Reboarding und Offboarding: Besondere Formen des Onboardings / 3.2 Austrittsinterview richtig führen

Warum Austrittsinterviews wichtig sind

Die Rückmeldungen der austretenden Mitarbeiter, die das Unternehmen im Rahmen eines Offboarding-Gesprächs bzw. Abgangs- oder Austrittsinterviews erhält, erlauben es, Schwachstellen in der Personalführung aufzudecken und dafür bessere Lösungen zu finden. Gerade wenn sich ungewollte Fluktuation häuft, ist i. d. R. auch der "Leidensdruck" bei den Führungskräften so hoch, dass sie selbst ungern gehörtes Feedback (Kritik an Führungsstil, Personalpolitik, Personalplanung u. a.) ernster nehmen und besser berücksichtigen. Dadurch haben Unternehmen die Chance, wirklich etwas zu verändern und zu bewegen, und somit weiterer ungewollter Fluktuation vorzubeugen.

Hinweis

Feedback vertraulich behandeln

Das Feedback der ausscheidenden Mitarbeiter ist sehr wertvoll und muss selbstverständlich vertraulich und mit Wertschätzung behandelt werden. Alles andere spricht sich sonst schnell herum und Sie bekommen zukünftig keine Rückmeldungen von dieser Qualität mehr.

Wer führt das Austrittsinterview?

Überlegen Sie, wer das Austrittsinterview mit dem ausscheidenden Mitarbeiter führt. Nur bei quasi konfliktfreien Arbeitsverhältnissen kann das Gespräch bei guter interner Kommunikation / Absprache der direkte Vorgesetzte führen. Wenn jedoch vermutet wird, dass der Abwanderungsgrund auch aufgrund der Führungskraft besteht, sollte dieses Gespräch durch Mitarbeiter der HR-Abteilung erfolgen. Ansonsten werden Sie keine ehrliche Meinung des ausscheidenden Mitarbeiters zu hören bekommen und können folglich auch keinen Nutzen aus dem Gespräch ziehen.

Leitfaden für Austrittsgespräch beachten

Bei Mitarbeitern, die das Unternehmen eigentlich gerne gehalten hätte, sind folgende Punkte sinnvoll:

• Definieren Sie für Ihr Unternehmen die "Schlüsselkriterien", zu denen Sie sich Rückmeldung wünschen (z. B. Onboarding-Prozess, Unternehmenskultur, Betriebsklima, Arbeitsbedingungen, Führungsstil, Personalentwicklung, Vergütungssystem etc. ). Interessant ist dessen Sicht auf die Stimmung und Zusammenarbeit im Unternehmen.
• Betonen Sie, dass Sie an der "ungeschminkten" Meinung und Einschätzung des Mitarbeiters interessiert sind, und dass sich kritisches Feedback in keiner Weise negativ auswirkt (z. B. bei der Zeugniserstellung, Entscheidung ob Aufnahme in den Talent Pool etc.).
• Versuchen Sie, den wahren Austrittsgrund zu erfahren, z. B. familiäre, gesundheitliche Gründe, Führungskultur, Fortbildung, fehlende Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten, Gehalt oder sonstige Gründe.
• Bedanken Sie sich für die Mitarbeit und den Einsatz des Mitarbeiters sowie sein Feedback und bieten Sie an (falls gewünscht), dass man weiterhin in Kontakt bleibt. Bringen Sie Ihre Hoffnung (sofern diese besteht) zum Ausdruck, dass sich zukünftig vielleicht eine erneute Zusammenarbeit ergibt.

Damit steht einer späteren Rückkehr ins Unternehmen nichts im Wege, wenn sich z. B. die persönliche und / oder berufliche Situation entsprechend geändert haben oder sich eine neue Herausforderung im Unternehmen auftut.

Planen Sie auf jeden Fall genügend Zeit in ungestörter Atmosphäre für das Gespräch ein.

Praxis-Tipp

Offene Gesprächsatmosphäre unterstützen

Hat der Mitarbeiter bereits sein Arbeitszeugnis in der Tasche, fürchtet er auch keine negativen Konsequenzen mehr und ist eher bereit, offen und ehrlich über seine Kündigungsgründe zu sprechen. Im Gespräch sollte vor allem der Mitarbeiter sprechen. Es geht darum, seine Wechselentscheidung zu verstehen und daraus die richtigen Schlüsse für das Unternehmen zu ziehen, deshalb ist aufmerksames Zuhören wichtig!

Haben Sie genügend Gespräche geführt, analysieren Sie die Angaben aus verschiedenen Exit-Interviews. Überall, wo Sie Überschneidungen feststellen, sollten Sie gezielte Maßnahmen umsetzen. Ist beispielsweise durchweg ein höherer Verdienst das häufigste Wechselmotiv, sollten Sie anhand von Gehaltsübersichten Ihr Vergütungsmodell und die monetären und nicht-monetären Zusatzleistungen überprüfen und ggf. anpassen.