Wie Controller die richtige Maßeinheit für einen Bericht festlegen

Auch wenn die Mengenlehre in den Grundschulen nicht mehr im Fokus steht, fällt es leicht, eine Beziehung zwischen einer Menge von Objekten und dem Ergebnis der Untersuchung dieser Objekte zu verstehen. Wenn bestimmte Ereignisse oder Werte aus einer Menge ausgeschlossen werden, können sie Berechnungen mit dieser Menge auch nicht beeinflussen. Umgekehrt verändern zusätzliche Objekte, die zu einer Menge hinzugenommen werden, auch die Berechnungsergebnisse.

Der Controller kennt dies. Vor allem bei der Ermittlung von Durchschnitten und der Berechnung von Veränderungsraten wird dies aktiv genutzt, um sinnvolle Ergebnisse zu entwickeln.

Tipp: Excel hilft

Um die richtige Menge für das gewünschte Ergebnis zu finden, müssen große Datenmengen immer wieder neu zusammengestellt und berechnet werden. Mit Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation verfügt der Controller über ein mächtiges Hilfsmittel. Wenn/Dann-Rechnungen oder die Bildung von Gruppen sind Standardfunktionen dieser Programme, mit denen sich die entsprechenden Veränderung einfach feststellen lassen.

Mengenauswahl treffen 

Die Anwendung des Tricks, die passende Menge zu finden, verlangt eine strukturierte Vorgehensweise, was einem Controller nicht schwer fallen wird.

1. Festlegen, welcher Inhalt an die Empfänger transportiert werden soll (z. B. Wachstum, Stagnation, Rückgang ...)
2. Ermitteln aller verfügbaren Werte, also der maximalen Menge (z. B. die letzten 20 Jahre, Werte aller Maschinen, alle Produktgruppen ...)
3. Auswahl der Menge, bei der das gewünschte Ergebnis entsteht (z. B. die letzten 15 Jahre, Werk II + Werk III ...)
4. Begründung für die Mengenwahl (z. B. vergleichbare Strukturen der Werke, Zeitraum nach Wechsel der Geschäftsführung ...)
5. Bericht erstellen

Die Mengenauswahl durch den Controller geschieht selbstverständlich nicht im Eigeninteresse. Die Werte selbst werden nicht verändert, es handelt sich um Originalwerte. Der Zweck des Berichts wird einfach besser erreicht, wenn das Ergebnis im korrekten Rahmen liegt. Das hängt selbstverständlich auch vom Empfänger ab.

Beispiel: Umsatzentwicklung

Der Controller eines Maschinenbauunternehmens kann auf 30 Jahre Umsatzzahlen zurückgreifen. Die folgende Tabelle zeigt eine beeindruckende Entwicklung.

Tab.: Umsatzentwicklung von 1986 bis 2015

Für eine Unternehmenspräsentation sollen vom Controlling einige Zahlen auch zur Unternehmensentwicklung berichtet werden. Der Controller kann jetzt drei unterschiedliche Ergebnisse präsentieren:

Ergebnis 1: Wachstum

Von 1986 bis 2015 ist der Umsatz um 352 % gestiegen. Das wird, durch folgende Grafik unterstützt, dem Zuhörer anschaulich vermittelt:

Die Grafik und das Wachstum geben trotz einiger Höhen und Tiefen eine Erfolgsstory wieder. Ob diese Zahlen noch relevant oder nicht doch bereits veraltet sind, hängt von der Zielgruppe ab.

Ergebnis 2: Stagnation

Wählt der Controller den Zeitraum der letzten 10 Jahre, wird das Wachstum mit -2 %, also fast unverändertem Umsatz, errechnet. Die Grafik zeigt den Verlauf über die Jahre:

Wer diese Grafik genau betrachtet, erkennt eine lange Phase von Stagnation mit einem starken Rückgang am Ende des Betrachtungszeitraumes.

Ergebnis 3: Rückgang

Verkürzt der Controller den Zeitraum weiter auf nur noch drei Jahre, kommt es zu einem Rückgang des Umsatzes um 14 %. Diese Entwicklung zeigt sich eindeutig in den Zahlen, aber auch in der dazugehörigen grafischen Darstellung.

Trotz gleicher Zahlenbasis und gleicher Definition der Berechnungsmethode kann der Controller vollständig unterschiedliche Ergebnisse liefern. Das wird er je nach Zielgruppe und Aufgabe des Berichts auch tun. Das Wachstum von 352 % steht in der Unternehmensbroschüre des Marketings, die Stagnation von -2 % passt gut in die Verbandsvorstellung, um die Mitbewerber nicht auf veränderte Marktanteile zu stoßen. Der Rückgang von 14 % der letzten drei Jahre ist ein hervorragendes Argument der Unternehmensleitung bei den Gehaltsverhandlungen.

