Personalakten richtig führen / 2.3 Der Umfang der in die Personalakte aufzunehmenden Daten

Hier ist ein Ausgleich widerstreitender Interessen und Grundsätze herbeizuführen.

2.3.1 Vollständigkeit und Lückenlosigkeit

Dazu hat das BAG vor längerer Zeit entschieden, es sei ein legitimes Anliegen des Arbeitgebers, dass die von ihm geführten Personalakten vollständig seien. Sie sollten nicht nur möglichst lückenlos über die Person des Mitarbeiters Auskunft geben. Sie müssten vor allem seine Laufbahn (im Betrieb und der Beschäftigungsbehörde) verlässlich nachweisen. Die in die Personalakte aufgenommenen Zeugnisse und Dienstleistungsberichte müssten ein möglichst objektives Bild von der Person, der Tätigkeit und den Leistungen des Mitarbeiters vermitteln.^[1]

Dies kann – wenn überhaupt – uneingeschränkt allenfalls für den öffentlichen Dienst gelten.

[1] BAG, Urteil v. 25.4.1972, 1 AZR 322/71, DB 1972 S. 1783.

2.3.2 Einschränkungen aus dem Persönlichkeitsrecht

Das Interesse des Arbeitnehmers am Schutz seiner Privatsphäre begrenzt den Umfang der legitim aufzunehmenden Unterlagen. Ihr Kreis deckt sich in etwa mit dem Katalog der Fragen, die dem Arbeitnehmer bei seiner Bewerbung zulässigerweise gestellt werden dürfen. Die Verwahrung graphologischer Gutachten und Eignungstests setzt sein Einverständnis voraus. Weitere Schranke ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.^[1]

Das zeigt – und zwar gerade auch für den öffentlichen Dienst – die einschlägige Rechtsprechung. Erhält ein Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes aufgrund der zwischen dem Bundesjustizminister und den Landesjustizverwaltungen vereinbarten "Anordnung über Mitteilungen in Strafsachen" (MiStra) ein gegen seinen Arbeitnehmer ergangenes Strafurteil, so ist vor dessen Aufnahme in die Personalakte eine sorgfältige Interessenabwägung erforderlich. Bei dieser Interessenabwägung sind die Wertungen des Gesetzgebers, die dem Bundeszentralregister zugrunde liegen (BZRG), zu berücksichtigen.

Wird nach den Vorschriften dieses Gesetzes eine Strafe im Hinblick auf ihre geringe Höhe nicht in das Führungszeugnis aufgenommen^[2] und darf der Verurteilte sich danach als unbestraft bezeichnen (§ 53 BZRG), so sprechen diese Umstände gegen eine Aufnahme des Strafurteils in die Personalakte. Das gilt insbesondere dann, wenn die Mitteilung an den Arbeitgeber unter Verstoß gegen die MiStra erfolgt ist.^[3]

Der Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes darf auch dann ein gegen seinen Arbeitnehmer ergangenes Strafurteil, das dem Arbeitgeber aufgrund der zwischen dem Bundesjustizminister und den Landesjustizverwaltungen vereinbarten "Anordnung über Mitteilungen in Strafsachen" – MiStra – übersandt worden ist, nicht zu den Personalakten nehmen, wenn die Verurteilung ein strafbares Verhalten im außerdienstlichen Bereich betrifft, nicht in das vom Bundeszentralregister auszustellende Führungszeugnis aufzunehmen ist und der Arbeitnehmer den der Verurteilung zugrunde liegenden Sachverhalt auch nicht nach § 51 Abs. 2 BZRG zu offenbaren braucht. Ist das Strafurteil trotzdem zu den Personalakten gelangt, so muss es aus ihnen entfernt und entweder vernichtet oder dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Es darf nicht zu anderen Akten der Behörde genommen werden.^[4]

In der Privatwirtschaft kann vor diesem Hintergrund "Vollständigkeit der Personalakte" nur bedeuten, dass alles, was der Arbeitgeber an Informationen über den Mitarbeiter aufbewahrt, diesem zur Einsichtnahme offenstehen muss. Der Arbeitgeber hat also nur diese beiden Möglichkeiten:

• eine Information soll aufbewahrt werden: sie gehört dann zur Personalakte im arbeitsrechtlichen Sinne und unterliegt dem Einsichtsrecht des Mitarbeiters;
• eine Information soll nicht vom Mitarbeiter eingesehen werden: dann ist sie zu vernichten. Dem Mitarbeiter nicht zugängliche Informationen über ihn selbst darf es arbeitsrechtlich nicht geben.

[1] Küttner/Poeche, Personalbuch 2013, Personalakte, Rz. 5.

[2] § 32 Abs. 2 Nr. 5 BZRG.

[3] LAG Nürnberg, Urteil v. 30.6.1986, 4 Sa 103/84, LAGE § 611 BGB Fürsorgepflicht Nr. 16.

[4] BAG, Urteil v. 9.2.1977, 5 AZR 2/76, EzA § 611 BGB Fürsorgepflicht Nr. 21.

2.3.3 Datenminimierung

Nach Art. 5 Abs. 1c DSGVO gilt das Prinzip der Datenminimierung, d. h. personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein. In der Zusammenschau mit Art. 25 DSGVO tritt der Grundsatz der Datenminimierung an die Stelle der bisherigen Maxime der Datenvermeidung und Datensparsamkeit.^[1]

Nach Art. 25 Abs. 1 DSGVO muss der Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen – wie z. B. Pseudonymisierung – treffen, um die Datenschutzgrundsätze wie etwa Datenminimierung wirksam umzusetzen. Weiter muss den Anforderungen der DSGVO Genüge getan und die Rechte der betroffenen Personen geschützt werden.^[2]

Der Arbeitgeber darf also grundsätzlich keine Daten des Arbeitnehmers – oder auch eines Bewerbers – sammeln, die nicht zwingend für die Zwecke der Verarbeitung notwendig sind.

Art. 5 DSGVO statuiert also den Grundsatz der Datenminimierung und Art. 25 DSGVO legt die Umsetzung durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen fest.

Zu beachten ist auch die ...