Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte und deren private Nutzung: Einkommens- und umsatzsteuerliche Folgen

Zusammenfassung

Überblick

Die Aufwendungen für die gesamte Telekommunikation und Datenverarbeitung eines Betriebs sind typische Betriebsausgaben, sofern sie betrieblich veranlasst sind. Dabei ist es unerheblich, um welche Art von Telekommunikation und Datenverarbeitung es sich handelt. Die derzeit gebräuchlichsten Formen sind Festnetz- und Mobilfunkanschlüsse für Telefon, Telefax, Datenübertragungen und Internet einschl. elektronischer Post (E-Mails, SMS, MMS…). Die Datenverarbeitungsgeräte (Telefon, PC, Handy, Tablet, Smartphone etc.) und Anwendungen können auch privat genutzt werden, und zwar vom Unternehmer selbst, aber auch durch Arbeitnehmer. Der Beitrag zeigt die einkommen- und umsatzsteuerlichen Folgen der unterschiedlichen Nutzungen auf.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 3 Nr. 45 und Nr. 50, § 4 Abs. 1 und Abs. 4, § 6 Abs. 1 Nr. 4, § 7 Abs. 1, § 8 Abs. 2, § 9b Abs. 1, § 12 Nr. 3, § 40 Abs. 2 Einkommensteuergesetz (EStG)

§ 3 Abs. 9a und Abs. 12, § 10 Abs. 2 und Abs. 4, § 12 Abs. 1, § 15 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG)

R 4.2 Abs. 1 Einkommensteuerrichtlinien (EStR)

R 3.45, R 3.50, R 8.1 Abs. 9, R 40.2 Abs. 5 Lohnsteuerrichtlinien (LStR)

H 3.45 Lohnsteuerhinweise (LStH)

Abschn. 1.8 Abs. 1, Abschn. 3.4 Abs. 4, Abschn. 15.2b Abs. 2, Abschn. 15.2c Abs. 2 Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE)

BMF, Schreiben v. 11.4.2001, IV B 7 – S 7109 – 14/01 (Private Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten durch Arbeitnehmer)

BMF, Schreiben v. 30.6.2020, III C 2 – S 7030/20/10009 :004 (Befristete Absenkung des allgemeine und des ermäßigten Umsatzsteuersatzes)

BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001 (Lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer)

BFH, Urteil v. 16.2.2005, VI R 37/04

FG München, Urteil v. 19.7.2011, 14 K 2217/08

1 Ausschließliche betriebliche Nutzung von Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten: Betriebsausgabenabzug

Bei ausschließlicher betrieblicher Nutzung der Geräte gibt es steuerlich keine Probleme. Die Kosten sind eindeutig und in vollem Umfang Betriebsausgaben, für die Buchungen werden die dafür vorhandenen Konten angesprochen, z. B.:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4920	Telefon	100 EUR	1200	Bank	119 EUR
1570	Vorsteuer	19 EUR

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6805	Telefon	100 EUR	1800	Bank	119 EUR
1400	Vorsteuer	19 EUR

Sofern eine Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt und eine steuerlich einwandfreie Rechnung für die Leistung vorliegt, kann die Vorsteuer in vollem Umfang geltend gemacht werden.^[1]

[1] § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.

2 Nicht ausschließliche betriebliche Nutzung von Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten: Wie die private Nutzung beurteilt wird

Werden die Telekommunikations- bzw. Datenverarbeitungsgeräte oder -anlagen entweder vom Unternehmer oder vom Arbeitnehmer auch privat genutzt, muss die private Nutzung steuerlich erfasst werden.

2.1 Privatnutzung von Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten durch Unternehmer

2.1.1 Einkommensteuerliche Behandlung: Private Nutzung als Betriebseinnahme zu erfassen

Werden Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte privat genutzt, dann gilt:

• Beträgt die private Nutzung 50 % bis 90 %, können die entsprechenden Geräte als Betriebsvermögen ("gewillkürte Betriebsvermögen") behandelt werden.
• Beträgt die private Nutzung weniger als 50 %, müssen die entsprechenden Geräte als Betriebsvermögen behandelt werden (sog. "notwendiges Betriebsvermögen").^[1]

In diesen Fällen sind die Geräte bei Buchführungspflichtigen zu bilanzieren und bei Einnahme-Überschussrechnern in das Anlagenverzeichnis aufzunehmen.

Abschreibungen bzw. anfallende Kosten werden zunächst voll als Betriebsausgabe gebucht. Die anteilige private Nutzung stellt eine Entnahme dar.^[2] Der private Nutzungsanteil ist gewinnerhöhend zu buchen.

[1] R 4.2 Abs. 1 Satz 1 und Satz 4 EStR.

[2] § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG.

2.1.2 Umsatzsteuerliche Behandlung: Es kommt auf die Zuordnung zum unternehmerischen Bereich an

Umsatzsteuerlich ist für den privaten Nutzungsanteil zwischen der Nutzung des angeschafften Telekommunikations- bzw. Datenverarbeitungsgeräts und den anfallenden Kosten (z. B. Gebühren, Wartungskosten etc.) zu unterscheiden.

Zuordnung zum Unternehmen und Privatnutzung des Geräts

Vorgelagert ist die Frage, in welchem Umfang das Gerät dem Unternehmensvermögen zugeordnet ist.

Beträgt die private Nutzung des Telekommunikations- bzw. Datenverarbeitungsgeräts 90 % oder weniger,^[1] hat der Unternehmer ein Wahlrecht:^[2]

1. Das Gerät wird nicht dem Unternehmensvermögen zugeordnet.

   Folge: Kein Vorsteuerabzug^[3] und keine Besteuerung der privaten (außerunternehmerischen) Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe.

2. Das Gerät wird voll dem Unternehmensvermögen zugeordnet.
   Folge: Voller Vorsteuerabzug^[4] und Besteuerung der privaten Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe.^[5]
3. Das Gerät wird nur zum unternehmerisch (betrieblich) genutzten Anteil dem Unternehmen zugeordnet.
   Folge: Nur anteiliger Vorsteuerabzug, keine umsatzsteuerliche Besteuerung der Privatnutzung, soweit sich beim Nutzungsverhältnis keine Änderung ergibt.

Private Nutzung von betrieblichen Leistungen

Für den nichtunternehmerischen Anteil ist kein Vorsteuerabzug möglich.^[6] Eine Erfassung als unentgeltliche Wertabgabe entfällt dementsprechend insoweit.

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