Die passende Wahl der grundlegenden Menge eines Controllingberichts ist eine wichtige Aufgabe für den Controller. Das zeigt auch ein weiteres Beispiel: 

Das Unternehmen stellt Spezialpumpen her und verkauft sie weltweit. Die Fertigung der hochwertigen Pumpen ist sehr anspruchsvoll, unzureichende Qualität lässt sich erst am Ende des Produktionsprozesses feststellen. Der Ausschussanteil ist mit 20 % sehr hoch und ein wesentlicher Kostentreiber. Neben den Hauptprodukten werden auch, allerdings in wesentlich größerer Stückzahl, Ersatzteile hergestellt. Dort ist der Ausschuss weniger problematisch. Die folgende Tabelle gibt die Datenlage wieder:

Unterschiedliche Antworten zur Ausschussquote 

Der Controller kann die Frage nach der Ausschussquote unterschiedlich beantworten. Wählt er die Berichtsmenge der Hauptprodukte, muss er einen Ausschuss von 20 % angeben. Das kann ein negatives Bild von dem Unternehmen zeichnen. Wählt er die Berichtsmenge der gesamten Stückzahl, ist der Wert von 9 % rechnerisch richtig, technisch und wirtschaftlich jedoch fraglich.

Passende Maßeinheit finden 

In der Praxis enthalten viele Berichte, entgegen weit verbreiteten Berichtsregeln, keinen Hinweis auf die verwendete Maßeinheit. Diese scheint den Empfängern des Berichtes klar zu sein, Fragen an den Controller gibt es nicht. Dabei können alle Werte in unterschiedlichen Maßen, Währungen oder mit unterschiedlichem zeitlichem Bezug angegeben werden. Einzelwerte stehen gegen Summen oder Durchschnitte, Kennzahlen werden pro Jahr, pro Monat, pro Tag angegeben, wenn sie nicht stichtagsbezogen sind. Immer können Mengen auch bewertet werden, Absatz wird zu Umsatz, Verbräuche werden zu Kosten.

Der Controller kann diese Unsicherheiten in den Berichten nutzen, um die Aussage der Ergebnisse zu beeinflussen. Mit der Wahl der Einheit, in der ein Report erstellt wird, werden Größenordnungen festgelegt und Einflüsse bestimmt, die Auswirkungen haben auf die Interpretation der Ergebnisse durch den Berichtsempfänger.

• Werden im Bericht keine unterschiedlichen Währungen angegeben, sondern alle Werte auf eine Währung umgerechnet, dann spielen plötzlich Wechselkursveränderungen eine Rolle. Welche Währung ist die richtige? Einflüsse von Kursen z. B. auf die Materialkosten werden in die Werte eingerechnet. Aussagen zum echten Verlauf von Kosten, Erlösen und anderen Werten werden schwieriger.
• Typisch ist der Streit über die Leistung des Unternehmens. Ist der Absatz die richtige Größe oder der Umsatz? Bei Umsatzberichten sind Preisveränderungen eingeschlossen. Werden Absätze addiert, könnten Ungleichgewichte durch ungleiche Produkte entstehen.
• Werden Umsätze brutto oder netto berichtet? Die Mehrwertsteuer wird bis auf wenige Ausnahmen im Einzelhandel nicht zur Leistung gezählt. Wie sollen aber Rabatte, Boni und nachträgliche Minderungen behandelt werden? Werden die Umsätze zunächst brutto ausgewiesen, entstehen falsche Vorstellungen von der Größenordnung.

Beispiel: Zigarettenverkauf und die Tabaksteuer

Ein besonders krasses Beispiel findet sich im Bericht über verkaufte Zigaretten. Wird hier der Ladenverkaufspreis berichtet, enthält dieser neben der Umsatzsteuer auch die Tabaksteuer. Bei einem Verkaufspreis von 5,40 Euro ergibt sich folgende Rechnung (Quelle: DZV, Deutscher Zigarettenverband):

Werte können verschleiert und manipuliert werden 

Berichtet der Controller den Umsatz nach Mehrwertsteuer, so enthält der Berichtswert von 4,54 Euro noch immer 3,04 Euro an Steuern, die im Geschäftsleben einen durchlaufenden Posten darstellen. Dies bietet Spielraum für Manipulationen.

• Im Streit um Einzeldaten oder Durchschnittswerte argumentiert die eine Seite mit der Detailtreue von einzelnen Daten, die andere mit der Übersichtlichkeit der Berichte. So werden Ausreißer nicht berichtet (im Durchschnitt) oder sie geben ein falsches Bild (im Einzelwert).
• Absolute Werte werden vom Leser des Berichtes anders aufgenommen als relative Werte. Der Umsatz des Produkts in Euro stellt eine andere Aussage dar als dessen Anteil am Gesamtumsatz. Oft werden auch die Kosten des Unternehmens in Anteilen vom Umsatz angegeben (Personalkosten/Umsatz). Damit kann die absolute Höhe des Werts verschleiert werden.

Beispiel: Erfolge bei der Kostensenkung

Der Controller hat die Auswirkungen der Renovierung der Produktionsanlagen für drei Produktgruppen begleitet. Im Ergebnis wurden die folgenden Veränderungen festgestellt:

Die Kostensenkung in den Gruppen A und B wurden erkauft durch eine Kostensteigerung in der Gruppe C. Der Erfolg des Projektes wird hinterfragt.
Alternativ könnte der Controller auch die folgenden Ergebnisse berichten:

Einzelne Gruppen sind bedeutsam

Jetzt wird auch den Lesern des Berichtes, die die Strukturen im Unternehmen nicht kennen, klar, dass die Bedeutung der einzelnen Gruppen eine wichtige Rolle in der Beurteilung spielt.
Die berichtete Einheit kann trotz gleicher und vollkommen korrekter Inhalte eine vollkommen andere Aussage bewirken. Die Gefahr von Fehlentscheidungen ist hoch, die Möglichkeit für Manipulationen groß.