Anlagenverzeichnis und Anlagespiegel / 1 Aufbau eines Anlagenverzeichnisses

Die Anlagenbuchführung ist ein Bestandteil des Rechnungswesens und als solche eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung. Diese kann traditionell auf Papier oder – heute weit überwiegend – unter Einsatz der EDV geführt werden. Bei einem Anlagenverzeichnis auf Papier werden sämtliche Wirtschaftsgüter auf Inventarbögen oder Karteikarten erfasst. In der EDV-Anlagenbuchhaltung entspricht der Stammdatensatz für ein Wirtschaftsgut einer herkömmlichen Inventarkarte der Anlagenkartei. Auf ihr sind bei der Anschaffung bzw. Herstellung des Wirtschaftsguts alle wesentlichen Angaben zu machen, und das Programm erstellt dann ein solches Verzeichnis "auf Knopfdruck", indem es die Werte unter Berücksichtigung der Abschreibung für Abnutzung fortführt.

Das Abstimmen und Fortführen der Anlagegüter auf Papier erfolgt nach dem gleichen Schema. Lediglich Rechenarbeit und Auswertungen sind "per Hand" zu erledigen – für ein Verzeichnis bis zu 50 Anlagegütern erscheint dies angesichts der Softwarekosten ggfs. durchaus noch zumutbar. Allerdings bieten die Software-Anbieter heute für Unternehmen aller Größen standardisierte Lösungen an. Ohne größeren Aufwand ist es auch möglich für kleinere Anlagenbuchhaltungen eigene Dateien mittels gängiger Programme (z. B. Excel) selber zu erstellen.

Praxis-Tipp

Für künftige Anschaffungen Platz im Anlagenverzeichnis einplanen

In Anlehnung an die handelsrechtliche Bilanzgliederung werden Anlagegruppen für gleichartige Wirtschaftsgüter gebildet. Mögliche Gruppierungen sind:

• Software
• Grundstücke
• Gebäude
• Maschinen
• Fahrzeuge
• Geschäftsausstattung
• geringwertige Wirtschaftsgüter
• Anlagen im Bau usw.

Für Neuanschaffungen sollte bei einer Lösung auf Papier immer ein wenig Platz zwischen den Gruppen eingeplant werden. Bei Einsatz einer Softwarelösung stellt sich dieses Problem nicht, da beliebig Zeilen in die Datei eingefügt werden können.

Folgende Felder sind im Anlagenverzeichnis auszufüllen:

• Inventarnummer
• Gegenstand
• Standort, Fabrik-/Seriennummer
• Lieferant
• Anschaffungsdatum
• Abschreibungsart/Nutzungsdauer
• Buchwert zu Beginn des Wirtschaftsjahrs
• Restbuchwert am Schluss des Wirtschaftsjahrs
• Abgänge
• Abschreibungs- und Zuschreibungsbeträge des laufenden Geschäftsjahrs

Anzusetzende Werte

Die Anschaffungs-^[1] oder Herstellungskosten^[2] bilden die Grundlage für die späteren Abschreibungen. Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind alle Aufwendungen, die beim Erwerb des Gegenstands angefallen sind, plus Kosten, die aufgewendet wurden, um diesen in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen.^[3]

Sog. Nebenkosten wie Fracht und Montagekosten gehören ebenso dazu, wie auch sonstige nachträgliche Kosten, sofern sie dem Anlagegut einzeln zugerechnet werden können.

Achtung

Anschaffungskosten gering halten

Die Anschaffungskosten sollten so gering wie möglich gehalten werden. Denn nicht direkt zurechenbare Aufwendungen können sofort als Aufwand gebucht werden. Vergessen sollte man dabei auch nicht, etwaige nachträglich gewährte Skonti und Zuschüsse von den Anschaffungskosten abzuziehen.

Der so gebildete und erfasste Wert bleibt konstant. Er verändert sich nicht durch Abschreibungen. Die wertmäßige Veränderung wird im Buchwert und dem Restbuchwert sichtbar.

[1] Schubert/Hutzler, in Beck'scher Bilanzkommentar, 13. Aufl. 2022, § 255 HGB Rz. 10 ff.; zu den handelsrechtlichen Anschaffungskosten; zum Steuerrecht Kulosa, in Schmidt, EStG, 42. Aufl. 2023, § 6 EStG Rz. 31 ff.

[2] Vgl. Schubert/Hutzler, in Beck'scher Bilanzkommentar, 13. Aufl. 2022, § 255 HGB Rz. 240 ff.; zum Steuerrecht Kulosa, in Schmidt, EStG, 42. Aufl. 2023, § 6 EStG Rz. 151 ff.

[3] § 255 HGB bzw. § 6 EStG.