Unkontrolliertes Wachstum der Reports stoppen
Wir haben über die Jahre festgestellt, dass die Reportinglandschaft unkontrolliert gewachsen ist und ein holistischer Blick auf die Fülle an Berichten fehlt. Die Vermutung lag nahe, dass wir in Teilen Doppelarbeiten verrichten oder sogar Berichte generieren, die bereits obsolet sind und gar nicht mehr zur betrieblichen Steuerung genutzt werden. Mit der Maßnahme „Cleansing Reporting“ wollten wir einen Überblick darüber bekommen,
- welche Reports regelmäßig als auch ad hoc angefertigt werden,
- welche Daten diese enthalten und
- welchem Empfängerkreis die Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.
Das Cleansing Reporting haben wir in 3 Teilschritte gegliedert:
- Inventur
- Reduktion
- Redesign
Inventur: Welche Berichte gibt es?
Für die Inventur aller bestehenden Reports haben wir Attribute definiert, nach denen wir diese auswerten und validieren können. Dies waren z. B.:
- Ersteller (Abteilung?)
- Frequenz (Regelmäßig oder ad hoc?)
- Empfängerkreis (Vorstand, oberes Management oder andere Stakeholder?)
- Inhalt (Einfluss?)
- Arbeitsaufwand (Personenstunden pro Monat)
- Design (Corporate Design ja oder nein ?)
- Datenvolumen (Größe der verschickten Daten)
- Seiten (Anzahl der versendeten Seiten)
Reporting-Aufwand analysieren
Die Ergebnisse der Analyse haben uns eine gute Übersicht über die Summe und Art aller erstellten Reports pro Monat gegeben. Zudem haben wir Aufschluss über den Erstellungsaufwand je Report und je Monat bekommen und an welchen Wochentagen Ressourcen dafür eingesetzt werden. Mit Hilfe der erhobenen Daten konnten wir gezielt Analysen hinsichtlich jener Berichte machen, die als erstes auf den Prüfstand mussten.
Alarmierende Erkenntnisse
Teilweise gab es Fälle, in denen bis zu einem Drittel der Arbeitszeit eines Mitarbeiters für die reine Erstellung von Reports ohne inhaltliche Auseinandersetzung aufgebracht wurde.
Die Ergebnisse haben sich auch auf die Einführung eines neuen Front Ends ausgewirkt. Sie haben uns dazu bewegt, die Automatisierung so weit wie möglich auszurollen und diesen Einmalaufwand in Kauf zu nehmen, um im Nachhinein bestehende Ressourcen besser und zielgerichteter einzusetzen.
Reduktion: Auf welche Berichte können wir verzichten?
Im zweiten Teilschritt, der Reduktion, haben wir die Analysen dazu genutzt, die erstellten Berichte auf ein notwendiges Minimum zu reduzieren und nach Synergien bei der Erstellung zu suchen. Dazu haben wir folgende Handlungsalternativen (s. Tabelle) definiert, mit den übergeordneten Zielen:
- Redundante Berichte löschen
- Ungenutzte Reports abschaffen
- Empfängerkreise anpassen
| Handlungsmöglichkeiten | Identifizierung |
| Report löschen | Empfänger fragen |
| Frequenz verringern | Empfänger fragen |
| Report ersetzen | Reports vergleichen |
| Reports zusammenfügen | Reports vergleichen |
| Empfängerliste anpassen | Empfänger fragen unautorisierte Empfänger streichen |
| Umfang des Reports verringern | Empfänger fragen |
| Erstellungsprozess verbessern | Personenstunden sind bekannt |
| Reports standardisieren | Kennzahlen überprüfen |
Die Reduktion führte zum gewünschten Erfolg. Wir haben die aufgewendeten Personenstunden je Monat um rund 15 % reduzieren können. Die versendeten Seiten pro Monat sind halbiert worden, da wir die Berichte im Parallelprojekt rund um das neue Front End überarbeitet und auf die notwendigsten Informationen reduziert haben. Was die im Zusammenhang notwendigen Informationen sind, konnte mit Hilfe von Umfragen bei den Konsumenten klar und deutlich herausgestellt werden. Umfragen sind ein überaus probates und viel zu selten eingesetztes Mittel, um Berichte bedarfsgerecht aufzusetzen sowie die Akzeptanz eines neu überarbeiteten Reports zu erhöhen.
Geringerer Aufwand innerhalb und außerhalb des Controllings
Das “Cleansing Reporting” hat somit nicht nur innerhalb des Controllings für Entlastung gesorgt, sondern auch extern, auf abteilungsfremden Ebenen. Es wurden pro Monat wesentlich weniger Reports an deutlich weniger Empfänger verschickt, was auch in den Empfängerbereichen zu geringer eingesetzten Ressourcen führte. Ein hilfreicher, aber nicht primär angestrebter Nebeneffekt auf das interne Netzwerk und die E-Mail-Inboxen ist dabei, dass das Datenvolumen der Berichte um fast 50 % gesunken ist.
Redesign: Wie kann man Berichte vereinheitlichen und verbessern?
Der letzte Teilschritt, das Redesign, sollte sich nicht nur auf Art und Umfang der Reports beschränken, sondern diese auch inhaltlich und vom Design her auf den Prüfstand stellen. Wir wollten Berichte nicht nur verkleinern und auf das Nötigste reduzieren, sondern zeitgleich standardisieren (Corporate Design/Verwendung einheitlicher KPIs). Daraus haben sich die Maßnahmen “Tool-TÜV” und “KPI-Wiki” entwickelt, die in den folgenden Teilen dieser Serie beschrieben werden.
Diese Serie ist eine Vorabveröffentlichung aus dem Beitrag „A tidy house, a tidy mind: Zalandos Maßnahmen für eine strukturierte und aufgeräumte Reportinglandschaft“ von Tobias Schönaich aus der Neuauflage „Reporting und Business Intelligence“, (3. Auflage im März 2017).
