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| Erledigt | |
| Auswahl eines zuverlässigen Mitarbeiters[1] und Bestellung dessen Vertreters im Verhinderungsfall | [x] |
| Freie Arbeitsfläche schaffen | [x] |
| Sich zur Postbearbeitung an einen ungestörten Platz mit PC und Fristenbuch zurückziehen | [x] |
| Papierkorb außer Reichweite stellen | [x] |
| Posteingang über beA/beSt sichten und erfassen, u. U. Ausdruck und Übernahme in elektronische Mandantenakte, auf jeden Fall vorher Fristennotierung (s. unten wie bei Post in Papierform) | [x] |
| Datenabruf gem. § 122a AO; u. U. Ausdruck und Übernahme in elektronische Mandantenakte[2] (2 x täglich); auf jeden Fall Fristennotierung (s. unten wie bei Post in Papierform) | [x] |
| Faxgerät und normales E-Mail-Postfach inkl. Spam-Ordner auf Posteingänge prüfen (2 x täglich)[3]; u. U. Ausdruck und Übernahme in elektronische Mandantenakte, auf jeden Fall Fristennotierung (s. unten wie bei Post in Papierform) | [x] |
| Telefonvertretung besorgen | [x] |
| Finanzamts- und Finanzgerichtspost in Papierform immer von anderer Post separieren | [x] |
| Bei der Finanzamts-/Finanzgerichtspost immer prüfen, ob Datum des Schreibens stark vom aktuellen Eingangsdatum abweicht (ggf. Kuvert aufbewahren)[4] | [x] |
| Post mit dem Eingangsstempel versehen | [x] |
| Prüfen, ob Post zugestellt wurde[5] oder mit Normalpost verschickt wurde (§ 122 AO) | [x] |
| Alle Fristen und Termine auf der Eingangspost in Papierform mit Kugelschreiber notieren | [x] |
| Fristablauf berechnen (§ 122 AO; § 47 FGO; § 116 FGO für Nichtzulassungsbeschwerde; § 120 FGO für Revision)[6] | [x] |
| Auf Schriftstück berechnete Frist vermerken (z. B. 13.11.) | [x] |
| Alle Fristen und Vorfristen im Kalender/in EDV/Outlook eintragen (tägliche Datensicherung)[7] | [x] |
| Auf Schriftstück vermerken, dass Frist notiert wurde, und mit Handzeichen versehen, z. B. "F 15.12. + VF 8.12", notiert Sachbearbeiter MM | [x] |
| Post mit Empfangsbekenntnis (z. B. bei Fristsetzung durch Finanzgericht) immer sofort dem Steuerberater vorlegen. Erst bei Fristnotierung im Kalender darf Empfangsbekenntnis unterzeichnet werden.[8] Auf das Empfangsbekenntnis darf kein Eingangsstempel, denn die Frist beginnt mit Unterzeichnung des Empfangsbekenntnisses durch den Steuerberater[9] | [x] |
| Post anschließend sofort an zuständigen Mitarbeiter aushändigen | [x] |
| Mitarbeiter sollte sich die Fristen separat noch einmal handschriftlich notieren bzw. die Post in einem eigenen Fristenkorb vor Augen haben (EDV kann abstürzen) | [x] |
| Wenn Mandanten Finanzamtsbriefe etc. in der Kanzlei abgeben, sofort aktiv werden und Fristen prüfen/notieren | [x] |
| Wenn Mandanten Finanzamtsbriefe etc. faxen, Lesbarkeit des Datums auf Bescheid prüfen und Frist sofort notieren. Ggf. Rücksprache mit Mandanten oder Finanzamt halten | [x] |
[1] Ein Berater darf die Eintragung von Fristen und Terminen grundsätzlich nicht auf noch auszubildende Kräfte übertragen; BGH, Beschluss v. 11.11.2015, XII ZB 407/12.
[2] Wird die Handakte nur elektronisch geführt, muss sie ihrem Inhalt nach der herkömmlich geführten entsprechen. Sie muss insbesondere zu Rechtsmittelfristen und deren Notierung ebenso wie diese verlässlich Auskunft geben können und darf keine geringere Überprüfungssicherheit bieten als ihr analoges Pendant; BGH, Beschluss v. 9.7.2014, XII ZB 709/13; BGH, Beschluss v. 27.1.2015, II ZB 21/13-.
[3] BGH, Urteil v. 6.10.2022, VII ZR 895/21: Wird eine E-Mail im unternehmerischen Geschäftsverkehr innerhalb der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver des Empfängers abrufbereit zur Verfügung gestellt, ist sie dem Empfänger grundsätzlich in diesem Zeitpunkt zugegangen. Dass die E-Mail tatsächlich abgerufen und zur Kenntnis genommen wird, ist für den Zugang nicht erforderlich.
[4] FG München, Urteil v. 1.7.2020, 3 K 1239/18: Vor dem Hintergrund, dass der Gesetzgeber mit § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO generell einen Streit über den genauen Zeitpunkt des Zugangs eines Bescheids weitgehend ausschließen wollte, geht die Rechtsprechung zudem davon aus, dass dann eine Obliegenheit zur Beweisvorsorge besteht, wenn der Adressat einen atypisch langen Postlauf anhand des Poststempels oder des Bescheiddatums hätte erkennen können; zur konkreten Begründung von Zweifeln am Zugang innerhalb dieser 3-Tages-Frist reicht – entgegen der Ansicht der Prozessbevollmächtigen der Klägerin – ein abweichender Eingangsvermerk der Kanzlei der Prozessvertreterin der Klägerin auf der Einspruchsentscheidung allein nicht aus.
[5] BFH, Beschluss v. 8.10.2021, IX B 48/21: Bestätigung des FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 7.5.2021, 4 K 1932/20: Versäumnis der Klagefrist durch fehlerhafte Kanzleiorganisation – Beweiskraft der Postzustellungsurkunde; ein Rechtsanwalt ist verpflichtet, Umschläge über ihm förmlich zugestellte Schriftstücke systematisch zur Kenntnis zu nehmen, aufzubewahren und zur Handakte zu nehmen.
[6] BFH, Beschluss v. 1.9.2022, VI R 8/22: Der Umstand, dass der für den Beginn einer Frist maßgebliche Tag bei der Bemessung der Monatsfrist "nicht mitgerechnet" wird (§ 187 Abs.1 BGB), bedeutet nicht, dass sich die Frist entsprechend verlänger...
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