Aktualisierte Regeln 2025 zu den ELStAM
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Neu sind insbesondere die Hinweise auf eine mögliche Arbeitgeberhaftung bei fehlerhaften oder fehlenden ELStAM. Dabei wird differenziert nach den Fällen, in denen
- der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin nicht zur ELStAM-Datenbank angemeldet worden ist (Rn. 130),
- der Lohnsteuerabzug ohne elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale durchgeführt wurde (Rn. 131),
- der Lohnsteuerabzug bei fehlerhaften ELStAM anhand der voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale durchgeführt worden ist (Rn. 132) oder
- bei unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmenden für den Lohnsteuerabzug keine Identifikationsnummer vorlag (Rn. 133).
In diesen Fällen ergibt sich grundsätzlich ein Haftungsrisiko in Höhe des Differenzbetrages zwischen der vom Arbeitgeber einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zuzüglich ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zur Steuerklasse VI.
Auf folgende Punkte und Neuerungen ist aus Arbeitgebersicht besonders hinzuweisen:
Abruf ELStAM: Neuerungen
Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren muss sich ein Arbeitgeber zunächst einmalig auf der Internetseite www.elster.de unter "Mein ELSTER" registrieren (sog. ELSTER-Authentifizierung). Die Authentifizierung erfolgt durch die Wirtschafts-Identifikationsnummer bzw. die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte.
Für den Abruf elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale von Beschäftigten muss der Arbeitgeber folgende Angaben mitteilen:
- Steueridentifikationsnummer des/der Beschäftigten,
- Tag der Geburt des Arbeitnehmers,
- Tag des Beginns des Dienstverhältnisses,
- sog. Referenzdatum ab dem ELStAM bereitgestellt werden sollen,
- Angabe, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt.
Die Anmeldung eines ersten Dienstverhältnisses ist nur bei Vorliegen einer entsprechenden Mitteilung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin zulässig. Teilt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auch auf Nachfrage nicht mit, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt, muss der Arbeitgeber ein weiteres Dienstverhältnis anmelden und die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI ermitteln (§ 39c Absatz 1 Satz 1 EStG).
Das Referenzdatum ist das Datum, ab dem ELStAM bereitgestellt werden sollen ("gültig ab"). Es ist bei neu eingestellten Arbeitnehmenden in der Regel identisch mit dem Datum des Beschäftigungsbeginns. Das Referenzdatum darf weder in der Zukunft noch vor dem Beschäftigungsbeginn liegen.
Meldet der Arbeitgeber seine Arbeitnehmenden pflichtwidrig nicht an, kann er die ELStAM seiner Arbeitnehmenden nicht abrufen. Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI einzubehalten und abzuführen. Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, haftet er in Höhe des Differenzbetrages zu der von ihm einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zuzüglich ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zur Steuerklasse VI (Rn. 130).
ELStAM bei Arbeitgeberwechsel
In Fällen des Arbeitgeberwechsels ist der bisherige Arbeitgeber verpflichtet, die Beendigung des Dienstverhältnisses der Finanzverwaltung unverzüglich durch Datenfernübertragung mitzuteilen und den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin bei der Finanzverwaltung zeitnah elektronisch abzumelden. Nachdem der Arbeitgeber des neuen Dienstverhältnisses den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin bei der Finanzverwaltung angemeldet hat, bildet die Finanzverwaltung die ELStAM automatisch und stellt sie dem Arbeitgeber zum Abruf bereit.
Erfolgt bei einem Hauptarbeitgeberwechsel die Anmeldung des Arbeitnehmers durch den neuen Hauptarbeitgeber bevor der bisherige Hauptarbeitgeber die Abmeldung vorgenommen hat, ist die Bereitstellung von ELStAM an die beteiligten Arbeitgeber von dem bei dieser Anmeldung verwendeten Referenzdatum unter Beachtung einer Kulanzfrist
("Sechs-Wochen-Frist") abhängig. In der Regel wird in diesen Fällen ein bereits vorhandenes Hauptarbeitsverhältnis zu einem Nebenarbeitsverhältnis umqualifiziert.
Tipp: Die möglichen Fallgestaltungen und damit verbundenen Konsequenzen sind im Dokument "Fallbeispiele" unter www.elster.de dargestellt.
