Kennzahlen dürfen nicht für sich allein stehen

Kennzahlen haben einen gewissen Ruf:

• Kennzahlen gelten als einfaches Mittel, um ganze Unternehmen zu steuern. Wenige einzelne Werte reichen angeblich aus, um eine Situation zu beschreiben und Entwicklungen zu erkennen.
• Menschen glauben, dass sie die Kennzahlen und ihre Einflussgrößen verstehen und somit beurteilen können.
• In einer Zahl sollen komplexe Abhängigkeiten umfassend berücksichtigt werden.
• Zwischen den Inhalten und der zur Darstellung verwendeten Kennzahl wird ein eindeutiger Zusammenhang unterstellt.
• Kennzahlen beschleunigen Entscheidungen, da sie schnell interpretiert werden können. Ihre Ergebnisse sind einfach und schnell zu erkennen.
• Kennzahlen können sehr gut und einfach mit Planzahlen oder Werten aus der Vergangenheit oder aus anderen Bereichen verglichen werden.

Wie jeder Controller weiß, ist das alles ein großer Irrtum, denn alle Annahmen über Kennzahlen sind falsch. Kennzahlen sind entwickelt worden für die vereinfachte Darstellung komplexer Inhalte. Sie dürfen allerdings niemals für sich allein stehen. Mit einer Kennzahl muss immer auch ein Angebot wesentlich detaillierterer Informationen verbunden sein. Der Controller kennt die Kritik an der Verwendung von Kennzahlen, nutzt sie jedoch auch für seine Zwecke.

Informationsverlust: Einzeldaten müssen berücksichtigt werden 

Kennzahlen verdichten komplexe Zusammenhänge und Inhalte auf einen Wert. Dabei geht die Detailinformation verloren. Wer die Einzeldaten nicht berücksichtigt, kann fehlerhafte Entscheidungen treffen.

Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft, wie aus einzelnen Daten, den Umsätzen pro Kunde, die Kennzahl "Gesamtumsatz" errechnet wird. Dass die Kundenumsätze bereits eine Kennzahl darstellen, die sich aus einzelnen Rechnungen und Positionen ergeben, bleibt hier außer Acht.

Wer nur die Kennzahl "Gesamtumsatz" 4,4 Mio. Euro kennt, sieht nicht, dass fast 50 % dieses Umsatzes von einem Kunden erlöst werden. Außerdem trifft die reine Zahl 4,4 Mio. Euro keine Aussage darüber, ob dies gut oder schlecht ist. Erst die Gegenüberstellung mit einem Vergleichswert, z. B. dem Vorjahreswert, lässt eine Beurteilung zu. Beträgt dieser Vorjahreswert in unserem Beispiel 4,3 Mio. Euro, dann konnte der Umsatz etwas gesteigert werden. Eine Aussage wird möglich.

Definitionsabweichung bei Kennzahlen

Es gibt betriebswirtschaftliche Kennzahlen, deren Inhalte in der Theorie exakt definiert sind. Abgesehen davon, dass diese Definition nicht immer vergleichbare Ausgangsgrößen für die Berechnung der Kennzahl sicherstellt, sind in vielen Unternehmen historisch Veränderungen an der Definition vorgenommen worden. Anderen, individuellen Kennzahlen liegen keine allgemeingültigen Definitionen zugrunde. Ermittelt werden diese Werte im Controlling ganz selbstverständlich nach individuellen Definitionen. Diese werden als bekannt unterstellt, sind es aber nicht immer.

So wird z. B. die im obigen Beispiel verwendete Kennzahl von 4,4 Mio. Euro Umsatz pro Jahr aus der Addition von drei Werten der Kennzahl "Umsatz je Gruppe" ermittelt. Das Unternehmen arbeitet mit drei Kundengruppen:

1. Die Kundengruppe "Inland" umfasst alle Kunden in Deutschland ohne die Kunden der Gruppe "Key Account".
2. Die Kundengruppe "Export" umfasst alle Kunden außerhalb von Deutschland ohne die Kunden der Gruppe "Key Account".
3. Die Kundengruppe "Key Account" umfasst alle Kunden, die aufgrund ihrer Größe eine besondere Bedeutung für das Unternehmen haben. Dabei handelt es sich um international tätige Konzerne, die mit Ihren Tochterunternehmen sowohl Umsatz in Deutschland als auch außerhalb erzeugen.

