Reform des Geldwäschegesetzes und neue Meldepflichten an das Transparenzregister

Zuletzt wurde das Geldwäschegesetz mit den Regelungen zum Transparenzregister (§§ 18 bis 26a GwG) durch das "Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz" vom 25.6.2021 (BGBl 2021 I S. 2083) umfassend geändert. Zuvor wurden mit dem Gesetz zur Verbesserung der strafrechtlichen Bekämpfung von Geldwäsche vom 9.3.2021 (BGBl 2021 I S. 327)  diverse nationale Vorschriften an EU-Recht angepasst.

Von den jüngsten zum 1.8.2021 in Kraft getretenen Änderungen des GwG sind vor allem Kapitalgesellschaften betroffen, die bisher keine Meldungen an das Transparenzregister vornehmen mussten. Mit dem Vollzug des Transparenzregisteres vom Auffangregister zum Vollregister und den damit verbundenen erweiterten Meldepflichten ergibt sich ein erweiterter Aufklärungsbedarf für Firmenmandate.

Firmenmandanten sowie Neumandanten aus dem Unternehmens-  Immobilien- und Geldanlagesektor sollten daher gezielt auf die neuen Melde- und Dokumentationspflichten hingewiesen werden. Für Mandate aus dem Immoblienbereich ergeben sich auch – sofern noch nicht geschehen – Hinweispflichten hinsichtlich der Umsetzung der Regelungen aus der Geldwäschegesetz-Meldepflichtverordnung Immobilien aus 2020 (BGBl 2020 I S. 1965).

Steuerberater als Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz

Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater und Steuerbevollmächtigte gehören zum Personenkreis der Verpflichteten i. S. d. Geldwäschegesetzes (§ 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG). Diese Vorschrift gilt für Steuerberater unverändert. Neu einbezogen wurden neben den Steuerbevollmächtigten die in § 4 Nr. 11 StBerG genannten Vereine. Darüber hinaus wurde der Kreis der Verpflichteten aus dem Finanz- und Nichtfinanzbereich neu definiert.

Allgemeine Sorgfaltspflichten

Zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten gehören u. a. die Identifizierung des Vertragspartners sowie die Abklärung, ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt mit der ggf. notwendigen Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten oder die Einholung und Bewertung von Informationen über den Zweck und über die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung. Auch ist stets in Erwägung zu ziehen, ob es sich bei dem Mandanten um eine politisch exponierte Person, um ein Familienmitglied oder um eine bekanntermaßen nahestehende Person handelt.

Vereinfachte Sorgfaltspflichten

Die allgemeinen u. a. auch für Steuerberater maßgeblichen Sorgfaltspflichten gelten unverändert (§§ 10-17 GwG). Die Regelungen, wonach in bestimmten Fällen vereinfachte Sorgfaltspflichten angewendet werden können, gelten unverändert fort (§ 14 GwG). Zum Zweck der Identifizierung erhobenen Angaben sind stets zu überprüfen. Wie bisher zulässig sind sonstige Dokumente, Daten oder Informationen, "die von einer glaubwürdigen und unabhängigen Quelle stammen und für die Überprüfung geeignet sind". Steuerberater dürfen vereinfachte Sorgfaltspflichten "im Hinblick auf Kunden, Transaktionen und Dienstleistungen oder Produkte" anwenden, für die "nur ein geringes Risiko der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierung besteht".

Können Steuerberater die vereinfachten Sorgfaltspflichten anwenden, dürfen sie "den Umfang der Maßnahmen, die zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten zu treffen sind, angemessen reduzieren" sowie die Identitätsprüfung auf Basis sonstiger geeigneter Dokumente durchführen (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 und 2 GwG). Soll heißen, dass nicht zwingend ein amtlicher Ausweis bzw. Dokumente i. S. d. § 12 GwG verlangt werden müssen. Zur Abwägung, ob im Einzelfall die allgemeinen Sorgfaltspflichten vom Umfang der durchzuführenden Maßnahmen entsprechend reduziert werden können, sind die in Anlage 1 des GwG aufgeführten "Faktoren für ein potenziell geringeres Risiko" heranzuziehen. Diese Faktoren sind aufgegliedert

• in solche bez. des Kundenrisikos, bez. des Produkt-, Dienstleistungs-, Transaktions- oder Vertriebskanalrisikos sowie
• in solche bez. des geografischen Risikos.

