Wissensmanagement: Erfolgreiche Nutzung aller personelle ... / 2 Wissensmanagement im Unternehmen implementieren

Für Unternehmen stellt sich die Frage, wie es gelingen kann, das Thema Wissensmanagement so zu implementieren und zu verankern, dass sowohl die Organisation insgesamt als auch der einzelne Mitarbeiter partizipieren. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass die Umsetzung umso einfacher ist, je offener man im Unternehmen mit dem Thema umgeht und je mehr die Führungskräfte darauf achten, die Neugierde und den Lernwillen von Mitarbeitern zu unterstützen und zu fördern.

2.1 Hemmnisse und Störfaktoren

Dennoch gibt es bei der Umsetzung von Wissensmanagement zahlreiche Hemmnisse und Störfaktoren, die man kennen und bedenken muss, etwa

• Nach wie vor fehlendes Bewusstsein für die Wichtigkeit von Wissen bei vielen Mitarbeitern und Führungskräften
• Keine oder unzureichende"Wissenskultur"; Wissen wird nicht (gerne) weitergegeben, sondern tendenziell gehortet, weil man so glaubt, sich Macht und Einluss sichern zu können.
• Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitern, Angst vor Veränderungen, u. a. bedingt durch Befürchtungen, dass man selbst Macht und Einfluss verliert
• Zeitmangel im Tagesgeschäft
• Fehlende Kenntnisse in Sachen Umsetzung
• Fehlende Kenntnisse in Sachen IT-Eignung und Unterstützung durch Methoden und Verfahren

Praxis-Tipp

Einbindung der Mitarbeiter

Die wichtigste Erkenntnis bei der Umsetzung und Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen ist daher, dass der Erfolg von der richtigen und frühzeitigen Einbindung der Beschäftigten abhängt. Ohne die Bereitschaft der Mitarbeiter, das Thema aktiv und möglichst ohne Vorurteile anzugehen, wird es kaum gelingen, ein solches Projekt erfolgreich zu realisieren. Wie in jedem Projekt gilt es daher, die Mitarbeiter so früh wie möglich einzubinden und über das Vorhaben offen und ohne Einschränkungen zu kommunizieren. Und natürlich spielen auch die organisatorischen und technischen Voraussetzungen eine zentrale Rolle. Erst das Zusammenspiel aller drei Komponenten stellt sicher, dass das Projekt nicht nur umgesetzt, sondern auch langfristig erfolgreich sein wird.

2.2 Wissensmanagement in der Unternehmenskultur verankern

Unternehmen, die Wissensmanagement erfolgreich betreiben wollen, müssen zunächst dafür sorgen, dass es eine entsprechende offene Unternehmens- und Organisationskultur gibt. Es muss beispielsweise dafür gesorgt werden, dass der Wille, sich mit der Umsetzung von Wissensmanagement im Betrieb zu befassen, von der Geschäftsführung ausgeht und diese Wissensmanagement "vorlebt". Die Leitung muss immer wieder zeigen,

• dass Wissensmanagement wichtig ist,

• sie selbst aktiv Methoden und Systeme nutzt und entsprechende Inhalte einbringt und

• sich auch regelmäßig mit den Beschäftigten über Wissensaufnahme und -austausch unterhältalten.

Hinweis

Vobildfunktion der Vorgesetzen wichtig

Unternehmer und Führungskräfte müssen zeigen, dass sie das Thema vorantreiben wollen, u. a., indem sie regelmäßig mit Beschäftigten über Wissensmanagement sprechen, sie nach Erfahrungen sowie positiven und negativen Erlebnissen fragen und Feedback dazu geben. Unternehmer müssen auch belegen, dass es nicht "nur" beim Zuhören bleibt, sondern dass evtl. Probleme auch angegangen und möglichst behoben werden.

Das bedeutet auch, dass Mitarbeiter nicht nur informiert, sondern aktiv in den Gesamtprozess eingebunden werden müssen (siehe . folgenden Punkt). Sie müssen dabei von ihrer Leitung immer wieder aufs Neue motiviert und zur Arbeit mit dem Wissensmanagement angeregt werden.

Wichtig

Systeme müssen möglichst intuitiv sein

Das Motto muss lauten: Es muss den Beschäftigten so einfach wie möglich gemacht werden, vorhandene Systeme bzw. die Methode zu nutzen und sich bei Problemen oder mit Verbesserungen an einen Verantwortlichen zu wenden, der dann möglichst zeitnah und unkompliziert für Anpassungen sorgt.

Zusätzlich kann geprüft werden, ob besonderes Engagement, etwa bei der Weiterentwicklung von Wissensmanagement-Systemen, belohnt werden soll. Damit kann auch erreicht werden, dass das Horten von Wissen, um selbst vermeintliche Macht und Einfluss zu behalten, vermieden oder zumindest verringert wird. Auch die regelmäßige Information der Mitarbeiter über den Stand und die (Weiter-)Entwicklung der vorhandenen Wissensmanagement-Systeme, u. a. über Intranet, Workshops, soziale Medien oder Apps, sollte selbstverständlich sein bzw. werden. Zudem kann geprüft werden, ob Wissensmanagement-Kennzahlen für alle Beschäftigten gemacht werden. Wichtig sind auch genügend zeitliche Freiräume für jeden Einzelnen, um sich regelmäßig mit dem Thema zu befassen und um eigenes Wissen in die Systeme einzustellen.

Praxis-Tipp

Definitionen sinnvoll

Definieren Sie auch möglichst konkret, was Sie im Projekt nicht erreichen möchten, etwa, dass einzelne Mitarbeiter nicht ersetzt werden oder ihnen ihre Aufgaben weggenommen werden sollen oder dass Sie bestimmte EDV-Systeme nicht ablösen möchten. Das ist vor allem im Hinblick auf die sicher vorhandenen Ängste und Befürchtungen von Beschäftigten sinnvoll.

2.3 Mitarbeiter bereits in die Vorbereitungen einbinden

Damit das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es notwendig, möglichst alle Mitarbeiter frühzeitig aktiv in den Prozess einzubind...