Moderation: Workshops und Sitzungen effektiv und effizient leiten

Zusammenfassung

Mitarbeiter sind heute aufgefordert, an Entscheidungen mitzuwirken und Arbeitsprozesse mit zu gestalten. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bzw. Teamarbeit wird deshalb immer wichtiger. Moderationstechnik hilft Ihnen, Arbeitsgruppen in Ihrem Unternehmen effizienter und effektiver zu leiten. Als Moderator verhalten Sie sich stets neutral, gleichen aus und vermitteln, wenn es nötig werden sollte, zwischen streitenden Parteien. Sie führen die Gruppe nicht, sondern leiten sie. Bereiten Sie sich daher sorgfältig auf das Thema, die Zielsetzung, die Teilnehmer und die Rahmenbedingungen vor.

Gute Moderatoren setzen Techniken zur Ideensammlung und -auswertung flexibel ein. Sie wählen je nach Thema, Teilnehmern und Situation die richtigen aus. Visualisierungen helfen Ihnen dann dabei, Ideen, Ergebnisse und Maßnahmen herauszuarbeiten und im Gedächtnis zu behalten. Ob Zeichnungen, Skizzen oder Sätze – achten Sie auf Übersichtlichkeit.

1 Moderation ist eine Führungsaufgabe

Gruppenmoderation ist heute eine Führungsaufgabe. Kein Wunder, denn die tiefgreifenden Veränderungen in den Unternehmen haben zu einem neuen Mitarbeiterbild geführt: Mitbestimmung und die Beteiligung von Mitarbeitern an Prozessen und Entscheidungen werden immer wichtiger. Dies gelingt jedoch nur, wenn die Führung Raum schafft für Gespräche, Auseinandersetzungen und kooperatives Arbeiten. Dazu benötigt sie die Fähigkeit, Gruppen effektiv und effizient zu moderieren.

Es gibt einen weiteren Grund, sich mit der Kunst der Moderation zu befassen. Die Zeiten, in denen eine Führungskraft als oberster Fachmann des Betriebs über alles Bescheid wusste, sind vorbei. Die Arbeitsgebiete in den Firmen werden immer komplexer und die Mitarbeiter immer spezialisierter. Umso wichtiger wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Hier kommt es nicht darauf an, allen anderen fachlich überlegen zu sein. Gefordert ist vielmehr Methodenkompetenz. Sie müssen wissen, wie Sie die Gruppe motivieren und anleiten, ein gutes Ergebnis zu erarbeiten und es anschließend umzusetzen.

Welche Aufgabe hat der Moderator?

Das lateinische Wort "moderare" bedeutet mäßigen, ausgleichen. Damit ist schon das Wichtigste über die Rolle des Moderators gesagt: Er sollte eine distanzierte Haltung bewahren, um Neutralität bemüht sein und in heiklen Situationen vermitteln können. Aber das ist natürlich nicht alles. Rein inhaltlich gesehen

• leitet der Moderator eine Arbeitsgruppe
• mit Hilfe bestimmter Methoden
• zu einem gemeinsam erarbeiteten Ergebnis.

Wer soll Moderator sein?

Bevor wir uns mit der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen oder Workshops befassen, müssen wir eine wichtige Frage klären: Wer ist in Ihrem speziellen Fall der beste Moderator? Trifft man die falsche Wahl, kann das den Erfolg des Workshops oder der Sitzung gefährden. Die folgende Checkliste kann Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.

Anforderungen an den Moderator	Frage
Distanz zum Problem	Nimmt die Person eine neutrale Haltung zur Problemstellung ein?
	Bleibt die Person souverän und ruhig, auch wenn es in der Gruppe einmal brenzlig werden sollte?
Akzeptanz im Unternehmen	Wird die Gruppe den Moderator akzeptieren?
	Werden die nicht am Workshop beteiligten Mitarbeiter, die von den Ergebnissen jedoch betroffen sein werden, die Person akzeptieren?
	Akzeptiert die Führungsebene den Moderator?
	Was spricht für einen Moderator aus der betroffenen Abteilung? Was spricht für einen Moderator aus einer anderen Abteilung, einen internen Externen?
Methodenkompetenz	Ist die Person in der Lage, sich Methoden zu erarbeiten?
	Welche Vorteile/Nachteile würde der Einsatz eines Profis bringen?

2 So bereiten Sie sich richtig vor

Eines sollten Sie einkalkulieren: Wie glatt ein Workshop läuft, wie kooperativ die Gruppenmitglieder sein werden – das können Sie im Vorhinein nicht wissen. Es kann vorkommen, dass eine Gruppe die Methode nicht akzeptiert, mit der Sie ein Problem angehen wollen. Dann heißt es, sich darauf einzustellen, Ängste oder Vorbehalte abzubauen und, falls nötig, einen anderen Weg einzuschlagen. Wir wollen Ihnen daher kein Einheitsrezept anbieten, sondern mehrere Möglichkeiten. Kommen wir zunächst aber zu den Punkten, die für alle Sitzungen oder Workshops zu erarbeiten sind.

Klären Sie Ihren Auftrag!

Häufig sitzt der Moderator bei seiner Arbeit zwischen zwei Stühlen. Es gibt irgendein Problem, das für Spannungen sorgt. Und wie immer gibt es zwei Pole: häufig befindet sich die Führung an dem einen, die Gruppe bzw. bestimmte Mitarbeiter am anderen Pol. Ihre Aufgabe als Moderator ist es, eine Lösung und einen Konsens zu erreichen. Gewöhnlich vergibt die Führung den Auftrag, einen Workshop durchzuführen. Einerseits müssen Sie dabei gegenüber der Firma loyal sein – zumal wenn es Ihre eigene ist – andererseits aber auch gegenüber den Gruppenmitgliedern. Klären Sie daher folgende Fragen sobald wie möglich, um Missverständnissen oder anderen unangenehmen Zwischenfällen vorzubeugen:

• Welche Hintergründe hat der Auftrag?
• Wer sind die Menschen, mit denen ich arbeiten werde?
• Über welches fachliche und persönlich...