Steuerberater können von den vereinfachten Sorgfaltspflichten im eigenen Ermessen im Rahmen einer Gesamtabwägung Gebrauch machen. In die Ermessensfindung sind die in den Anlagen 1 und 2 des GwG aufgeführten Faktoren für ein potenziell geringeres bzw. höheres Risiko einzubeziehen.

Verstärkte Sorgfaltspflicht

Steuerberater müssen zusätzlich zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten verstärkte Sorgfaltspflichten erfüllen, wenn sie im Rahmen der Risikoanalyse oder im Einzelfall unter Berücksichtigung der in den Anlagen 1 und 2 genannten Risikofaktoren feststellen, "dass ein höheres Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung bestehen kann" (§ 15 Abs. 1, 2 GwG). Ein höheres Risiko in Verbindung mit der Anwendung verstärkter Sorgfaltspflichten ergibt sich von Gesetzes wegen regelmäßig bei politisch exponierten Personen als Geschäftspartner (§ 15 Abs. 3 Nr. 1 GwG). Verstärkte Sorgfaltspflichten sind u. a. "angemessene Maßnahmen" zur Klärung der Herkunft der Vermögenswerte, "die im Rahmen der Geschäftsbeziehung oder der Transaktion eingesetzt werden" sowie die verstärkte und kontinuierliche Überwachung der betreffenden Geschäftsbeziehung (§ 15 Abs. 4, 5, 5a GwG).

Risikomanagement und Risikoanalyse

Steuerberater müssen über ein "wirksames Risikomanagement" verfügen, das "im Hinblick auf Art und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit angemessen ist" (vgl. §§ 4-9 GwG). Das Risikomanagement muss eine Risikoanalyse nach § 5 GwG sowie interne Sicherungsmaßnahmen nach § 6 GwG umfassen. § 6 Abs. 2 GwG enthält beispielhafte Aufzählungen für interne Sicherungsmaßnahmen. Dazu gehören u. a. die "Ausarbeitung von internen Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen in Bezug auf" den Umgang mit Geldwäscherisiken und Kundensorgfaltspflichten oder die Erfüllung der Meldepflichten usw. Einen Geldwäschebeauftragten müssen – auch größere – Steuerberatungskanzleien nicht bestellen, da dies nur von Verpflichteten i. S. d. § 2 Abs. 1 Nr. 1 bis 3, 6, 7, 9 und 15 GwG gesetzlich gefordert wird (§ 7 Abs. 1 GwG). Steuerberater gehören jedoch zu den Verpflichteten nach Nr. 12. Die zu erstellende Risikoanalyse ist zu dokumentieren, regelmäßig zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren und der Aufsichtsbehörde auf Verlangen zur Verfügung zu stellen (§ 5 Abs. 2 GwG).

Verarbeitung personenbezogener Daten

Der mit der Gesetzesreform 2019 neu eingefügte § 11a GwG verpflichtet u. a. auch Steuerberater, personenbezogene Daten nur zu verarbeiten, soweit dies für Zwecke des Geldwäschegesetzes erforderlich ist (§ 11a Abs. 1 GwG). 

Bargeldgeschäfte

Gem. dem neuen GwG-Gesetz gelten folgende Bargeldgrenzen bzw. es sind die allgemeinen Sorgfaltspflichten nach dem GwG zu erfüllen (§ 10 Abs. 6a GwG):

• bei der Vermittlung von Kaufverträgen und Vermittlung von Miet- oder Pachtverträgen bei Transaktionen mit einer monatlichen Miete oder Pacht i. H. v. mindestens 10.000 EUR
• bei Transaktionen über Kunstgegenstände und sonstige Güter im Wert von mindestens 10.000 EUR
• bei Transaktionen über hochwertige Güter bei Barzahlungen (z. B. bei Edelmetallkauf) über mindestens 2.000 EUR.

Meldung von Geldwäscheverdachtsfällen

Seit der Geldwäschegesetz-Reform 2017 gibt es die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) bei der Generalzolldirektion (§§ 27 ff. GwG). Steuerberater müssen sdieser Institution nach Maßgabe des § 43 GwG alle Verdachtsmeldungen für Geldwäsche übermitteln. Der FIU sind Meldungen grundsätzlich in elektronischer Form zu übermitteln. Hierzu stellt die FIU den Verpflichteten seit dem 13.11.2017 die Webanwendung "goAML" als Meldeportal zur Verfügung.

