Das Spektrum des Projektmanagements reicht von der Definition des richtigen und vollständigen Projektportfolios, der Festlegung der geeigneten Methoden, Prozesse und Werkzeuge bis hin zur operativen Durchführung der Projekte. Der klare Fokus liegt dabei auf der Erreichung der Projektziele mit den innerhalb der vorgegebenen zeitlichen und finanziellen Rahmenbedingungen verfügbaren Ressourcen.
Wichtigste Studienergebnisse
Eindeutigen Verbesserungsbedarf zeigen die Studienergebnisse bei der Verfügbarkeit von qualifizierten Projektmanagern: Nur in 8% der Fälle wird deren Anzahl als ausreichend bewertet. Erfolgreiche Projektmanager, die sich in der Praxis bewiesen haben, werden mehr und mehr für strategische oder Schlüsselprojekte nachgefragt und werden zur Engpass-Ressource, wechseln in die Linie oder verlassen das Unternehmen (S. Abb. 8).
Im Bereich Portfoliomanagement zeigen die Studienergebnisse ein uneinheitliches Bild. Während viele der Befragten strukturierte Projekt-Genehmigungsprozesse nutzen und die Portfolio-Berichterstattung als hinreichend betrachten (jeweils ca. 2/3), ist nur ein verschwindend geringer Anteil mit der Portfoliosteuerung vollkommen zufrieden (5%). Besondere Herausforderung ist die übergreifende Steuerung von Kapazitäten und Abhängigkeiten. Dieser Punkt wird in der Expertenbefragung von den erfolgreichen Unternehmen als deutlich bedeutsamer eingeschätzt als von den weniger erfolgreichen (43% vs. 14%). Damit ist dieser Themenbereich ein möglicher Ansatzpunkt für die Realisierung von Potenzialen im Portfoliomanagement (S. Abb. 9).
Trotz knapper Ressourcen werden in vielen Fällen Projekte, bei denen absehbar ist, dass sie ihre geplanten Ziele verfehlen, nicht abgebrochen (40%). Für das Portfoliomanagement muss die Frage gestellt werden, warum die entsprechenden Werkzeuge zwar vorhanden sind, jedoch nicht effektiv genutzt werden.
Lösungsansätze
Eine an die Projektlandschaft angepasste Projektmanagementmethodik sowie eine optimale Projektorganisation unterstützen die Arbeit der Projektleiter bei der Erreichung des Projekterfolgs. Pragmatische und effiziente Werkzeuge sind hier ein Muss – und werden von Unternehmen mit hohen Projekterfolgsraten dementsprechend inzwischen als Standard angesehen, der jedoch nichtsdestotrotz einen wichtigen Erfolgsfaktor darstellt. Gerade bei den Projektmanagement-Werkzeugen kann mit geringem Aufwand viel erreicht werden, indem wenige Tools mit hoher Steuerungsrelevanz in einer sinnvollen Art und Weise eingesetzt werden.
Die Anzahl qualifizierter Projektmanager im Unternehmen kann beispielsweise durch die Einrichtung von Projektmanagement-Karrierepfaden sowie strukturierte Schulungen für Nachwuchs-Projektleiter erhöht werden. Nach unserer Erfahrung aus vergangenen Projekten ist der Abschluss einer Schulungsreihe mit einem Hochschul-Zertifikat ein zusätzlicher Anreiz für die Teilnahme an einer entsprechenden Fortbildung.
Für das Portfoliomanagement scheint in besonderem Maße zu gelten, dass Prozesse und Werkzeugunterstützung allein keine verbesserte Steuerung erreichen. Gründe für die fehlende Effektivität der eingesetzten Instrumente können deren fehlende Steuerungsrelevanz oder sogar Fehlsteuerung sein, oft zusätzlich begünstigt durch fehlende oder ineffektive Portfolio-Governance. Gerade in diesem Bereich, der eben nicht durch vermeintliche „commodities“ wie frei verfügbare Prozesse und Werkzeuge abgedeckt ist, liegt nach unserer Erfahrung das größte Potenzial: Sowohl im Projekt- als auch im Portfoliomanagement ist ein Ineinandergreifen von möglichst effizienten Steuerungsinstrumenten und einer optimal angepassten Gremienstruktur der ausschlaggebende Erfolgsfaktor.
