Reuber, Die Besteuerung der Vereine, Aufzeichnungspflichten / 3. Aufzeichnungspflichten für Zwecke der Lohnsteuer

Tz. 38

Stand: EL 130 – ET: 02/2023

Werden von Vereinen Arbeitnehmer beschäftigt, hat der Verein als Arbeitgeber am Ort der Betriebsstätte (s. § 41 Abs. 1 Satz 1 EStG i. V. m. § 41 Abs. 2 EStG, Anhang 10) für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. In das Lohnkonto sind die nach § 39e Abs. 4 Satz 2 und Abs. 5 Satz 3 EStG (Anhang 10) abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sowie die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale aus der vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (s. § 39 Abs. 3 oder § 39e Abs. 7 oder 8 EStG, Anhang 10) zu übernehmen (s. § 41 Abs. 1 Satz 2 EStG, Anhang 10).

Hinweis

Der Arbeitgeber (Verband/Verein) hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Arbeitnehmer beim Bundeszentralamt für Steuern durch Datenübertragung abzurufen und sie in das Lohnkonto für den Arbeitnehmer zu übernehmen. Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale hat sich der Arbeitgeber zu authentifizieren und seine Wirtschafts-Identifikationsnummer, die Daten des Arbeitnehmers nach § 39e Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und 2 EStG (Anhang 10), den Tag des Beginns des Dienstverhältnisses und etwaige Angaben nach § 39e Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 EStG (Anhang 10) mitzuteilen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die vom Bundeszentralamt für Steuern bereitgestellten Mitteilungen und Lohnsteuerabzugsmerkmale monatlich abzufragen und abzuprüfen (s. § 39e Abs. 5 Satz 3 EStG, Anhang 10; BMF vom 07.08.2013, BStBl I 2013, 951).

Tz. 39

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Aufzeichnungserleichterungen können für Arbeitnehmer mit geringem Arbeitslohn und in den Fällen der §§ 40, 40a und 40b EStG, Anhang 10 (Pauschalierung der Lohnsteuer) zugelassen werden.

Hinweis

Im Rahmen des Mindestlohns sind zusätzlich besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten (hier: Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten für Minijobber). Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufbewahrungsfrist für die Aufzeichnungen für die Vorlage beim Zoll beträgt zwei Jahre.

3.1 Laufender Arbeitslohn

Tz. 40

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Bei jeder Lohnzahlung für das Kalenderjahr, für das das Lohnkonto gilt, sind im Lohnkonto die Art und die Höhe des gezahlten Arbeitslohnes einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer, Kirchenlohnsteuer, Solidaritätszuschlag einzutragen; an die Stelle der Lohnzahlung tritt in den Fällen des § 39b Abs. 5 Satz 1 EStG (Anhang 10) die Lohnabrechnung (s. § 41 Abs. 1 Satz 3 EStG, Anhang 10).

Tz. 41

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Weitere vorzunehmende Eintragungen ergeben sich aus § 41 Abs. 1 Satz 4–7 EStG (Anhang 10). Das sind z. B.:

• Kurzarbeitergeld;
• Schlechtwettergeld;
• Winterausfallgeld;
• Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz;
• der Zuschuss bei Beschäftigungsverboten für die Zeit vor oder nach der Entbindung sowie für den Entbindungstag während der Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften;
• die Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz;
• die nach § 3 Nr. 28 EStG steuerfreien Aufstockungsbeträge oder Zuschläge.

Tz. 42

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In welcher Form ein Lohnkonto zu führen ist, schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Wichtig sind die inhaltlichen Angaben, die der Verband/Verein im Lohnkonto des Arbeitnehmers nach § 4 LStDV (Anhang 8) aufzuzeichnen hat:

• die persönlichen Daten des Arbeitnehmers wie Vorname, Familienname, Geburtsdatum, Wohnort, die Wohnung, sowie die in einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale, Änderungen allgemeiner Besteuerungsmerkmale im Laufe des betreffenden Kalenderjahres;
• den Jahresfreibetrag und den Jahreshinzurechnungsbetrag sowie den Monats-, Wochen- und Tagesbetrag, der in einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragen ist, und den Zeitraum, für den die Eintragungen gelten;
• den Hinweis auf eine Freistellungsbescheinigung nach § 39b Abs. 6 EStG (Anhang 10);
• die für den Versorgungsfreibetrag und den Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag notwendigen Angaben;
• der Tag der Lohnzahlung und der Lohnzahlungszeitraum;
• in den Fällen des § 41 Abs. 1 Satz 5 EStG (Anhang 10) jeweils den Großbuchstaben "U", s. auch § 41b Abs. 1 Nr. 2 EStG (Anhang 10);
• die Eintragung des Großbuchstaben "S", wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug in einem ersten Dienstverhältnis ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Lohnbezüge aus einem früheren Dienstverhältnis des Kalenderjahres berechnet wurde (s. § 41 Abs. 1 Satz 6 EStG, Anhang 10 und s. § 41b Abs. 1 Nr. 3 EStG, Anhang 10);
• die Eintragung des Großbuchstabens "F" bei einer nach § 3 Nr. 32 EStG (Anhang 10) steuerfreien Sammelbeförderung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durch den Arbeitgeber (s. § 41b Abs. 1 Nr. 9 EStG, Anhang 10);
• die einbehaltene Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchenlohnsteuer;
• für die dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Mahlzeiten nach § 8 Abs. 2 Satz 8 ...