Alle Steuerberater können müssen sich hier bis zum 1.1.2024 registrieren und können nach anschließender Prüfung und Bestätigung durch die FIU auf verschlüsseltem Weg Meldungen abgeben und mit der FIU über eine in goAML integrierte Mailbox kommunizieren. Alternativ können die Verdachtsmeldungen auch per Fax an die Nummer 0221 672-3999 übermittelt werden. Die Generalzolldirektion hat folgende Anschrift: "Financial Intelligence Unit (FIU), Postfach 85 05 55, 51030 Köln". Das amtliche Meldeformular mit dazugehörigem Merkblatt ist im Internet abrufbar.

Transparenzregister: Meldepflichten für Steuerberater und deren Mandanten

Seit dem 1.10.2017 führt der Bundesanzeiger-Verlag das sogenannte Transparenzregister ( www.transparenzregister.de). Die einschlägigen Vorschriften zum Transparenzregister ergeben sich aus §§ 18 bis 26a GwG. Ziel dieser Einrichtung ist die Veröffentlichung von Angaben über wirtschaftlich Berechtigte von nahezu allen juristischen Personen, Vermögensmassen und weiteren Rechtsgestaltungen, u. a. auch von Stiftungen und Trusts.

Die Regelungen zum Transparenzregister wurden durch das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz zum 1.8.2021 umfassend überarbeitet und an geltendes EU-Recht angepasst. Zentraler Reformpunkt ist die Umwandlung des Transparenzregisters vom Auffangregister zum Vollregister. Zudem wurde der Katalog der meldepflichtigen Tatbestände erweitert. Gemäß § 20 Abs. 1 Satz 2 GwG sind seit dem 1.8.2021 auch sog. Share Deals, also Anteilsvereinigungen i.S. d. § 1 Abs. 3 bzw. § 1 Abs. 3a GrEStG meldepflichtig. Nach der vom Bundesverwaltungsamt vertretenen Auffassung besteht außerdem bereits bei einer Verhinderungsbeherrschung (jeweils 50 %-ige Gesellschaftsanteile bei zwei Gesellschaftern) oder einer Sperrminorität eine Meldepflicht zum Transparenzregister. Steuerberater und deren Mandanten sind gefordert, die neuen erweiterten Meldevorschriften zu erfüllen.

Definition „wirtschaftlich Berechtigte“

Als wirtschaftlich Berechtigte gelten natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine juristische Person oder Vermögensmasse steht oder auf deren Veranlassungen Handlungen jeglicher Art durchgeführt werden (§ 3 GwG). Als wirtschaftlich Berechtigte gilt außerdem jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile einer juristischen Person hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise, etwa durch Absprachen, Kontrolle ausübt.

Sofern keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigte ermittelt werden kann, muss der Steuerberater den gesetzlichen Vertreter, geschäftsführenden Gesellschafter oder Partner der entsprechenden Institution melden. Gemeldet werden müssen

• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Wohnort sowie
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses der betreffenden Person.

Ob sich der wirtschaftlich Berechtigte im Ausland befindet oder in Deutschland, ist für die Meldepflicht unerheblich.

Neu seit 1.8.2021: Transparenzregister als Vollregister: Generelle Meldepflicht unabhängig vom Eintrag in anderen Registern

Zum 1.8.2021 ist die Mitteilungsfiktion entfallen (§ 20 Abs. 2 GwG a. F.). D. h., dass eine Mitteilungspflicht an das Transparenzregister nicht mehr dadurch entfällt, dass Angaben über den/die wirtschaftlich Berechtigten aus anderen Registern (Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister, Vereinsregister, Unternehmensregister) entnommen werden können.

Es gelten folgende Übergangsvorschriften (vgl. im Einzelnen § 59 Abs. 8 GwG):

• Für bisher nicht eintragungspflichtige Gesellschaften in der Rechtsform der Aktiengesellschaft, der Europäischen Gesellschaft und der Kommanditgesellschaft auf Aktien gilt eine Übergangsfrist für die Nachmeldungen bis zum 31.3.2022.
• Gesellschaften in den Rechtformen GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft oder Partnerschaft müssen ihren Meldepflichten bis zum 30.6.2022 nachkommen.
• In allen anderen Fällen spätestens bis zum 31.12.2022 (z. B. Personengesellschaften).

