Bericht von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebs ... / 3 Beispiele aus der Praxis

In den folgenden Abschnitten wird gezeigt, wie Fachkräfte für Arbeitssicherheit in der Praxis ihrer Berichtspflicht nach § 5 DGUV-V 2 nachkommen können.

3.1 Nutzung von Berichten und Protokollen

In der Praxis werden vielfach Berichte und Protokolle dazu genutzt, um der Berichtspflicht nach DGUV-V 2 nachzukommen. Bei diesem "pragmatischen Lösungsweg" gibt es verschiedene Varianten.

Einfache Möglichkeit: In der Sitzung des Arbeitsschutzausschusses (ASA) einen Tagesordnungspunkt "Bericht der Fachkraft für Arbeitssicherheit" aufnehmen. Je nach betrieblichen Begebenheiten kann dieser Tagesordnungspunkt bei jeder Sitzung oder einmal jährlich platziert und betrachtet werden. Das Protokoll der ASA-Sitzung stellt dann das Kernstück des Berichtes nach § 5 DGUV-V 2 dar.^[1]

Praxis-Tipp

Gute Vorbereitung ist alles

Bereiten Sie sich z. B. mit Stichpunkten auf den Tagesordnungspunkt vor. Denkbar ist, dass Sie Ihre Stichpunkte schriftlich festhalten und als Handout verteilen, um den Erfahrungsaustausch in Gang zu bringen. Offene Fragen, die von den Teilnehmern der ASA-Sitzung formuliert werden, können direkt vor Ort geklärt werden. Wichtig ist, dass Sie darlegen, wie viel Einsatzzeit für welche Tätigkeit aufgewendet worden ist. Achten Sie auch darauf, dass die Diskussionsergebnisse sorgfältig protokolliert werden.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, alle in einem Zeitraum erstellten Berichte und Protokolle zusammenzustellen und somit Auskunft über die sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung zu geben. Diese Variante wird u. a. von freiberuflich tätigen Fachkräften für Arbeitssicherheit oder überbetrieblichen Diensten genutzt, die mittlere oder größere Unternehmen betreuen. In kleinen Firmen, die aufgrund der geringen Einsatzzeit z. B. nur einmal jährlich besucht werden, wird häufig ein Protokoll verfasst, aus dem die wesentlichen Tätigkeiten und die hierfür aufgewendete Einsatzzeit hervorgehen.

[1] Telefonische Information von Prof. Dr. Arno Weber vom 24.6.2015.

3.2 Erstellung von Publikationen

In einigen, meist größeren Unternehmen, wird die Berichtspflicht nach § 5 DGUV-V 2 umfangreicher ausgelegt: In diesen Unternehmen werden eigene "Jahresberichte" oder "Arbeits- und Gesundheitsschutzberichte" verfasst. Diese Leistungsdokumentationen werden konzernintern verteilt, aber auch externen Personen und Institutionen zugänglich gemacht. Bei der Entstehung arbeiten häufig interne Präventionsfachleute mit der internen Kommunikationsabteilung und/oder externen Kommunikationsdienstleistern zusammen.

Der Vorteil von umfangreicheren Dokumentationen liegt darin, dass Arbeits- und Gesundheitsschutz in das gesamte betriebliche Geschehen (z. B. Personalplanungen, Bauvorhaben) eingebettet werden kann. Es können neue Themen im betrieblichen Präventionsgeschehen (z. B. Aufbau eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements, Tätigkeit von Disability Managern) platziert werden. Damit wird den Lesern, zu denen auch die Führungskräfte anderer Abteilungen gehören können, die Vielfalt des eigenen Aufgabengebietes verdeutlicht. Mit einem umfangreichen Bericht veröffentlichen Sie ein Dokument, in dem Sie sich als fachkundigen Berater positionieren, der nicht nur die klassischen Arbeits- und Gesundheitsschutzthemen im Blick hat, sondern auch ein Gespür für die aktuellen betrieblichen Belange besitzt.

Wichtig

Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Leser!

Ein umfangreicher Tätigkeitsbericht ist eine "Visitenkarte" für Sie – aber nur, wenn diese Publikation professionell gemacht ist. Achten Sie besonders auf eine gute, nachvollziehbare Struktur und Lesbarkeit! Legen Sie vorher den Personenkreis fest, der den Bericht nach Fertigstellung erhalten soll (z. B. Geschäftsführung, Bereichs- und Abteilungsleiter, Beschäftigte, Sicherheitsbeauftragte, Betriebsräte) und berücksichtigen Sie diese Zielgruppen in der Gliederung Ihres Berichtes. Ein Vorwort und eine Zusammenfassung mit einem Ausblick tragen zur besseren Orientierung bei. Versetzen Sie sich auch in die Lage des Unternehmers: Er will möglichst auf einem Blick erfassen, wo Schwachstellen in seinem Betrieb bestehen, warum er diese beseitigen soll und was das kostet.

Praxis-Tipp

Zusammenlegung von Berichten

Wenn Sie als interne Fachkraft für Arbeitssicherheit mehrere Gesellschaften eines Konzerns in leitender Funktion betreuen, können Sie prüfen, ob Sie für mehrere der Gesellschaften einen Bericht verfassen. Überlegen Sie aber im Vorfeld sorgfältig, ob Vergleiche im Präventionsgeschehen sinnvoll sind und von der Unternehmensleitung gewünscht werden.