Maverick Buying: Compliance-Verstoß im Beschaffungsprozess

Zusammenfassung

Überblick

Maverick Buying bedeutet das "wilde" Beschaffen durch Bedarfsträger außerhalb ausgehandelter Verträge (z. B. Rahmenverträge) und ohne Einbindung des Einkaufs. Dadurch verliert der Einkauf die Chance wirkungsvolles Lieferantenmanagement zu betreiben und das Marktpotential vollständig auszuschöpfen. Einsparungsmöglichkeiten gehen verloren und das Risiko von Korruption steigt. Zu den Erscheinungsformen von Maverick Buying zählen:

• Unbewusstes Maverick Buying
• Notgedrungenes Maverick Buying
• Beabsichtigtes Maverick Buying
• Kriminelles Maverick Buying

1 Nachteile durch Maverick Buying

Den wilden Einkauf einzudämmen erfordert die Einleitung von Maßnahmen, wie z. B. der Einsatz gut ausgebildeter Einkäufer. Durch Maverick Buying werden im Allgemeinen schlechtere Konditionen realisiert, da der Fachbereich nicht über die erforderliche Einkaufsqualifikation verfügt. Der Einkauf in Unternehmen verfügt über das notwendige Know-How und Erfahrung um regelkonforme Prozessen zur Erreichung von optimalen Preisen einzusetzen. Ohne dieses einkaufsspezifische Fachwissen sind niedrige Konditionen nur schwer zu erreichen. Die resultierenden Folgen durch "wildes beschaffen" sind vielseitig und bewirken hohe (finanzielle) Schäden:

• Korruptionsgefahr: Inoffizielle Lieferanten könnten Zahlungen an Einkäufer privat tätigen (Kick-Back-Zahlungen)
• Mangelnde Transparenz über die gesamten Kosten eingekaufter Kostenarten
• Unzureichend qualifizierte Lieferanten erhalten Aufträge
• Erschwerung der Rechnungsprüfung, weil Bestelldaten fehlen
• Beschaffungsprozesse werden nicht wie vorgeschrieben eingehalten (bspw. im Hinblick auf die Ermittlung von Bedarfen, Unterschriftenregelungen und Budgetvorgaben)
• Folgekosten können durch umstrittene Garantie- und Gewährleistungen auftreten
• Keine Preisvergleiche aufgrund von fehlenden Angebotsvergleichen
• Viele kleine inoffizielle Lager
• Vorgaben der unternehmensweiten Beschaffungsstrategien werden nicht eingehalten
• Compliance-Richtlinien werden nicht eingehalten und das Korruptionsrisiko steigt
• Lieferantenskonti werden seltener in Anspruch genommen, da sich Prozesszeiten erhöhen
• Erhöhung der Lieferantenanzahl führt zu geringen Volumenbündelungen

Praxis-Beispiel

Nachteile von Maverick Buying

Ein Mitarbeiter aus dem Marketing-Fachbereich bestellt einen Messestand, ohne den Einkauf mit einzubinden. Das Unternehmen erleidet durch diese Handlung einen finanziellen Schaden von 5.000 EUR durch Mehrkosten und entgangene Rückvergütung beim Standardlieferanten.

Fall 1: Dem Mitarbeiter ist bewusst, dass Verträge zum Einkauf von Messeleistungen existieren: Hier greift der gesetzliche Schadenersatzanspruch.

Zusätzlicher Fall 2: Der Mitarbeiter des Fachbereichs erhält vom Lieferanten eine private Kick-Back-Zahlung von. 2.000 EUR. In diesem Fall liegt sogar eine strafbare Handlung vor.

2 Ursachen für Maverick Buying

Maverick Buying entsteht u. a. aus folgenden Gründen:

• Die Fachkompetenz des Einkaufs wird unterschätzt.
• Der Fachbereich ist nicht über Verträge mit Lieferanten informiert.
• Die Bedarfsträger möchten gerne beim Lieferanten im Ansehen steigen.
• Produkte von Dritten werden als hochwertiger eingestuft.
• Die Bedingungen aus Rahmenverträgen werden als ungünstig angesehen, weil den Fachabteilungen der Überblick fehlt.
• Es fehlen Anreize, Rahmenverträge einzuhalten
• Entscheidungen der Bedarfsträgerorientierten sich ausschließlich am Einstandspreis, ggf. anfallende Folgekosten werden nicht berücksichtigt.
• Die Interessenslagen zwischen Einkauf und Fachbereich sind unterschiedlich.
• Umstrittene Kompetenzen und Machtspiele.
• Lieferantenleistungsfähigkeit von Rahmenvertragslieferanten wird in Frage gestellt
• Korruption und Vorteilsnahme.

3 Maßnahmen gegen Maverick Buying

Unternehmen versuchen meist, Maverick Buying generell zu unterbinden: Dazu implementieren sie

• Einen verbindlichen Code of Conduct,
• strenge Compliance-Regeln sowie
• eindeutige Einkaufsrichtlinien, Verfahrensanweisungen und Beschaffungsprozessvorgaben.

Liegen die Gründe für Maverick Buying bei fehlenden Kenntnissen über den Beschaffungsprozess, lässt sich diese Herausforderung mit geringem Aufwand lösen. In diesem Zusammenhang ist eine Schulung der betroffenen Abteilungen und Personen erforderlich. Verbindliche Einkaufsprozesse für alle Mitarbeiter können erstellt werden. Einkaufsrichtlichtlinien und Verfahrensanweisungen helfen als Orientierung für regelkonformes Verhalten im Unternehmen und sorgen für schnelle reibungslose Abläufe.

Das Maßnahmenpaket gegen Maverick Buying beläuft sich auf sechs wesentliche Prozessschritte:

1. Kommunikation von Prozessen

   1. Unterschiedliche Wege der Kommunikation verwenden (E-Mail, Telefon, Online-Meetings, Intranet, regelmäßige Jour Fixe)

2. Prozessvereinfachung

   1. Gestaltung von transparenten, einfachen sowie schlanken Beschaffungsprozessen
   2. Bestellpflicht von Gütern über bereitgestellte Katalogsysteme

3. Sicherstellung von Transparenz

   1. Kontrolle von Bestellvorgängen ohne Bestellbezug über die Kreditorenliste
   2. Einführung von Systemen zur Analyse des Einkaufsvolumens

4. Nichteinhaltung von Prozessvorgaben verfolgen

   1. Unmissverständliche Vorgehensweise bei Verstö...