Ausnahmeregelung für eingetragene Vereine

Eingetragene Vereine i. S. v. § 21 BGB sind von einer Meldepflicht an das Transparenzregister ausgenommen (§ 20a GwG). Für diese erstellen die registerführenden Stellen die entsprechenden Meldungen. Die registerführenden Stellen melden die in das Vereinsregister einzutragenden Daten an das Transparenzregister. Gemeldet werden alle Mitglieder des Vorstands des eingetragenen Vereins.

Darüber hinaus sind von der Meldepflicht ausgenommen:

• Nicht eingetragene Vereine,
• Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR),
• Stille Gesellschaften,
• Erbengemeinschaften (sofern keine Geschäftsanteile in der Erbmasse sind).

Meldepflichten für Stiftungen und Trusts

Einer Meldepflicht unterliegen neben privaten Stiftungen und Familienstiftungen auch gemeinnützige Stiftungen. Meldepflichtig sind die Organe solcher Stiftungen, Stifter und alle Begünstigten. Hinsichtlich der Meldepflicht des Namens des Stifters gilt nach h. M. der Grundsatz, dass dieser nur dann meldepflichtig ist, wenn er auch zum Kreis der Begünstigten gehört.

Seit der Geldwäsche-Gesetzesreform 2019 sind nicht nur Verwalter von Trusts mit Wohnsitz in Deutschland, sondern auch Trustees in die Meldepflicht einbezogen, die außerhalb der Europäischen Union ihren Wohnsitz oder Sitz haben, wenn sie für den Trust eine Geschäftsbeziehung in Deutschland aufnehmen oder Eigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie erwerben (§ 21 Abs. 1 Satz 2 GwG).

Auch die Umbenennung oder Auflösung eines Trusts ist meldepflichtig. Bezüglich der wirtschaftlich Berechtigten eines Trusts tritt die Trustees Einholungs-,  Aufbewahrungs- und Aktualisierungspflichten bezüglich der meldepflichtigen Daten. Trustees müssen die Daten der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung in das Transparenzregister mitteilen. Für den Trust sind folgende Angaben zu machen:

• seine festgelegte Bezeichnung,
• seine Rechtsträger-Kennung sowie
• der Vor- und Nachname des Settlors.

Datenübermittlung an das Transparenzregister

Meldungen an das Transparenzregister können ausschließlich elektronisch übermittelt werden ( www.transparenzregister.de). Das Transparenzregister wird vom Bundesanzeiger Verlag verwaltet:

1. Voraussetzung ist zunächst eine Basis-Registrierung. Hierzu gibt der Steuerberater im Registrierungsformular eine gültige E-Mail-Adresse ein. Diese ist später als Zugangs-E-Mail-Adresse für das Transparenzregister nutzbar. Im Anschluss ist ein Passwort nach Wahl zu vergeben. Mit diesen Daten kann anschließend die erweiterte Registrierung vorgenommen werden.
2. Hierzu ist eine Anmeldung mit den Zugangsdaten aus der Basis-Registrierung erforderlich. Im Bereich "Meine Daten" kann die erweiterte Registrierung aufgerufen werden. Hier muss der Steuerberater angeben, ob er eine erweiterte Registrierung für eine Firma/Institution oder für eine Privatperson vornehmen möchte. Soll eine Anmeldung für eine Kanzlei vorgenommen werden, ist diese in der Regel als Firma/Institution zu vollziehen.
3. Der erweiterten Registrierung folgt im dritten Schritt die Anlage transparenzpflichtiger Rechtseinheiten. Das sind jene Einheiten, für die wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister einzutragen sind. Im Anschluss erscheint eine Übersicht aller eigegebenen transparenzpflichtigen Rechtseinheiten.
4. Es können in einem vierten Schritt die notwendigen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten vorgenommen werden.

Einsichtnahme in das Transparenzregister

Seit 2020 besteht ein öffentlicher Zugang zum Transparenzregister. Gem. § 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 GwG ist "allen Mitgliedern der Öffentlichkeit" eine Einsichtnahme zu gestatten. Auf Empfehlung des Finanzausschusses wurde in § 23 Abs. 6 GwG allen im Transparenzregister gespeicherten wirtschaftlich Berechtigten ein Auskunftsrecht gegenüber der registerführenden Stelle eingeräumt. Diese können Auskunft über die nach § 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 GwG erfolgten Einsichtnahmen (Einsichtnahmen der Öffentlichkeit) verlangen. Steuerberatern als nach dem Geldwäschegesetz Verpflichtete wird ein Datenzugang gewährt, sofern sie der registerführenden Stelle darlegen, dass die Einsichtnahme zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten erfolgt (§ 23 Abs. 1 Nr. 2 GwG).

