Ineffiziente Prozesse, geprägt von Medienbrüchen, manuellen Tätigkeiten und fehlender Standardisierung, führen zu unnötigem Zeitaufwand und erhöhten Kosten. Eine systematische Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe ist unerlässlich, um die Grundlage für den zukünftigen Einsatz von KI zu schaffen.
Die Digitalisierung ist in vielen Steuerkanzleien noch lange nicht vollzogen
Noch immer erhalten vielen Kanzleien von ihren Mandanten Papierbelege zum Verbuchen. In den letzten Jahren wurde versucht, die Mandanten nach und nach davon zu überzeugen, die Belege in elektronischer Form gescannt zu übermitteln. Auch wenn Siegel mit dem Namen „Digitale Kanzlei“ etwas anderes suggerieren, so ist die Digitalisierung an dieser Stelle noch lange nicht vollzogen.
Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert das Denken in Datenflüssen und das Verständnis, dass jeder Beleg einmal in einem Computersystem generiert wird. In der Praxis erleben wir, dass anschließend dieser Beleg häufig seine Ursprungsform verlässt, um z.B. postalisch verschickt zu werden. In anderen Fällen wird der Beleg zwar unverändert per Email versandt, anschließend jedoch vom Empfänger zur Weiterverarbeitung ausgedruckt. Zu digitalisieren bedeutet, mit Hilfe von Schnittstellen Verbindungen zwischen verschiedenen Computersystemen zu schaffen und die Übertragung von Belegen in unveränderter Form aus dem Quell- in das Zielsystem zu ermöglichen und so manuelle Tätigkeiten zu minimieren.
Softwarelösungen sind oft zu komplex und erfordern Schulungen
Betrachten wir den Kanzleialltag mit dem Fokus auf Datenflüsse, so erkennen wir, dass eine weitere Herausforderung in der Komplexität der Softwarelösungen liegt. Mitarbeiter kennen häufig die relevanten Funktionen der Programme nicht. Unnötige Arbeitsschritte sind die Folge. Zielgerichtete Schulungen, kanzleiinterner Informationsaustausch und der Aufbau von Expertise im Umgang mit der vorhandenen Technologie können die Effizienz deutlich steigern.
In Zeiten der Digitalisierung ist der Jahresabschlussbericht aufgrund seiner statischen Form nicht mehr das geeignetste Mittel zur Vermittlung von Unternehmensinformationen.
Ein weiterer wichtiger Hebel liegt darin, die bisherigen Gewissheiten zu überdenken. Beispielsweise wird in vielen Kanzleien der Jahresabschluss noch immer als „das Aushängeschild“ der Kanzlei betrachtet. Er wird individuell auf den Mandanten zugeschnitten, angepasst und somit viel Zeit auf die Erstellung verwendet. Ein Blick auf große Marktteilnehmer zeigt, dass hier jedoch ein Umdenken erfolgt. In Zeiten der Digitalisierung ist der Jahresabschlussbericht aufgrund seiner statischen Form nicht mehr das geeignetste Mittel zur Vermittlung von Unternehmensinformationen. Professionelle Reportings, grafisch aufbereitet, mit aussagekräftigen Kennzahlen, die den Durchgriff bis zum Beleg ermöglichen und mobil abrufbar sind, bieten Entscheidungsträgern heutzutage einen sehr viel besseren Zugang zu entscheidungsrelevantem Unternehmenswissen.
Kanzleien, die ihren Mandanten diese Mehrwerte zugänglich machen, werden sehr viel eher als kompetente Partner wahrgenommen, als die Kanzleien mit dem hübschesten Deckblatt auf ihrem Jahresabschluss.
Diese Erkenntnis eröffnet den Raum, um den Jahresabschluss auf das gesetzlichen Mindestmaß herunterzubrechen, die Erstellung zu standardisieren und automatisieren und die gewonnene Zeit in die Optimierung der Reportings zu investieren, um so dem Mandanten die best-möglichen Informationen über sein Unternehmen verfügbar zu machen.
Richtiges Mandantenonboarding hilft, Arbeitsschritte zu minimieren
Ein weiterer Hebel liegt im Mandanten-Onboarding. Geprägt vom Dienstleister-Gedanken werden die Mandantendaten häufig in Empfang genommen und unreflektiert weiterverarbeitet. So buchen Selbstbucher die von Ihnen favorisierten Konten. Im Rahmen der Abschlusserstellung müssen diesen Konten anschließend Jahr für Jahr wieder umgebucht oder umgegliedert werden, um die Konsistenz zur E-Bilanz zu schaffen oder die Schnittstellen zu den Steuerprogrammen nutzen zu können. Die zusätzliche Zeit in das Onboarding zu investieren und dem Mandanten aufzuzeigen, welchen Mehraufwand eine Abweichung von der Taxonomie verursacht, welche Alternativen es gibt (Kostenstellen, Erweiterung des Nummernkreises, Reportings), um dem Informationsbedürfnis, zeigt dem Mandanten, dass sein Berater mitdenkt und ein Interesse hat, ineffiziente und unnötige Kosten verursachende Arbeitsschritte zu minimieren.
Erst wenn diese Maßnahmen abgeschlossen sind, liegen die Daten am richtigen Ort. Erst jetzt kann KI effizient eingesetzt werden, um die nächsten Schritte der Automatisierung zu gehen.
Fazit:
Bevor Kanzleien in KI-Lösungen investieren, sollten sie ihre "Hausaufgaben" erledigen und die bestehenden Prozesse optimieren. Das schafft die notwendige Grundlage für eine erfolgreiche KI-Integration und erhöht die Effizienz der Kanzlei bereits ohne den Einsatz von KI.
Hinweis der Redaktion: CoPilot Tax Haufe präsentiert die neue KI-Lösung CoPilot Tax. Es handelt sich dabei um einen auf künstlicher Intelligenz basierenden Assistenten, dem Sie im Rahmen Ihres Steuer Office steuerliche Fragen stellen und mit dem Sie in einen Dialog treten können. CoPilot Tax wurde in den letzten Monaten in enger Zusammenarbeit der KI- und Fach-Experten von Haufe entwickelt. Das enthaltene Steuerwissen basiert ausschließlich auf den rechtssicheren Inhalten des Haufe Steuer Office. Der CoPilot Tax wird in den nächsten Wochen in alle Versionen des Haufe Steuer Office integriert. Hier erfahren Sie mehr zu CoPilot Tax. Tipp: Melden Sie sich zur Live Demo in einem kostenlosen Webinar an und lassen Sie sich das Tool vorführen. |