Changemanagement: Nachhaltiges Changemanagement im Konte ... / 2.4 Der Kollaborationsprint

Ziel ist es, mit dem Modell Kollaborationsprint die effiziente Ausführung der Tätigkeiten sowie der Teambelange in den Vordergrund zu stellen und in Abhängigkeit davon Ort und Umgebung abzuleiten. Und genau das ist Activity-Based-Working. Dabei gibt die verpflichtende Methode des Kollaborationssprints Orientierung und ermöglicht den Mitarbeitenden und Führungskräften den teameigenen Modus der hybriden Zusammenarbeit partizipativ zu definieren (siehe Abb. 3).

Abb. 3: Kollaborationssprint in 4 Phasen^[1]

[1] OTTO GmbH & Co KG.

2.4.1 Aufbau und Ablauf des Kollaborationssprints

Die Methode des Kollaborationssprints ist als Kreislauf angelegt. Beim ersten Mal bereiten alle (Mitarbeitende und Führungskraft) einige individuelle Fragen vor, welche dann im gemeinsamen Initial-Workshop zusammengetragen werden. Beispiele für diese Fragen und einen möglichen Aufbau des Workshops werden als Anleitung den Kolleginnen und Kollegen an die Hand gegeben. Der Kollaborationsprint ist partizipativ, kollegial und demokratisch angelegt. Jede Person darf und sollte in dem Prozess eigene Erfahrungen und Meinungen einbringen. Das Ziel des Workshops ist, im Team ein gemeinsames Commitment entwickelt zu haben, welches die Zusammenarbeit für die nächsten drei Monate verbindlich definiert.

Und hier setzt der Kreislauf ein: Dieses Commitment wird gut sichtbar für alle festgehalten und umgesetzt. Dabei werden Erfahrungen gesammelt und Learnings abgeleitet. Dann, nach etwa zwölf Wochen, findet eine Retroperspektive statt, um über die vergangenen Wochen zu sprechen und das Commitment möglicherweise zu optimieren. Sowohl Rahmenbedingungen als auch Team-Konstellationen oder Aufgabenbereiche verändern sich ständig. Das gegebenenfalls angepasste Commitment wird dann wieder drei Monate lang getestet. Und der Zyklus beginnt erneut.

2.4.2 Matrix der Zusammenarbeit

Um sich orientieren zu können, welche Tätigkeiten welche Art der Interaktion benötigen und wo sie daher am effektivsten verrichtet werden, gibt es die Matrix der Zusammenarbeit.

Dort wird auf der X-Achse zwischen asynchronen und synchronen Tätigkeiten unterschieden. Das bedeutet einfach gesagt: Brauche ich für diese Tätigkeit direkte Reaktionen von einem Gegenüber oder kann ich das To-Do auch alleine sogar zu einem zeitversetzten Zeitpunkt erledigen?

Die Y-Achse beschreibt den empfohlenen Ort der Zusammenarbeit. Sie reicht von den zwei Endpunkten "Mobile Office" bis hin zu "Büro". Dabei steht das Büro für den optimalen Ort für die gemeinsame Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen und das Mobile Office symbolisch für den zurückgezogenen Arbeitsort.

Die diagonale Achse zieht eine gedachte Linie durch verschiedene Tätigkeitstypen und schneidet dadurch die X- und die Y-Achse. Sie wirft die Frage auf, wie sachlich oder emotional ein Thema ist.

In der Matrix finden sich Beispiele, welche Tätigkeiten an welchem Ort am besten ausgeübt werden können. Die Formen und der Verlauf der farbigen Felder zeigen dabei, wo diese Tätigkeiten überwiegend ausgeführt werden (siehe Abb. 4):

Abb. 4: Matrix der Zusammenarbeit^[1]

Getreu dem Activity-Based-Working-Gedanken wird dabei zwischen Tätigkeiten, die besser für präsentes Arbeiten geeignet sind und solchen, bei denen sich das mobile Arbeiten anbietet, unterschieden. Dabei geht es um 2 simple Fragen:

1. Wie emotional und/oder komplex ist das Thema?
2. Wie synchron (physisch gleichzeitig) muss die Kommunikation sein?

Die Antwort: Je emotionaler, komplexer und kreativer ein Thema ist, je synchroner und persönlicher die Kommunikation, desto eher findet die Tätigkeit vorzugsweise im Büro statt. Dazu gehören zum Beispiel personenbezogene Themen, Vernetzung und soziale Interaktion sowie Aufgaben mit hoher "emotionaler" und/oder innovativer Interaktion. Somit eignen sich die eher sachlich orientierten Themen, die wenig Interaktion mit Kolleginnen und Kollegen benötigen, hingegen perfekt für mobile Arbeit.

[1] OTTO GmbH & Co KG.