ISO 50001: Aufbau, normative Anforderungen und Zertifizi ... / 1.4 Kapitel 7: Unterstützung und Dokumentation

Zur Erreichung der geplanten Wirkung des Energiemanagementsystems sind Unterstützungsprozesse erforderlich.

Dazu gehören personelle, finanzielle und materielle Ressourcen (Kap. 7.1), die vom Energieteam geplant und von der Geschäftsführung zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Ressourcen für ein EnMS umfassen zum Beispiel Investitionen in Anlagen oder Messsysteme, digitale Infrastrukturen wie Software und Datenablagesysteme sowie kompetente Mitarbeiter.

In Bezug auf den Energieverbrauch müssen die notwendigen Kompetenzen und Ressourcen (Kap. 7.2) bestimmt und durch Weiterbildungen und Qualifizierungen ausgebaut werden. Die Personen müssen sich bewusst sein, welchen Einfluss sie auf die energiebezogene Leistung und die Konsequenzen des Nichteinhaltens von Regeln und Verfahren haben (Kap. 7.3).

Es muss sichergestellt werden, dass jede Person zur richtigen Zeit die richtige Information erhält (interne und externe Kommunikation, Kap. 7.4). Beispiele hierfür sind das Berichtswesen an die Geschäftsführung, der Austausch mit Behörden, interne Teammeetings und auch die Unternehmenskommunikation im Rahmen von PR und Marketing. Für die Mitarbeitenden muss es möglich sein, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten, die auf wöchentlichen Meetings, Audits und Schulungen beruhen (Kap. 7.4). Diese sollten von der Energiemanagerin oder dem Energiemanager geprüft, bewertet und gegebenenfalls mit der Geschäftsführung abgestimmt werden. Diese Maßnahmen verbessern die Bewusstseinsbildung für das Thema Energie in der Organisation und ermöglichen eine Optimierung der energiebezogenen Leistung.

Wie in vielen anderen Bereichen heißt es auch im Energiemanagement "Wer schreibt, der bleibt". Es ist sehr wichtig, dass eine umfangreiche Dokumentation der getätigten Maßnahmen (Kap. 7.5) erfolgt, auch um externen Auditoren einen Nachweis über die Funktionsfähigkeit des Systems und erzielte Verbesserungen vorlegen zu können. Ein gutes Dokumentenmanagement hilft Übersicht und Kontrolle zu behalten. In der folgenden Tabelle sind die nötigen dokumentierten Informationen entsprechend DIN EN ISO 50001 zusammengefasst:

Checkliste 2: Übersicht zu vorzuhaltenden Dokumenten und Nachweisen nach DIN EN ISO 50001
Energiepolitik	Dokumentationsregelungen und -management
Ziele und Energieziele	Auslegungstätigkeiten (Anlagen- und Baudokumentation)
Aktionspläne	Bewertung der Leistung (Überwachung/Messung, Reaktion bei Abweichungen)
Energetische Bewertung (Ergebnisse und Verfahren)	Bewertung der Einhaltung rechtlicher und weiterer Anforderungen
Energieleistungskennzahlen (Ergebnisse und Verfahren)	Auditprogramm und Auditergebnisse
Energetische Ausgangsbasis (Ergebnisse und Verfahren)	Ergebnisse der Managementbewertung
Energiedatensammlung (Ergebnisse und Verfahren)	Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen (Art der Nichtkonformität, Folgemaßnahmen, Ergebnis d. Korrekturmaßnahmen)
Information zur Wiederholbarkeit und Genauigkeit der eingesetzten Messinstrumente	Dokumentationsregelungen (Methodik und Ergebnis) und dokumentierte Information externer Herkunft,
Kompetenz (Nachweis der Kompetenz)	die für die Planung und den Betrieb des EnMS relevant ist
Kommunikation (Verbesserungsvorschläge, aufbewahren optional)	Dokumente für die betriebliche Planung und Steuerung von Prozessen und Abläufen (Kriterien, Personen)
Bewertung der Leistung (Ergebnisse d. Überwachung u. Messung, bei Abweichungen: Ergebnisse d. Untersuchung u. Reaktion)	Auslegungstätigkeiten (Anlagen- und Baudokumentation)
Bewertung der Einhaltung rechtlicher und weiterer Anforderungen (Ergebnisse und Maßnahmen)