Projektkalkulation

Zusammenfassung

Begriff

Immer mehr Arbeiten werden außerhalb der oft starren klassischen Organisationsstruktur in Form von Projekten abgewickelt werden. Eine Folge ist, dass auch die Kalkulation diesen Anforderungen Rechnung tragen und entsprechende Unterstützung bereitstellen muss.

Auf Grund der Komplexität der meisten Projekte ist die normale Produktkalkulation kaum in der Lage, diese Hilfe in ausreichendem Umfang leisten zu können. Die Projektkalkulation muss aber nicht nur planerische Aufgaben übernehmen, sondern auch während der Umsetzung in regelmäßigen Abständen oder auf Anforderung Informationen über den Projektfortschritt und Entscheidungshilfen für das weitere Vorgehen liefern. Darüber hinaus muss die Projektkalkulation in der Lage sein, Termine zu überwachen und gemachte Erfahrungen zu dokumentieren, um für kommende Vorhaben zu lernen. Auch die Identifikation potenzieller Risiken sowie die Berechnung möglicher Folgen gehört zu den Aufgaben der Projektkalkulation.

1 Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein meist komplexes und länger dauerndes Vorhaben, das mehrere Bereiche und Abteilungen in einem Unternehmen betrifft. Je nach Art und Umfang des Projektes sind auch mehrere Unternehmen in die Umsetzung eingebunden. Ein Projekt hat u. a. folgende Merkmale:

• Einmaligkeit bzw. neuartige Methode der Aufgabenerledigung;
• konkrete Inhalte und Zielvorgaben;
• zeitlich genau festgelegte Begrenzungen;
• Begrenzung der vorgegebenen Ressourcen;
• Komplexität und Größe;
• eindeutige Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und/oder Aufgaben
• temporär gültige Projektorganisation.

Projekte werden u. a. auch deshalb ins Leben gerufen, weil sie für ein Unternehmen von besonderer Wichtigkeit sind. Der Projektstatus trägt dieser Bedeutung Rechnung und hebt ein Vorhaben aus dem täglichen Geschehen im Betrieb hervor. Hinzu kommt, dass die meisten Projekte einen hohen Schwierigkeitsgrad besitzen und einem vergleichsweise hohen Erfolgsrisiko unterliegen. Ein Projekt wird fast immer von einem interdisziplinär zusammengesetzten Team realisiert.

2 Welche Bestandteile hat eine Projektkalkulation?

Entsprechend muss die Kalkulation an diese Anforderungen angepasst und meist auch erweitert werden. Eine umfassende Projektkalkulation sollte mindestens folgende Bestandteile umfassen:

• Preis- bzw. Umsatzplanung (mögliche Ausnahmen: Reorganisations- oder Rationalisierungsprojekte, alternativ zum Umsatz sollten dann Einsparpotenziale betrachtet werden)
• Kostenplanung
• Kapazitätsplanung
• Investitionsplanung
• Ergebnisplanung
• Liquiditätsplanung
• Meilenstein- bzw. Arbeitspaketplanung (meist Bestandteil der eigentlichen Projektplanung, für die Durchführung der Projektkalkulation aber unabdingbar)
• Abweichungsanalyse und Maßnahmenplanung
• Risikoanalyse und ggf. Sensitivitätsbetrachtung
• Dokumentation von Prämissen, Rahmenbedingungen, Abweichungen, Maßnahmen, Erfolgen usw.

Im Grunde handelt es sich bei der Projektkalkulation um eine Unternehmensplanung in kleinerem Maßstab. Die Summe aller Werte der Projektkalkulationen plus die Summe aller Werte der Produktkalkulationen entspricht wieder der Gesamt-Unternehmensplanung (vgl. Abb. 1).

Zusammenhang der Zahlenwerke von Unternehmensplanung, Projekt- und Produktkalkulationen

Um Abweichungen feststellen und Steuerungsmaßnahmen einleiten zu können, müssen den Planwerten regelmäßig auch die Istdaten gegenübergestellt und analysiert werden. Dies sollte möglichst zu bestimmten Terminen, etwa im Rahmen der regulären Präsentation der Monatsergebnisse, oder zu vorher vereinbarten Meilensteinen, z. B. nach Abschluss einer bestimmten Projektphase, geschehen.

3 Welche Vor- und Nachteile bringt die Projektkalkulation mit sich?

Eine separate Projektkalkulation hat für ein Unternehmen vor allem folgende Vorteile:

• Hervorhebung sowie detaillierte Planung und Darstellung wichtiger Projekte.
• Verbesserung der Transparenz.
• Abweichungen können vergleichsweise schnell ermittelt werden.
• Schnelle und unmittelbare Reaktionsmöglichkeit, da Aufgaben- und Verantwortungsbereich zumindest temporär von der regulären Organisation losgelöst sind.
• Nutzung gemachter Erfahrungen in kommenden Projekten.

Den Vorteilen stehen auch Nachteile gegenüber:

• Teilweise erheblicher Zusatzaufwand.
• Zusätzlicher Abstimmungsaufwand zwischen Unternehmens- und Projektplanung, um Doppelerfassungen, z. B. beim Umsatz oder bei den Kosten, zu vermeiden.
• Häufigere Anpassungen der (Liquiditäts-)Planung erforderlich.

4 Wie geht man bei der Projektkalkulation vor?

An der Durchführung einer Projektkalkulation sind normalerweise mehrere Personen aus unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens beteiligt. Neben dem Projektleiter und dem Controller oder Kostenrechner können dies z. B. Mitarbeiter aus dem Vertrieb, dem Einkauf, der Konstruktion, der Entwicklung, dem Service und natürlich Beschäftigte aus dem jeweiligen Projekt sein. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit und die Konsistenz der Zahlen trägt der Projektleiter.

Mit dem Start des Projektes bzw. mit dem Beginn der Projektplanung wird auch mit der Arbeit an der Projektkalkulation begonnen.

1. Start- und Endtermin

In einem ersten Schritt werden der Start- und Schlusstermin, und, falls zu diesem Zeitpunkt bereits möglich,...