So führen Sie mehrere Excel-Tabellenblätter in einer Pivot-Tabelle zusammen

Tabellenblätter mit Daten

Dieses Beispiel soll anhand von drei Tabellenblättern mit Daten (vgl. Bild oben) gezeigt werden.

1. Tabelle „Daten - Absatz“ enthält alle Informationen der Absatzzahlen von Produkten und Mitarbeitern.
2. Tabelle „Daten - Vertriebler“ enthält z.B. Daten zum Vertriebsgebiet sowie Mitarbeiterdaten.
3. Tabelle „Daten - Produkte“ enthält die Einkaufs- und Verkaufspreise der einzelnen Artikel.

Daten verknüpfen

Bevor man nun startet und die Quellen für eine Pivot-Tabelle hinterlegt, muss man vorher noch etwas Wichtiges beachten. In jedem einzelnen Tabellenblatt muss ein Merkmal (Spalte) vorhanden sein, dass sich in einer anderen Tabelle wiederfindet. Nur so kann Excel die kompletten Daten auch miteinander verknüpfen. Andernfalls sind zwar mehrere Quellen in einer Pivot zusammengefasst, die in sich aber keine Verbindung herstellen können. In diesem Beispiel finden sich folgende Merkmale.

1. In der Tabelle "Daten - Absatz" findet man "Mitarbeiter". Dieses Merkmal ist auch in Tabelle "Daten - Vertriebler" mit Merkmal "Name" zu finden. In beiden Merkmalen finden sich die gleichen Daten. Das der Spaltenname unterschiedlich ist, ist egal, da dies später direkt verknüpft wird. (rot markiert)
2. In der Tabelle "Daten - Absatz" findet man "Artikel". Dieses Merkmal ist auch in Tabelle "Daten - Produkte" mit gleichem Merkmal "Artikel" zu finden. (grün markiert)

Datensätze umformatieren

Im nächsten Schritt ist es nun wichtig, das jeder Datensatz des jeweiligen Tabellenblattes in einer Tabelle umformatiert wird. Gehen Sie dazu in jedes Tabellenblatt und wählen Sie eine Zelle in den Spaltenüberschriften aus. Dann wählen Sie im Menüreiter "Start" im Bereich "Formatvorlagen" mit einem Klick auf "Als Tabelle formatieren" aus.

Excel öffnet ein neues Fenster, indem der Bereich vorgeschlagen wird, der Daten enthält. Zusätzlich gibt Excel an, dass Überschriften vorhanden sind. Dies ist in diesem Beispiel korrekt und man bestätigt mit "OK". Das Format der Tabelle können Sie nach Ihrem Geschmack auswählen und hat keine Auswirkung auf die weiteren Schritte.

Namen für die Tabellen definieren

Im letzten Schritt zur Vorbereitung der Quellen kann man jetzt noch je Tabelle einen Namen definieren. Dies ist sinnvoll, wenn Sie mehrere Quellen nutzen und daraus regelmäßig Pivot-Tabellen erstellen. Tabelle1, 2, 3, etc. ist da nicht hilfreich.

Klicken Sie jeweils in die drei Tabellen. Im Menüreiter Tabellenentwurf finden Sie ganz links das Feld Tabellenname und nennen die Tabellen wie folgt:

1. Daten - Absatz: Tab_Absatz
2. Daten - Vertriebler: Tab_Vertrieb
3. Daten - Produkte: Tab_Produkt

Erstellung der Pivot-Tabelle

Nachdem Sie die Tabellenblätter formatiert haben, beginnen wir nun mit der Erstellung der Pivot-Tabelle. Starten Sie mit der Tabelle "Tab_Absatz" aus dem Tabellenblatt "Daten - Absatz". Klicken Sie dazu in die Tabelle und wählen im Reitermenü "Einfügen" und dann im Bereich "Tabellen" klicken Sie auf "PivotTable".

Es öffnet sich ein neues Fenster, indem Excel Ihnen den Bereich der Daten vorschlägt. Dort befindet sich jetzt kein Zellbereich, sondern einfach die vorher formatierte Tabelle "Tab-Absatz". Wir entscheiden uns im Weiteren dafür, dass die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt erstellt wird. Abschließend kommt eine Neuerung, die bei der normalen Erstellung einer Pivot-Tabelle nicht beachtet werden muss. Bei der Möglichkeit "Wählen Sie, ob Sie mehrere Tabellen analysieren möchten" klicken Sie das Häkchen "Dem Datenmodell diese Daten hinzufügen" an. Klicken Sie anschließend auf "OK".

Excel hat nun eine Pivot-Tabelle erstellt, die Sie mit den Daten aus der Tabelle füllen können. Dabei fällt auf, dass die möglichen Felder in einem Dropdown-Menü angeordnet sind und oben drüber "Tab_Absatz" steht. Um die anderen Tabellen auszuwählen, können Sie zwischen "Aktiv" und "Alle" entscheiden.

Daten verknüpfen

Wir wechseln dazu auf "Alle", um aus allen Tabellen auszuwählen. Dann wählen wir aus "Tab_Absatz" das "Produkt" und "Variante" in den Filter "Zeilen" und "Absatz" in "Werte". Zusätzlich interessiert uns in welchem Gebiet der Absatz getätigt wurde. Dies befindet sich in "Tab_Vertrieb" im Feld "Vertriebsgebiet", dass wir in den Filter "Spalten" ziehen. Excel zeigt nun einen Hinweis an, da wir aus einer zweiten Tabelle Daten verknüpfen möchten. Dies muss getan werden, da die Pivot-Tabelle sonst nicht korrekt dargestellt wird (siehe Absatz je Gebiet).

Um dies zu beheben, klicken Sie auf "ERSTELLEN…". Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie die Verknüpfungen untereinander festlegen können.

Wie bereits erklärt, gibt es eine Beziehung zwischen der Tabelle "Daten - Absatz" mit "Mitarbeiter" und Tabelle "Daten - Vertriebler" mit "Name".  Dies tragen Sie wie abgebildet in die Felder ein und klicken auf "OK". Die Pivot-Tabelle wird nun mit den korrekten Absatzzahlen nach Gebiet angezeigt. Möchten Sie auch "Tab_Produkt" verknüpfen, so wählen Sie auch von dort ein Feld und ziehen es in die Pivot-Tabelle. Anschließend nehmen Sie die Verknüpfung zwischen der Tabelle "Daten - Absatz" mit "Artikel" und in Tabelle "Daten - Produkte" mit "Artikel" vor.

Sie haben nun eine Pivot-Tabelle mit mehreren Quellen, indem Sie z.B. den Einkauf- und Verkaufspreis in Verbindung mit den Absatzzahlen dazu nutzen könnten, um mit einem berechneten Feld dem Umsatz und die Kosten zu ermitteln.

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