Diese Definition der Kennzahl "Umsatz pro Gruppe" ist allen internen Informationsempfängern bekannt. Die Bank als Kreditgeberin wird pro Quartal über die Umsätze und deren Verteilung auf die Kundengruppen unterrichtet, ordnet die Umsätze der Gruppe "Key Account" jedoch dem Inlandsumsatz zu. Damit ist die Abhängigkeit des Unternehmens von der Inlandskonjunktur so hoch berechnet, dass dies als Gefährdung gilt und sich das Rating des Unternehmens verschlechtert.

Fehlinterpretation durch ungenaue Definitionen 

Bereits die falsche Weiterverarbeitung der Bank ist eine Fehlinterpretation, die jedoch auf einer ungenauen Definition beruht. Kennzahlen beinhalten jedoch auch dann ein Risiko für Fehlinterpretationen, wenn die Definitionen vereinbarungsgemäß eingehalten werden.

Wer aus der Kennzahl "Gesamtumsatz" eine neue Kennzahl "Umsatzveränderung" errechnet, indem er die Veränderung in Prozent vom Vorjahr zum aktuellen Jahr ermittelt, erhält einen Wert von 2,2 %. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten und im individuellen Umfeld des Unternehmens kann dieser Wert akzeptabel sein. Die Kennzahl beruhigt die verantwortlichen Geschäftsführer.

Dabei wird nicht erkannt, dass sich die Entwicklung durchaus sehr unterschiedlich darstellen kann. In unserem Beispiel ist der Umsatz des Kunden Ottinger regelrecht zusammengebrochen. Aufgefangen wurde das durch leichte Steigerungen bei anderen Kunden und eine wesentliche Zunahme des Umsatzes mit dem Kunden Knieper.

Die Gründe dafür müssen untersucht werden, da sonst wichtige Entwicklungen nicht erkannt werden. Sich auf eine vom Controlling errechnete Kennzahl (2,2 % Wachstum) zu verlassen, ist gefährlich.

Fehlverhalten durch falsche Einflussgrößen 

An Kennzahlen werden Unternehmen und Mitarbeiter gemessen. Sie sind häufig Bestandteil von Zielvereinbarungen, die auch Einfluss auf die Entlohnung haben. Das kann dazu führen, dass von den Verantwortlichen die falschen Einflussgrößen für die Kennzahl gefördert werden.

In unserem Beispiel sind die Key Account-Kunden aufgrund der dort bewegten großen Umsatzmengen besonders lukrativ für das Unternehmen. Das Ziel für den Vertriebsverantwortlichen war es, den Umsatz um 3 % zu steigern. Das ist mit insgesamt 2,2 % Wachstum zwar nicht ganz gelungen. Der Wert ist aber auch nicht besonders schlecht. Wer sich jedoch die Entwicklung in den drei Gruppen ansieht, wird gravierende Unterschiede erkennen.

Der Umsatzverlust im margenstarken Bereich "Key Account" wurde durch Wachstum in den Bereichen "Inland" und "Export" kompensiert. Leider hat der Verantwortliche auch hier den Schwerpunkt auf das Inland gelegt, in dem nur niedrige Deckungsbeiträge erwirtschaftet werden. Es wurden die falschen Einflussgrößen auf die Kennzahl "Gesamtumsatz" beeinflusst.

Der Controller ist ein Virtuose im Umgang mit den Zahlen. Er definiert die Kennzahlen des Unternehmens, berechnet sie und weiß auch, wie sie von den einzelnen Informationsempfängern interpretiert werden. Er weiß, dass falsche Kennzahlen gefährlich sein können. Er weiß aber auch, wie er die Schwächen der Kennzahlensysteme nutzen kann, um gewünschte Informationen zu transportieren.

Wenn Kennzahlen von den Controllern besonders bearbeitet werden, geht es immer darum,

• entweder unerwünschte Werte, wie sie durch Schwankungen im Saisonverlauf oder durch Ausreißer entstehen können, zu verstecken. Würde die entsprechende Kennzahl nicht vom Controller bearbeitet, entsteht ein Bild, das nicht der eigentlichen Realität entspricht. Überflüssiges Agieren wäre die Folge.
• oder besondere Werte, die zum aktuellen Inhalt der Kennzahl geführt haben, auszuweisen. Damit wird erreicht, dass notwendige Informationen, die in der Kennzahl verloren gehen, doch noch berichtet werden.

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