"Fachkräfte sichern Innovation und Wettbewerbsfähigkeit", so das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz in einem Bericht auf seiner Website. Die Sicherung des Fachkräftebedarfs hält das Ministerium angesichts des demografischen Wandels für eine der großen Herausforderungen der kommenden Jahrzehnte. Laut dem EY Mittelstandsbarometer 2021 sehen 67 Prozent der befragten Mittelständler den Fachkräftemangel sogar als größte Gefahr für die Entwicklung ihres Unternehmens an. Umso wichtiger ist es für Arbeitgeber, im Wettbewerb um die Talente zu punkten, indem sie besser auf deren Bedürfnisse eingehen.
Zukunftsinstitut: Arbeit neu denken
New Work und flexible Arbeitszeiten – neu sind die Themen nicht. Doch Digitalisierung und die Pandemie haben den Wunsch nach mehr Flexibilität und Selbstbestimmung noch einmal verstärkt. Unternehmen müssen sich jetzt noch stärker für flexiblere Arbeitszeitmodelle öffnen. Klassische taktgebundene Schichtmodelle wird es weiterhin geben, diese werden aber immer mehr in Frage gestellt. Künftig gewinnen Unternehmen an Attraktivität, wenn sie den Fachkräften orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ermöglichen.
Das Zukunftsinstitut, ein Think-Tank für Trend- und Zukunftsforschung, kommt zu einem ähnlichen Schluss: Rein materielle Anreize wie das Gehalt spielen inzwischen eine immer geringere Rolle für Beschäftigte. Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist dagegen ein wichtiges Argument für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
Gleitzeit funktioniert auch in der Fertigung
Dennoch profitieren Beschäftigte in Fertigungsbetrieben noch selten von flexiblen Arbeitszeitmodellen. Sie arbeiten in der Regel im taktgebundenen Schichtbetrieb. Die Arbeitgeber haben jedoch Möglichkeiten, starre Schichtschemata aufzubrechen, sofern die Arbeit flexibel gestaltet werden kann. Denn Gleitzeit ist für viele Beschäftigte mit Büroarbeitsplätzen bereits gelebte Realität. Das kann auch in der Fertigung funktionieren.
HR-Abteilungen nehmen dabei eine besondere Rolle ein. Auf der einen Seite müssen sie Lösungen etablieren, die die Einbindung von allen Mitarbeitenden in Planungsprozesse ermöglichen und die deren individuelle Wünsche nach flexibleren Arbeitszeiten berücksichtigen. Das schafft die Basis, um Fachkräfte zu binden und gleichzeitig Eigenverantwortung und Motivation zu fördern. Auf der anderen Seite müssen sie die Voraussetzungen schaffen, dass die Ressource Personal effizient eingesetzt werden kann.
Personalplanung: Ungenutzte Potenziale
Wenn es um eine zielgerichtete Personaleinsatzplanung geht, lassen die meisten mittelständischen Unternehmen Potenziale ungenutzt. So setzen viele auf Excel-basierte Lösungen für die Planung von Personal. Weil auch komplexe Themen wie Teilzeitmodelle, Richtlinien zu Kurzarbeit, tarifliche und gesetzliche Regelungen oder Betriebsvereinbarungen berücksichtigt werden müssen, stoßen diese Lösungen schnell an Grenzen.
Dabei gibt es bereits moderne Workforce-Management-Lösungen, mit deren Hilfe Arbeitszeiten erfasst, betriebliche Regelungen unternehmensweit berücksichtigt und alle für die Personalplanung notwendigen Informationen analysiert sowie zu Prognosen für zukünftige Personalbedarfe zusammengeführt werden. Unternehmen erhalten einen Überblick über die aktuelle Personalabdeckung, sie können frühzeitig Bedarfe erkennen und Unter- und Überbesetzungen werden vermieden.
Mit einer modernen Workforce-Management-Lösung lassen sich die Aufwände in HR-Abteilungen und bei den für die Planung zuständigen Personen reduzieren. Mitarbeitende können darüber hinaus leichter in die Personaleinsatzplanung einbezogen werden. Eine integrierte Zeitwirtschaft schafft zusätzliche Transparenz für die Beschäftigten.
