Solange die Nachfrage da ist, ist der Transformationsdruck in manchen Kanzleien niedrig. Das kann gut gehen, muss es aber nicht. Denn auch jenseits der Digitalisierung lauern zahlreiche Stolperfallen, die dafür sorgen können, dass eine Steuerkanzlei in wenigen Jahren nicht mehr wettbewerbsfähig ist.
Alarmsignal 1: eine homogene Altersstruktur
Wenn die Kanzlei-Mitarbeiter annähernd gleich alt sind, mag dies für das Kanzleiklima in Ordnung sein. Aber sobald alle Mitarbeiter gleichzeitig in den Ruhestand gehen, kann das Personalproblem existenzbedrohend werden. Wichtig ist es, seine Mitarbeiterschaft frühzeitig zu verjüngen. Das Ziel sollte eine heterogene Altersstruktur sein. Eine Kanzlei benötigt sowohl ältere, erfahrene Mitarbeiter als auch jüngere, eventuell technisch und digital affine Mitarbeiter. Auch die mittlere Generation ist als Bindeglied unverzichtbar. Nur so wird sichergestellt, dass beim altersbedingten Ausscheiden von Mitarbeitern der Kanzleibetrieb jederzeit fortgeführt werden kann.
Alarmsignal 2: der Großmandant
Einen namhaften, großen Mandanten zu betreuen, ist lukrativ und gut für das Image. Aber Achtung: Wer nahezu alles auf eine Karte setzt, riskiert ebenso viel zu verlieren. Auch für den Verkauf einer Kanzlei kann sich die Abhängigkeit von einem Großmandanten negativ auf die Nachfrage auswirken. Eine ausgewogene Mandantenstruktur schützt vor unverhofften Einnahmeeinbrüchen und kann dafür sorgen, dass eine Kanzlei auch bei Turbulenzen bestimmter Wirtschaftszweige oder einem Mandantenwechsel wettbewerbsfähig bleibt.
Alarmsignal 3: …das kann der Nachfolger erledigen
Ist für einen Kanzlei-Inhaber sein Ruhestand in Sicht, mag es für ihn eine Frage von Aufwand und Nutzen sein, Transformationsprozesse anzustoßen. Doch die Denke „das kann mein Nachfolger erledigen“ birgt viel Sprengstoff. Zum einen kann die Entwicklung schneller verlaufen als gedacht und der Wettbewerb schon morgen die eigene Kanzlei überflügeln. Zum anderen könnte der Nachfolger den entstandenen Rückstand nie mehr aufholen. Wer Transformationsprozesse aussitzt, bekommt in fünf oder zehn Jahren die Rechnung – in Form eines niedrigeren Kanzleiwertes und eines übermächtigen Wettbewerbes.
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Alarmsignal 4: Nischen-Know-how – nur Klaus kennt sich aus
Es gibt sie in jeder Kanzlei: Mitarbeiter mit Spezialwissen. Insbesondere in der jetzigen Zeit erschließen sich viele Steuerberatungen neue Geschäftsfelder und spezialisieren sich thematisch. Doch was passiert, wenn zum Beispiel der Steuerexperte für Krypto-Währungen die Kanzlei verlässt? Wird eine Nische erschlossen, muss der Wissenstransfer sichergestellt sein, rechtzeitig. Spezialwissen zu bestimmten Branchen oder Geschäftsfeldern sollte dauerhaft nicht personengebunden sein. Mitarbeiterschulungen und ein regelmäßiger, fachlicher Austausch sind zwingend nötig.
Alarmsignal 5: keine Zeit für Neues
Die Mitarbeiter sprühen vor neuen Ideen – doch sie können nie umgesetzt werden, weil der Kanzlei-Inhaber chronisch überlastet ist. Alle Verantwortung ruht auf ihm, sämtliche strategischen Entscheidungen sowieso, doch das Tagesgeschäft geht vor. Der Inhaber zieht alle Fäden, und hat alle Hände voll damit zu tun, den Kanzleibetrieb am Laufen zu halten. Alles in Frage stellen, neue Strategien entwickeln, Transformationen angehen? Oft fehlen Zeit und Kraft, wenn alles auf den Schultern einer einzigen Person lastet. Auch hier lautet die Lösung: Entpersonalisierung. Aufgaben müssen verteilt und Verantwortliche benannt werden. Eine regelmäßige interne Kommunikation ermöglicht es, Probleme schneller zu lösen und auch auf Wünsche und Ideen der Kollegen einzugehen. Wer die Mitarbeiter in die Kanzlei-Entwicklung aktiv einbezieht, verbessert Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit und schafft Freiräume für neue Ziele.
Alarmsignal 6: die Antwort auf die Digitalisierung lautet „Word, Excel und E-Mail“
Das Internet geht nicht wieder weg, die Digitalisierung auch nicht. Im Gegenteil: sie schreitet rasant voran und durchdring mittlerweile alle Bereiche der Gesellschaft. Selbst immer mehr mittlere und kleine Firmen digitalisieren ihre Prozesse. Als Steuerkanzlei lediglich auf Word und Excel zu setzen und mit den Mandanten per E-Mail kommunizieren, ist keine Digitalisierung. Um effiziente Prozesse zu ermöglichen, muss eine Digitalisierung das gesamte Kanzleimanagement und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter einbeziehen. Zusätzlich können digitale Kommunikationskanäle genutzt werden. Dazu zählen neben der Kanzleiwebsite auch die sozialen Medien, Online-Video-Konferenzen oder virtuelle Beratungsmöglichkeiten. Der digitalen Zusammenarbeit mit den Mandanten sollte besonderes Augenmerk geschenkt werden – zum Beispiel mit einer cloudbasierten Buchhaltung. Auch für die Mandanten-Akquise sind digitale Prozesse hilfreich, weil sie neue Mandanten anziehen und ein überregionales Agieren vereinfachen. Wer wirklich digitalisiert, spart durch automatisierte Prozesse außerdem wertvolle Zeit, die in Beratung und die Erschließung neuer Geschäftsfelder fließen kann.
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Alarmsignal 7: das große Schweigen
Dieses Problem ist aus vielen Ehen bekannt: Die Partner reden nicht mehr miteinander, oft ist die Trennung später unausweichlich. Für Steuerberatungsgesellschaften kann das Schweigen der Partner bereits ohne spätere Trennung ein ernstes Problem darstellen. Entscheidungen werden nicht getroffen oder vertagt, weil die Partner nicht miteinander kommunizieren oder sich nicht verstehen. Wichtige strategische Weichenstellungen bleiben aus Rücksicht auf den Partner aus. Wenn eine Steuerkanzlei aufgrund von Meinungsverschiedenheiten ihrer Partner schleichend handlungsunfähig wird, endet dies früher oder später im Desaster. In solchen Fällen sollte ein Coach ins Haus geholt werden, der die Partner wieder auf eine Linie bringt. Hilft dies nicht weiter, kann nur eine Trennung die Lösung sein. Wichtig ist, diese Thematik nicht aufzuschieben, da die Grundsteine für eine zukünftige Wettbewerbsfähigkeit schon heute gelegt werden.
Die Steuerberaterbranche befindet sich in einem tiefgreifenden Umbruch, der durchaus Tücken birgt. Um aus dieser Transformation stark und wettbewerbsfähig vorzugehen, ist es wichtig, Alarmsignale frühzeitig zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern. Dies ist noch kein Garant für den zukünftigen Erfolg einer Steuerkanzlei – aber es erhöht die Chancen deutlich.