versendet, kann der Nachweis auch durch einen Versendungsbeleg geführt werden. Dies kann insbesondere ein Frachtbrief (z.B. CMR-Frachtbrief) sein.
Wichtig: Wird der Nachweis über einen CMR-Frachtbrief geführt, muss dieser von dem Auftraggeber des Frachtführers (Versender des Gegenstands) – in Feld 22 des CMR-Frachtbriefs – und vom Empfänger der Ware – in Feld 24 des CMR-Frachtbriefs – unterschrieben werden. Bei Vertretung durch einen Lagerhalter soll es ausreichend sein, wenn die Vertretung glaubhaft gemacht wird, z.B. durch Vorlage eines Lagervertrags.
Darüber hinaus bestehen Besonderheiten bei besonderen Formen der Frachtbriefe:
- Bei einem internationalen Eisenbahnfrachtbrief (CIM-Frachtbrief) wird die Unterschrift regelmäßig durch einen Stempelaufdruck oder einen maschinellen Bestätigungsvermerk ersetzt.
- Bei Frachtbriefen in Form eines Seawaybill oder eines Airwaybill kann von einer Unterschrift des Auftraggebers des Frachtführers abgesehen werden.
Der Nachweis des körperlichen Gelangens kann darüber hinaus auch durch eine Spediteurbescheinigung (Muster in Anlage 4 zu Abschn. 6a.5 UStAE) geführt werden. In der Spediteurbescheinigung muss ebenfalls der Ort angegeben werden, zu dem der Gegenstand der Lieferung transportiert worden ist, sowie der Monat, in dem die Ware in dem anderen Mitgliedstaat angekommen ist. Damit kann eine solche Spediteurbescheinigung auch erst erstellt werden, nachdem der Transport durchgeführt wurde.
Wichtig: Die Spediteurbescheinigung kann auch als Sammelbestätigung ausgestellt und elektronisch übermittelt werden. In diesem Fall ist eine Unterschrift nicht notwendig, wenn sich erkennen lässt, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers begonnen hatte; grundsätzlich gelten hier dieselben Voraussetzungen wie bei der Gelangensbestätigung.
Ein Nachweis kann (z.B. bei der Einschaltung von Kurierdiensten) auch durch eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und ein von dem Beauftragten erstelltes Protokoll (sog. tracking-and-tracing-Protokoll) geführt werden, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist (Abschn. 6a.5 Abs. 5 UStAE). Dabei ist es ausreichend, wenn für die notwendige Angabe zur handelsüblichen Bezeichnung und der Menge der beförderten Gegenstände in der schriftlichen Auftragserteilung auf die Rechnung (Angabe der Rechnungsnummer) hingewiesen wird. Eine Unterschrift des Empfängers der Ware ist in diesen Fällen nicht notwendig. Zur Archivierung elektronisch übermittelter Protokolle ist es ausreichend, wenn ein Ausdruck aufbewahrt wird.
Wichtig: Aus Vereinfachungsgründen kann bei der Versendung eines oder mehrerer Gegenstände, deren Wert insgesamt 500 EUR nicht übersteigt, der Nachweis durch eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und durch einen Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung für die Lieferung geführt werden.
Kann der Nachweis nicht mit einem solchen Protokoll geführt werden, ergibt sich als weitere Möglichkeit der Nachweis bei Postsendungen durch eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung und den Nachweis der Bezahlung der Lieferung. In den Fällen eines nicht vollständigen oder fehlerhaften Protokolls (nach § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. c UStDV) kann der Nachweis aber nicht mit einer solchen Empfangsbescheinigung geführt werden.
Hat der Abnehmer den Gegenstand versendet – die Auftragserteilung an den mit dem Transport beauftragten Dritten ist also durch den Käufer erfolgt -, kann der Nachweis auch noch durch eine Spediteurversicherung (Anlage 5 zu Abschn. 6a.5 UStAE) geführt werden. In dieser Versicherung bestätigt der Frachtführer, dass er den Gegenstand entgegen genommen hat und zu dem Abnehmer in den anderen Mitgliedstaat transportieren wird. Allerdings muss – so auch in der UStDV enthalten – in diesen Fällen die Bezahlung für die Lieferung von einem Bankkonto des Käufers nachgewiesen werden.
Wichtig: Die Finanzverwaltung äußert sich zu der Zahlung von einem Bankkonto des Leistungsempfängers nur sehr eingeschränkt, indem festgestellt wird, dass es sich dabei um ein inländisches oder ausländisches Konto oder auch um ein Konzernverrechnungskonto handeln kann; bei Zahlung zwischen verbundenen Unternehmen auch durch Verrechnung über ein internes Abrechnungssystem (Inter company clearing). Zu den Problemen der Aufrechnung, der Zahlung im abgekürzten Zahlungsweg, des Tausches oder des tauschähnlichen Umsatzes wird von der Verwaltung keine Stellung bezogen. Darüber hinaus muss beachtet werden, in diesen Fällen die internen Abläufe auch darauf einzustellen, da erfahrungsgemäß bei der Überwachung des Zahlungseingangs keine Kontrolle mehr bezüglich der Prüfung der Voraussetzungen der Steuerfreiheit als innergemeinschaftliche Lieferung vorgenommen wird.
Darüber hinaus hat die Finanzverwaltung auch zu Sonderfällen des Nachweises Stellung bezogen:
- Bestätigung der Abgangsstelle in Beförderungsfällen im gemeinschaftlichen Versandverfahren (vgl. Abschn. 6a.5 Abs. 11 UStAE).
- EMCS-Eingangsmeldung bei der Lieferung verbrauchsteuerpflichtiger Waren in Beförderungsfällen (vgl. Abschn. 6a.5 Abs. 12 UStAE).
- Dritte Ausfertigung des vereinfachten Begleitdokuments bei der Lieferung verbrauchsteuerpflichtiger Waren des steuerrechtlich freien Verkehrs in Beförderungsfällen (vgl. Abschn. 6a.5 Abs. 13 UStAE).
- Zulassung des Fahrzeugs auf den Erwerber bei Beförderung durch den Abnehmer (vgl. Abschn. 6a.5 Abs. 14 UStAE).