Flexible Arbeitszeiten: Mehr Eigenverantwortung fördern
Neben einem effizienten Personaleinsatz spielt die Mitbestimmung von Beschäftigten eine immer größere Rolle. Workforce-Management-Lösungen können dabei unterstützen, die individuellen Wünsche der Belegschaft nach flexiblen Arbeitszeiten zu berücksichtigen. So haben Beschäftigte über Employee-Self-Service-Anwendungen die Möglichkeit, Arbeitszeitsalden und Einsatzpläne abzufragen sowie ihre Urlaube und Abwesenheiten zu beantragen – jederzeit, ortsungebunden und geräteunabhängig. Passen geplante Schicht- beziehungsweise Dienstzeiten nicht, können sie diese anderen dafür qualifizierten Mitarbeitenden in der Anwendung zum Tausch anbieten.
Employee Self Services fördern die Selbstverantwortung und Zufriedenheit der Beschäftigten. Für Personalverantwortliche wiederum werden Prozesse deutlich vereinfacht. Sie können ihren Fokus auf ihre Kernaufgaben wie das Employer Branding und Recruiting richten. Wichtig dabei ist, dass alle Beschäftigten – auch diejenigen in der Produktion – von flexiblen Arbeitszeiten profitieren können und in Planungsprozesse einbezogen werden.
Wie relevant es ist, dass alle Beschäftigten von Employee Self Services und damit von Möglichkeiten zur Mitbestimmung profitieren, verdeutlich das Thema Barrierefreiheit. Seit Juni 2021 sind laut EU-Richtlinie 2016/2103 vor allem öffentliche Einrichtungen in Deutschland gefordert, einen barrierefreien Zugang zu ihren Websites und mobilen Anwendungen zu ermöglichen – das schließt auch ihre Beschäftigten mit Beeinträchtigungen ein. Über den Einsatz von Screenreadern beispielsweise oder eine besonders kontrastreiche Bedienoberfläche für die Zeiterfassung werden die Voraussetzungen geschaffen, dass alle Beschäftigten die gleichen Möglichkeiten haben, die Software zu bedienen. Für Unternehmen bietet sich die Möglichkeit, ein für jeden zugängliches Zeiterfassungssystem einzurichten und als attraktiver Arbeitgeber Fachkräfte zu binden.
Flexibel arbeiten – effizienter werden
Wichtig für den Erfolg eines Unternehmens ist der effiziente Einsatz von Personal. Unternehmen können auf Basis einer modernen Workforce-Management-Lösung nachvollziehen, wofür Personalkosten anfallen. So können Beschäftigte ihre Arbeitszeiten direkt bei der Buchung mit bestimmten Projekten, Aufträgen, Kostenstellen oder -arten verknüpfen.
Das funktioniert auch in der Fertigung: Denn dort haben Mitarbeitende über Zeiterfassungsterminals oder Kiosk-Systeme mit Ausweislesern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten im Self Service eigenständig zu erfassen und Kostenbereichen wie Projekten oder Kostenstellen zuzuordnen. Unternehmen können mit diesen Daten interne Statistiken erstellen, KPIs ermitteln und die Rechnungsstellung optimieren. Sie können darüber hinaus auswerten, welche Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten einzelne Produktionsabläufe haben und auf dieser Grundlage Betriebsprozesse weiter optimieren. Letztlich führt das wiederum zu einem effizienten Personaleinsatz und in Folge zu flexibleren Arbeitszeiten und zufriedenen Beschäftigten.
Flexible Arbeitszeiten steigern Arbeitgeberattraktivität
Laut einer aktuellen Hays-Studie sind flexible Arbeitszeiten eines der Top-Drei-Instrumente der Mitarbeiterbindung. Für Unternehmen empfiehlt es sich, das Thema ganzheitlich zu betrachten und Lösungen zu finden, wie alle Beschäftigten unternehmensweit und eigenverantwortlich in Zeitwirtschafts- und Planungsprozesse eingebunden werden können. Moderne Lösungen für Workforce Management unterstützen dabei, Mitarbeitende in allen Bereichen – von der Produktion bis zum Büro – aktiv und vor allem selbstbestimmt einzubeziehen.
Flexiblere Arbeitszeitmodelle sind dabei kein Widerspruch zu effizienten Betriebsprozessen. Im Gegenteil, die Lösungen helfen sogar, Produktionsabläufe so zu steuern, dass die richtige Personalressource zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung steht. Für Arbeitgeber und Fachkräfte ist das vielleicht der wichtigste Vorteil: Beschäftigte können Beruf und Privatleben besser miteinander vereinbaren und Unternehmen haben im Gegenzug zufriedene, motivierte Arbeitskräfte. Das ist entscheidend, um sich im Wettbewerb um die Talente positiv hervorzuheben.
