Controlling & IT als wichtigstes Zukunftsthema identifiziert
Controlling & IT wurde in der WHU-Zukunftsstudie Controlling 2011 mit großer Einigkeit als das bedeutendste Zukunftsthema für das Controlling identifiziert. Dennoch sind die Erwartungen an die IT-Trends in der Praxis sehr unterschiedlich. Prof. Dr. Dr. h. c. Jürgen Weber, Direktor des Instituts für Management und Controlling (IMC) an der WHU – Otto Beisheim School of Management (WHU) ging in seinem Vortrag den Fragen nach, inwiefern die Trends bereits genutzt werden bzw. genutzt werden sollen und welche Chancen und Risiken sich für das Controlling daraus ergeben.
Hoffnung auf Effizienzvorteile und Qualitätsverbesserung
Zu Beginn erinnerte Prof. Weber daran, dass das Controlling schon einmal von Trends in der IT verändert wurde. Mit der Einführung von ERP-Systemen in den 90er Jahren konnte das Controlling Kosten senken und gleichzeitig Zeit für höherwertige Aufgaben gewinnen. Mit den aktuellen IT-Trends steht dem Controlling ein weiterer Entwicklungssprung bevor. Self-Service-Auswertungen, Mobilität und Echtzeitverarbeitung sind nach Prof. Weber die IT-Trends mit den weitreichendsten Implikationen auf das Controlling, die insbesondere in Kombination ihr volles Nutzungspotenzial entfalten können. Laut Studien des Center for Controlling und Management (CCM) unter DAX30-Unternehmen versprechen sich Controller nicht nur Effizienzvorteile sondern auch Qualitätsverbesserungen für die üblichen Controllertätigkeiten, wie das Berichtswesen sowie die operative Planung und Kontrolle.
Self-Service-Angebote für Analysen und Reports werden deutlich zunehmen
Anhand von vorläufigen Ergebnissen aus einer aktuellen Befragung des WHU-Controllerpanels, zeigte Prof. Weber auf, inwiefern die IT-Trends aktuell schon genutzt werden und in den nächsten fünf Jahren genutzt werden sollen. Dazu wurden drei Formen von Self-Service-Auswertungen durch das Management unterschieden:
- Die Möglichkeit, Berichte aus einer Auswahl an standardisierten Vorlagen als Datei herunterzuladen,
- die Möglichkeit, ausgewählte Kennzahlen selbstständig zu betrachten und Analysen bis zu einem festgelegten Aggregationslevel durchzuführen und
- bei Bedarf im Sinne eines Drill-Downs Unternehmensdaten aus ihren Bereichen auch auf Detailebene selbstständig zu analysieren.
Aktuell nutzen 16 % noch keine Form des Self Services und mit 41 % stellt ein Großteil der Unternehmen seinen Managern nur standardisierte Berichtsvorlagen zur Auswahl. Innerhalb der nächsten fünf Jahre wird sich die Verteilung hin zu umfangreicheren Self Service-Möglichkeiten verschieben. So planen 46 % der Unternehmen dem Management eine vollständige und 31 % zumindest eingeschränkte Informationsauswahl zu ermöglichen.
Deutliche Steigerung bei Mobile Reporting und Echtzeit-Daten erwartet
Interessant ist auch, dass Unternehmen die gewählte Self-Service-Alternative zunehmend auch mobil zur Verfügung stellen wollen (aktuell: 22 %, in fünf Jahren: 65 %). Ob das auch zu einer stärkeren Nutzung von Unternehmensdaten durch Manager führt, weil dadurch z. B. Daten flexibler verfügbar sind oder mobile Endgeräte anwenderfreundlichere Applikationen fördern, wurde sehr uneinheitlich bewertet. Dem Management zukünftig Unternehmensdaten auch in Echtzeit zur Verfügung stellen, wollen 61 % der Unternehmen (aktuell: 27 %). Dies wird hohe Anforderungen an die Datenbasis stellen, da Fehler sofort sichtbar werden. Die zukünftig häufigsten Trendkombinationen werden nach den Ergebnissen die vollständige bzw. eingeschränkte Informationsauswahl basierend auf Echtzeitdaten mit mobiler Verfügbarkeit sein.
Controller sollen Interpretationshoheit der Daten bewahren
Nach den Ergebnissen des CCM bieten die IT-Trends noch weitere Chancen und Risiken für das Controlling. Durch die einfache Verfügbarkeit von Detailinformationen könne das Interesse des Managements an Berichten geweckt werden. Andererseits, so Prof. Weber, kann dies jedoch auch zu einer Fokussierung auf operative Zahlen und zu aktionistischen Handlungen im Management führen kann. Über einen stärkeren inhaltlichen Dialog hat das Controlling die Chance den regelmäßigen Kontakt zum Management zu verstärken. Self-Service-Auswertungen stellen einen zusätzlichen Informationskanal dar, so dass die Zahlenaufbereitung und -analyse als Startpunkt für Diskussionen mit Fokus auf Inhalten und nicht auf die Zahlenqualität gesehen werden kann. Führen die Entwicklungen in der IT jedoch dazu, dass das Controlling die Interpretationshoheit verliert, droht ein Bedeutungsverlust.
Neue Möglichkeiten erfordern besseres Geschäftsverständnis der Manager
Grundsätzlich aber verbessern die Effizienz- und Effektivitätsgewinne bei den Standardtätigkeiten die Möglichkeiten des Controllings, als Business Partner zu agieren. Da Controllern mehr Zeit für inhaltliche Analysen bleibt, kann eine bessere Entscheidungsunterstützung geboten werden. Das erfordert auch ein besseres Geschäftsverständnis der Controller als bisher. Gleichzeitig muss das Controlling Sorge tragen, nicht die Kontrolle über die vom Management für Entscheidungen verwendeten Informationen zu verlieren, um falsche Entscheidungen zu vermeiden.
Fazit: Chancen überwiegen, ihre Nutzung verändert jedoch das Anforderungsprofil
Insgesamt ist Prof. Weber der Meinung, dass die IT-Trends überwiegend Chancen für das Controlling bieten, sich jedoch auch Risiken zeigen, denen Rechnung getragen werden muss. Durch das veränderte Tätigkeitsgebiet des Controllings ist zudem ein Wandel im Anforderungsprofil zu erwarten.
Die Autorin
Leona Wiegmann, Institut für Management und Controlling (IMC) der WHU – Otto Beisheim School of Management
