Maverick Buying: Compliance-Verstoß im Beschaffungsprozess / 3 Maßnahmen gegen Maverick Buying

Unternehmen versuchen meist, Maverick Buying generell zu unterbinden: Dazu implementieren sie

• Einen verbindlichen Code of Conduct,
• strenge Compliance-Regeln sowie
• eindeutige Einkaufsrichtlinien, Verfahrensanweisungen und Beschaffungsprozessvorgaben.

Liegen die Gründe für Maverick Buying bei fehlenden Kenntnissen über den Beschaffungsprozess, lässt sich diese Herausforderung mit geringem Aufwand lösen. In diesem Zusammenhang ist eine Schulung der betroffenen Abteilungen und Personen erforderlich. Verbindliche Einkaufsprozesse für alle Mitarbeiter können erstellt werden. Einkaufsrichtlichtlinien und Verfahrensanweisungen helfen als Orientierung für regelkonformes Verhalten im Unternehmen und sorgen für schnelle reibungslose Abläufe.

Das Maßnahmenpaket gegen Maverick Buying beläuft sich auf sechs wesentliche Prozessschritte:

1. Kommunikation von Prozessen

   1. Unterschiedliche Wege der Kommunikation verwenden (E-Mail, Telefon, Online-Meetings, Intranet, regelmäßige Jour Fixe)

2. Prozessvereinfachung

   1. Gestaltung von transparenten, einfachen sowie schlanken Beschaffungsprozessen
   2. Bestellpflicht von Gütern über bereitgestellte Katalogsysteme

3. Sicherstellung von Transparenz

   1. Kontrolle von Bestellvorgängen ohne Bestellbezug über die Kreditorenliste
   2. Einführung von Systemen zur Analyse des Einkaufsvolumens

4. Nichteinhaltung von Prozessvorgaben verfolgen

   1. Unmissverständliche Vorgehensweise bei Verstößen gegen Einkaufsrichtlinien

5. Rechnungssystem an den Einkauf anpassen

   1. Bezahlung von Rechnungen nur bei Angaben von Bestellnummern die vom Einkauf genehmigt wurden
   2. Unzulässige Lieferanten im Rechnungssystem sperren

6. Steuerung von Lieferanten

   1. Die Lieferanten auffordern nur schriftlich vom Einkauf bestellte Leistungen zu erbringen

3.1 Kommunikation von Prozessen

Einer der Hauptgründe für "wilde Beschaffung" ist die mangelnde Kenntnis über die möglichen Folgen. In erster Linie ist den Mitarbeitern der Nutzen der Lieferantenauswahl durch eine zentrale Beschaffung darzustellen. Zu den Vorteilen zählen:

• Verringerung des Lieferrisikos
• Höhere Termintreue
• Geringere Kosten
• Höhere Qualität
• Vermeidung von arbeitsrechtlichen Sanktionen
• Verhinderung von Regressansprüchen an die betroffenen Mitarbeiter

Ebenso sind die Mitarbeiter über die Konsequenzen von Missachtung der Beschaffungsprozesse zu informieren. Konsequenzen sind u. a.:

• Dokumentation von Mitarbeitern die eine Bestellung ohne Einbindung des Einkaufs getätigt haben
• Schriftliche Aufforderungen zur Einhaltung von Regeln
• Gespräche bei der Einkaufsleistung oder Geschäftsführung
• Abmahnungen

Ein vorbildliches Konzept zur Vermeidung von Maverick Buying ist die Weiterleitung der Bestellungen von Fachbereichen an den Einkauf. Im nächsten Schritt vergibt der Einkauf die Bestellnummern und beauftragt die Lieferanten. Vereinbarungen mit Lieferanten führen dazu, dass eine Lieferung nur mit Angabe einer Bestellnummer erfolgt und andernfalls dem Einkauf als Verstoß gemeldet wird.

3.2 Sicherstellung von Transparenz

Zur Sicherstellung von Transparenz im Einkauf ist die Analyse des Einkaufsvolumens notwendig. Hierzu werden die Rechnungen aus der Kreditorenbuchhaltung ohne Bestellbezug analysiert. Über den Kostenstellenleiter oder Projektverantwortlichen lässt sich schnell herausfinden, wer der Verantwortliche für den Regelverstoß ist. Oft stehen die Betroffenen als Ansprechpartner auch auf der Rechnung. Der administrative Aufwand für solche Analysen wird durch moderne Analyse-Tools auf ein Minimum reduziert.

3.3 Nichteinhaltung von Prozessvorgaben verfolgen

Die Ahndung von Verstößen gegen Einkaufsrichtlinien und offene Kommunikation wirkt Maverick Buying entgegen.

3.4 Rechnungssystem an den Einkauf anpassen

Sperrungen von Lieferantenrechnungen ohne Angabe von Bestellnummern beugen Maverick Buying vor. Im Vorfeld sind Lieferanten zur Beibehaltung einer guten Lieferantenbeziehung über solche Regelungen / Vereinbarungen zu informieren.

3.5 Steuerung von Lieferanten

Einkäufer veranlassen den Lieferanten nur vertraglich vereinbarte Waren zu liefern. Eine Lieferung von anderen Gütern erfordert ohne Ausnahme eine Zustimmung des Einkaufs.

Praxis-Tipp

Maßnahmen kombinieren

Eine Kombination von verschiedenen Maßnahmen führt in der Regel zu deutlich besseren Einkaufsergebnissen und Vermeidung des "wilden Einkaufs". Die Fokussierung auf ausschließlich belohnende Maßnahmen (bei Einhaltung der Einkaufsrichtlinien) und bestrafende Maßnahmen (bei Verstoß gegen Einkaufsrichtlinien) ist demnach im richtigen Maß zu kombinieren.