Meldung von Unstimmigkeiten, Prüfen des Registerauszugs

Steuerberater bzw. sämtliche meldepflichtigen Personenkreise sind verpflichtet, dem Transparenzregister Unstimmigkeiten unverzüglich zu melden, die sie zwischen den Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten, die im Transparenzregister zugänglich sind, und den ihnen zur Verfügung stehenden Angaben und Erkenntnissen über die wirtschaftlich Berechtigten feststellen (§ 23a Abs. 1 GwG). Eine entsprechende Meldeplattform hat das Transparenzregister zur Verfügung zu stellen (§ 23a Abs. 2 GwG).

Von der Meldepflicht ausgenommen sind Steuerberater in Fällen, in denen sich der meldepflichtige Sachverhalt auf Informationen bezieht, die sie im Rahmen eines Steuerberatungsmandats erhalten haben (§§ 23a Abs. 1 Satz 2 i.V.m. 43 Abs. 2 GwG). Die Meldepflicht bleibt jedoch bestehen, wenn der Steuerberater weiß, dass der Mandant die steuerliche Vertretung für den Zweck der Geldwäsche, der Terrorismusfinanzierung oder einer anderen Straftat genutzt hat oder nutzt.

Einholen eines Registrierungsnachweises

Steuerberater müssen als geldwäscherechtlich Verpflichtete  außerdem vor neuen Geschäften mit mitteilungspflichtigen Vereinigungen (§ 20 GwG) bzw. bei Begründung einer Rechtsgestaltung nach § 21 GwG einen Registrierungsnachweis oder Auszug der über das Transparenzregister zugänglichen Daten einholen (§ 11 Abs. 5 Satz 2 GwG).

Neue Geldwäscheregelungen und Meldepflichten in Mandantengesprächen berücksichtigen

Steuerberater und Angehörige der wirtschaftsberatenden Berufe haben in der Regel den umfassenden Einblick in die Organisationsstruktur und in die Besitz- und Gesellschaftsverhältnisse ihrer Mandanten. Sofern sich aus allen dem Steuerberater vorliegenden Informationen Maßnahmen nach dem Geldwäschegesetz , insbesondere Meldepflichten an das Transparenzregister aufdrängen, sollten im Interesse aller Verpflichteten entsprechende Hinweise in jedes Mandantengespräch mit einfließen. Steuerberater sollten insbesondere die Leitungsorgane von meldepflichtigen Unternehmen (auch von Stiftungen und Trusts) gezielt ansprechen. Darüber hinaus sollten auch Mandanten aus dem Immobilienbereich im Focus der Aufklärungsarbeiten des Steuerberaters stehen. Schließlich sind auch ausländische Mandanten, die im Zusammenhang mit dem Erwerb inländischer Immobilien beraten und betreut werden sowie Dienstleister aus dem Bereich Kryptowährungen auf die neuen Regelungen hinzuweisen.

Hinweis: Steuerberatern sei in diesem Zusammenhang empfohlen, Ihre Beratungstätigkeit in allen Belangen nach dem Geldwäschegesetz nicht über eine bloße Hinweistätigkeit hinaus zu erweitern. Ergibt sich für Mandanten ein umfassender Rechtsberatungsbedarf, sollte auf Angehörige der rechtsberatenden Berufszweige verwiesen werden. 

Bußgelder und Sanktionen

Die Bußgelder und Sanktionen bei Verstößen gegen die Meldepflichten ergeben sich aus § 56 GwG. Einfache Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 150.000 EUR, bei leichtfertiger Begehung mit einer Geldbuße bis zu 100.000 EUR, im Übrigen mit einer Geldbuße bis zu 50.000 EUR geahndet werden. Für besonders schwerwiegende Fälle reicht der Bußgeldkatalog bis 5 Mio. EUR oder 10 % vom Gesamtumsatz der juristischen Person oder der Personenvereinigung, die ihre Meldepflichten verletzt hat.