Personalkosten / 6 Wie geht man bei der Personaleinsatz- und Personalkostenplanung vor?

Der Personaleinsatzplanung und -kostenplanung kommt in den meisten Betrieben eine zentrale Bedeutung zu. Nicht nur, dass die Personalkosten in vielen Fällen den größten Kostenblock darstellen; aufgrund ihres überwiegend fixen Charakters lassen sie sich kurzfristig gar nicht oder nur gering beeinflussen. Um so wichtiger ist es, dass in einer laufenden Abrechnungsperiode möglichst wenig Korrekturen notwendig werden.

Anzahl der Mitarbeiter

Eine exakte Planung der Personalkosten setzt zunächst voraus, dass bekannt ist, wie viele Mitarbeiter in der Planperiode voraussichtlich im Unternehmen beschäftigt sein werden. Voraussetzung für dieses Wissen wiederum ist, dass bereits eine Absatz-, Produktions- und Kapazitätsplanung vorgenommen worden ist. Nur so kann festgestellt werden, wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen in der kommenden Periode benötigen werden. In den meisten Fällen ist eine Trennung zwischen Angestellten und Arbeitern notwendig.

Mitarbeiter pro Kostenstelle

Dann sollte geplant werden, wie viele Personen auf einer Kostenstelle eingesetzt werden. Diese Planung sollte auf Basis von Vollzeitmitarbeitern stattfinden; der Anteil Teilzeitmitarbeiter muss auf volle Arbeitsplätze umgerechnet werden. Zu berücksichtigen sind auch bereits bekannte Veränderungen, etwa wenn eine Stelle frei wird und nicht mehr besetzt werden soll oder wenn in der zweiten Jahreshälfte der Personalbestand aufgestockt werden soll.

Ermittlung der Lohn- und Gehaltssumme

Durch einfache Multiplikation der Anzahl der Personen mit den zu zahlenden Entgelten lässt sich so der Lohn- bzw. Gehaltsanteil je Kostenstelle errechnen. Werden die Löhne auf Stundenbasis ermittelt, so muss eine detaillierte Planung der Arbeitstage (365 Tage/Jahr minus Wochenenden und Feiertage, minus Urlaubszeiten und durchschnittliche Fehlzeiten) vorgenommen werden. Die Gehälter lassen sich durch einfache Multiplikation der Anzahl der Beschäftigten und der Monate ermitteln. Die unterschiedliche Höhe der Löhne bzw. Gehälter der Beschäftigten kann berücksichtigt werden, indem Durchschnittswerte des Betriebs angesetzt werden. Dieses Verfahren eignet sich v.a., wenn es keine großen Schwankungen innerhalb des Unternehmens gibt. Oder die Planung erfolgt auf Basis der tatsächlichen Lohn- bzw. Gehaltshöhe. Da die Verdienste der einzelnen Beschäftigten meist nicht offen gelegt werden, wird in der Praxis häufig mit Durchschnittswerten gerechnet. Soweit in einem Betrieb Prämienlöhne gezahlt werden, kann sich die Höhe der für die kommende Periode geplanten Prämie an der Höhe der im vergangenen Jahr gezahlten Prämie orientieren. Ggf. kann dieser Durchschnittsatz erhöht oder verringert werden, wenn zu erwarten ist, dass die Produktivität der Mitarbeiter verändert.

Ermittlung der Sozialkosten

Die Höhe der Sozialkosten kann dann anhand der bereits ermittelten Prozentsätze den Lohn- und Gehaltskosten zugerechnet werden. Auf diese Weise ist eine schnelle und pragmatische Planung der Personalkosten möglich. Wie eine derartige Planung aussehen kann, ist in Abb. 4 auszugsweise festgehalten. Die dargestellten Jahresplanwerte müssen in einem weiteren Schritt auf Monate heruntergebrochen werden.

Abb. 4:   Planung des Personaleinsatzes und der Personalkosten (Auszug)

Praxis-Tipp

Senkung der Personalkosten

Personalkosten lassen sich meist nicht kurzfristig beeinflussen und reduzieren. In der Regel sind Kündigungsfristen und Tarifverträge zu beachten. Um so wichtiger ist es für Sie, in Ihrem Betrieb Möglichkeiten aufzuzeigen, wie sich die Personalkosten langfristig senken und flexibler gestalten lassen. Versuchen Sie, alle Ihnen bekannten Möglichkeiten mit ihren Vorteilen und Einsatzpotenzialen aufzuzeigen. Es müssen ja nicht immer fest angestellte Personen mit langen Kündigungsfristen beschäftigt werden: Freie Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind in der Regel gut qualifiziert, hoch motiviert und können bereits nach kurzer Einarbeitungszeit ähnliche Leistungen wie etabliertes Personal erreichen. Außerdem sollten Sie über den Einsatz von Teilzeitbeschäftigten oder Vereinbarungen zur Flexibilisierung der Arbeitszeit nachdenken. In Zeiten, in denen es Ihrem Unternehmen gut geht, müssen die Mitarbeiter zum gleichen Lohn länger arbeiten, dafür können sie in schlechten Zeiten ohne Lohneinbußen entsprechend früher nach Hause gehen ohne Entlassungen befürchten zu müssen.