Dienstwagen: Behandlung in der Entgeltabrechnung / 3.2 Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

3.2.1 Erforderliche Angaben

Die Kilometer für dienstliche und private Fahrten, wozu auch die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte bzw. unter Umständen Familienheimfahrten zählen, sind anhand eines Fahrtenbuchs nachzuweisen. Damit der dadurch ermittelte Umfang der Privatnutzung dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt werden kann, schreibt die Verwaltung genau vor, wie ein solches Fahrtenbuch zu führen ist. Für dienstliche Fahrten sind danach folgende Angaben erforderlich:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
• Reiseziel und Reiseroute,
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.^[1]

Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend. Die Eintragungen können z. B. wie folgt aussehen:

Praxis-Beispiel

Fahrtenbuchaufzeichnungen

Abfahrt			Ziel/Reiseroute	Anlass/aufgesuchte Geschäftspartner	Ankunft		Gefahrene Kilometer
Tag	Zeit	Km-Stand			Zeit	Km-Stand	Dienstliche Fahrten	Wohnung – erste Tätigkeitsstätte	Private Fahrten
4.3.	8:00	10.100	Stuttgart-München-Stuttgart	Fa. Kolb	18:30	10.700	600
5.3.		10.700				10.720		20
5.3.						10.780			60
5.3.	15:00	10.780	Stuttgart-Ludwigsburg-Stuttgart	Fa. Held	17:00	10.810	30

Zulässig sind auch elektronische Fahrtenbücher, wenn sie dieselben Anforderungen erfüllen wie bei analogen Eintragungen.^[2]

[1] Niedersächsisches FG, Urteil v. 23.1.2019, 3 K 107/18, Nichtzulassungsbeschwerde beim BFH unter Az. VI B 25/19; FG Münster, Urteil v. 4.2.2010, 5 K 5046/07 E, U.

[2] S. Abschn. 3.2.5.

3.2.2 Aufzeichnungserleichterungen

Anforderung: Keine Beeinträchtigung der Aussagekraft

Auf einzelne der o. a. Angaben kann verzichtet werden, "soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit" nicht beeinträchtigt wird. Bei Kundendienstmonteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeit reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufgesucht haben. Angaben über Reiseroute und die Entfernungen zwischen den einzelnen Stationen sind nur bei einer größeren Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrstrecke erforderlich.^[1]

Aufzeichnungserleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Bei sicherheitsgefährdeten Personen, deren Fahrtroute häufig von sicherheitsmäßigen Gesichtspunkten bestimmt wird, kann auf die Angabe der Reiseroute verzichtet werden. Größere Differenzen zwischen direkter Entfernung und gewählter Fahrstrecke stehen dem nicht entgegen.^[2] Aufzeichnungserleichterungen bestehen auch für Taxifahrer. Hier ist es ausreichend, täglich zu Beginn und am Ende der beruflichen Fahrtätigkeit den jeweiligen Kilometerstand anzugeben. Außerdem hat der Taxifahrer bezüglich Reisezweck und Reiseziel die Angabe "Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" zu machen. Führen die Fahrten über dieses Gebiet hinaus, muss auch hier eine genaue Bezeichnung des Reiseziels erfolgen. Bei Fahrlehrern genügt bezüglich Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner die Unterscheidung in "Leerfahrten, Fahrschulfahrten" o. Ä.

Keine Privilegien aufgrund Verschwiegenheitspflicht

Berufliche Verschwiegenheitspflichten berechtigen nicht, im Fahrtenbuch auf die Angabe von Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner zu verzichten. Auch

• Rechtsanwälte, Notare,
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer,
• Ärzte, Zahnärzte,
• Apotheker und
• Hebammen

sind bei Führen eines Fahrtenbuchs zu diesen Angaben verpflichtet, insbesondere zur Aufzeichnung der Namen von Patienten, Mandanten oder Kunden. Es ist nicht zulässig, diese Angaben durch allgemeine Beschreibungen wie "Patientenbesuch" zu ersetzen. Die für andere Arbeitnehmer festgelegten Regelungen sind auch von diesen Berufsgruppen zu beachten.^[3] Ein Arzt muss deshalb neben dem Reisezweck "Patientenbesuch" auch den Namen des aufgesuchten Patienten in seinem Fahrtenbuch aufzeichnen. Diese Grundsätze, die für das Fahrtenbuch beim Unternehmer getroffen worden sind, gelten in gleicher Weise bei der Dienstwagenbesteuerung nach der Einzelnachweismethode, wenn die Berufsausübung im Rahmen eines Dienstverhältnisses erfolgt.

Achtung

Repräsentative Aufzeichnungen nicht zulässig

Die Möglichkeit der Führung eines Fahrtenbuchs für einen repräsentativen Zeitraum wird steuerlich nicht anerkannt. Die Lohnsteuer-Richtlinien verlangen bei Anwendung der Einzelnachweismethode die ununterbrochene Führung eines Fahrtenbuchs selbst dann, wenn die Nutzungsverhältnisse des Dienstwagens unverändert bleiben. Die Fahrtenbuchmethode hat zur Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führt. Ein Wechsel während des Jahres ist nicht zulässig.^[4]

[1] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, BStBl 2022 I S. 232, Tz. 3.3.

[2] BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, BStBl 2022 I S. 232, Tz. 3.9.

[3] BMF, Schreiben v. 28.5.1996, IV B 6 – S 2334 – 173/96, BStBl 1996 I S. 654, bestätigt für Rechtsanwälte durch BFH, Beschluss v. 3.1.2007...