Ist der Hauptarbeitgeberwechsel durch eine zu Unrecht durchgeführte Anmeldung als Hauptarbeitgeber erfolgt (z. B. unberechtigter Hauptarbeitgeber ist eigentlich Nebenarbeitgeber), kann der tatsächliche Hauptarbeitgeber die Hauptarbeitgebereigenschaft als solcher durch eine erneute (rückwirkende) Anmeldung als Hauptarbeitgeber zurückerlangen.
Behebung innerhalb der Sechs-Wochen-Frist: Zunächst muss der tatsächliche Hauptarbeitgeber den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin unter Berücksichtigung des neu mitgeteilten Referenzdatums rückwirkend als Nebenarbeitgeber abmelden. Frühestens einen Tag nach der Abmeldung ist eine erneute Anmeldung als Hauptarbeitgeber erforderlich. Als Referenzdatum für die erneute Anmeldung ist der Folgetag anzugeben, ab dem die Hauptarbeitgeber-Eigenschaft zu Unrecht entfallen war. Ob sich der irrtümlich unzutreffend angemeldete Hauptarbeitgeber bereits wieder abgemeldet hat, ist innerhalb der Sechs-Wochen-Frist irrelevant.
Fehlende oder fehlerhafte ELStAM-Daten
Bei fehlenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen hat der Arbeitgeber die Lohnsteuererhebung grundsätzlich nach der Steuerklasse VI durchzuführen. Behält der Arbeitgeber bei fehlenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen, z. B. weil Beschäftigte den Arbeitgeber nicht zum Abruf der ELStAM berechtigt haben, die Lohnsteuer nicht nach der Steuerklasse VI ein und führt diese nicht entsprechend ab, haftet er in Höhe des Differenzbetrages zu der von ihm einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer (Rn. 131).
Kann der Arbeitgeber die ELStAM wegen technischer Störungen nicht abrufen oder hat der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der Identifikationsnummer nicht zu vertreten, kann der Arbeitgeber nach Rn. 88 davon abweichend für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtlichen ELStAM längstens für drei Kalendermonate zugrunde legen. Als Störungen kommen technische Schwierigkeiten des Arbeitgebers bei Anforderung und Abruf, Bereitstellung oder Übermittlung der ELStAM in Betracht. Hat nach Ablauf der drei Kalendermonate der Arbeitnehmer die Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt nicht mitgeteilt, ist rückwirkend Steuerklasse VI anzuwenden.
Die Drei-Monats-Regelung bei technischen Störungen findet nach Verwaltungsregelung auch in solchen Fällen Anwendung, in denen ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse beim Arbeitnehmer dem Arbeitgeber unzutreffende ELStAM bereitgestellt werden, die einen unzutreffenden Lohnsteuerabzug bewirken (Rn. 35 und 91). Der Arbeitgeber kann unter dieser Voraussetzung den bisher dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegten ELStAM-Datensatz für die Dauer von längstens drei Monaten weiter anwenden.
Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale können dadurch entstehen, dass aufgrund einer unvollständigen Datenlieferung der Meldebehörden die Ehegattenverknüpfung entfällt, weshalb die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber rückwirkend eine fehlerhafte Steuerklasse mitteilt (z. B. Steuerklasse I statt der bisherigen Steuerklasse III).
Wichtig: Weggefallen ist die Anwendung der Kulanzregelung für Fälle, in denen durch einen Fehler des ehemaligen Arbeitgebers dem gegenwärtigen Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses zu Unrecht die Steuerklasse VI zugeteilt wird. Zum Verfahren in diesen Fällen vgl. vorstehende Ausführungen zum Arbeitgeberwechsel.
Die Weiteranwendung der bisherigen ELStAM in den verbleibenden Fällen der Kulanzregelung ist davon abhängig, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlich versichert, dass sich seine persönlichen Verhältnisse nicht geändert haben. Innerhalb des Drei-Monats-Zeitraums muss der Arbeitnehmer die Korrektur der ELStAM beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt beantragen. Andernfalls ist rückwirkend die Besteuerung nach der Steuerklasse VI durchzuführen.
Wendet der Arbeitgeber bei fehlerhaften ELStAM die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale länger als drei Monate für den Lohnsteuerabzug an, obwohl der Arbeitnehmer ihm keine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, haftet der Arbeitgeber in Höhe des Differenzbetrages zu der von ihm einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer zur Steuerklasse VI (Rn. 132).
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