Schwarz/Pahlke/Keß, FGO § 52b Elektronisch geführte Proz ... / 8 Übertragung von Dokumenten in Papierform in die führende elektronische Akte (§ 52b Abs. 6 FGO)

Rz. 38

§ 52b Abs. 6 FGO befasst sich mit der Übertragung von Dokumenten in Papierform in die führende elektronische Akte. Die Regelung betrifft sowohl in Papierform eingereichte Dokumente der Beteiligten als auch etwaige noch vom Gericht erstellte Schriftstücke.^[1] Auch wenn eine Regelung für den Fall fehlt, dass eine Übertragung eines Papierdokuments in eine elektronische Form nicht möglich oder unverhältnismäßig ist, kann es entsprechend § 52b Abs. 2 S. 2 und 3 FGO nach Sinn und Zweck geboten sein, eine Übertragung des Papierdokuments in eine elektronische Form in Ausnahmefällen zu unterlassen.^[2]

Rz. 39

§ 52b Abs. 6 S. 1 FGO bestimmt, dass in Papierform vorliegende Dokumente nach dem Stand der Technik zur Ersetzung der Urschrift in ein elektronisches Dokument zu übertragen sind. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik genügt wird.^[3]

Rz. 40

§ 52b Abs. 6 S. 2 und 3 FGO betreffen die Sicherstellung und die Dokumentation der Übereinstimmung des elektronischen mit dem Papierdokument. Dazu kann das Scanprodukt beispielsweise mit Signaturen, qualifizierten Zeitstempeln und Transfervermerken versehen werden. Ferner ist eine Qualitätskontrolle durchzuführen und zu dokumentieren, die sich auf die Vollzähligkeit, Vollständigkeit sowie auf die Fehler- und Manipulationsfreiheit bezieht.^[4] Eine zusätzliche Anforderung an die Übertragung handschriftlich unterzeichneter gerichtlicher Schriftstücke ergibt sich aus § 52b Abs. 6 S. 4 FGO. Bei diesen hat der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle den Übertragungsnachweis mit seiner elektronischen qualifizierten Signatur zu versehen.

Rz. 41

Im Vergleich zur bisherigen Regelung des § 52b Abs. 3 FGO a. F. sieht § 52b Abs. 6 S. 5 FGO nunmehr eineFrist von sechs Monaten vor, nach deren Ablauf eingereichte Papierunterlagen bei elektronischer Aktenführung grundsätzlich vernichtet werden können. Zur Begründung dieser kurzen Frist gab der Gesetzgeber an, dass sich die bisherige Aufbewahrungsfrist bis zur Rechtskraft des Verfahrens als unpraktikabel erwiesen habe, weil sie eine Vernichtung der Papierunterlagen bis dahin nicht erlaubt habe.^[5] Problematisch erscheint die Vernichtung trotz Beachtung der Technischen Richtlinie des BSI, wenn man beispielsweise an die Möglichkeit der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand^[6] denkt, weil dann regelmäßig formelle Rechtskraft eingetreten ist. Diesbezüglich wäre die Sicherheit des Langzeitspeichers zu gewährleisten.^[7] Sofern es sich bei den eingereichten Unterlagen allerdings um Beweismittel oder rückgabepflichtige Unterlagen handelt, sind diese nicht zu vernichten.^[8]

[1] Schmieszek, in Gosch, AO/FGO, § 52b FGO Rz. 26.

[2] Schmieszek, in Gosch, AO/FGO, § 52b FGO Rz. 26.

[3] Vgl. § 3 Abs. 2 S. 3 eAktVO FG NRW.

[4] Vgl. Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik; vgl. auch das Beispiel eines Transfervermerks für Scanprodukte https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_htm.html, https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/Praxis_Transvermerk/Transfervermerk_Deutsche_RV_Inhalt.pdf;jsessionid=77C1292425FA1DBB66C55FC689255E06.2_cid351?__blob=publicationFile&v=2.

[5] BT-Drs. 17/12634, 29f., zu §§ 298, 298a ZPO.

[6] § 56 FGO.

[7] S. hierzu Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Technische Richtlinie 03125 "Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente", https://www.bsi.bund.de/ContentBSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/index_htm.html.

[8] § 52b Abs. 6 S. 5 FGO; BT-Drs. 17/12634, 30, zu § 298a ZPO.