„Vom Management Cockpit zum Bewirtungsbeleg“ – Digitales Reporting für das Digitale Unternehmen Bayer
Das Unternehmensumfeld ändert sich so schnell, dass es nicht mehr ausreicht, sich allein auf den klassischen Monatsbericht zu konzentrieren. Es wird immer wichtiger, die Informationen schnell an den richtigen Empfänger zu bringen. Im Bayer-Konzern werden deshalb Systeme, Prozesse und Organisation in einem umfassenden Controlling-Transformationsprogramm zukunftsfähig gestaltet, Dr. Lothar Burow und Marc Pitt vorstellten.
Kernthema des Vortrags ist die Einführung von State-of-the-art BI-Produkten, welche essentielle „Befähiger“ für den organisatorischen und prozessualen Wandel sind. Die Einführung dieser Produkte geht Hand in Hand mit einer Vielzahl von Maßnahmen, die darauf abzielen, das Controlling bei Bayer noch effizienter zu gestalten und das Business noch effektiver zu unterstützen.
Das Ziel: Effiziente Prozesse und strategieorientiertes Entscheiden
Drei wesentliche Elemente beschreiben den Weg zum Zielbild:
- Standardisierung und Automatisierung: Durch eine Reduktion der Anzahl der BI-Systeme, konsistente Methoden und einheitliche KPI-Definitionen wird das Controlling effizienter.
- Ein klarer Aktivitätensplit ist die Basis für weniger komplexe Prozesse und den Aufbau von zentralisierter Controlling-Expertise.
- Strategieorientierung: Die Fokussierung auf wertschöpfende Tätigkeiten unter Anwendung innovativer Methoden und Tools sowie eine stärkere Spezialisierung sollen dazu beitragen, das Business effektiver zu unterstützen.
Kernstück dieser Transformation ist „data.one“ – ein Projekt, bei dem der Name Programm ist: Neben der Zusammenführung aller wesentlichen internen Unternehmensdaten in einem zentralen Business Warehouse sollen Berichte und Analysen über eine leistungsfähige Self-Service-Reporting-Plattform bereitgestellt werden. Dieses Vorhaben gilt als Voraussetzung dafür, Tätigkeiten für die Berichterstellung zu automatisieren und das Berichtswesen für Ersteller wie für Empfänger effizienter zu gestalten.
Ausrichtung an den Anforderungen der Nutzer: Vom selbst erstellten Dashboard...
Die Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen variieren ständig – abhängig davon, welche Entscheidung getroffen oder welche Fragestellung analysiert werden soll.
Während in der Vergangenheit Reporting-Lösungen oft nach dem „Push-Prinzip“ produziert wurden („IT baut dem Vertrieb ein Dashboard“), soll zukünftig der Nutzer den Report entsprechend seiner Informationsbedürfnisse zusammenstellen.
Dafür stehen bei Bayer je nach Fragestellung unterschiedliche Reporting- und Analysemöglichkeiten zur Verfügung. Die Bandbreite reicht vom stärker standardisierten und automatisierten Management-Dashboard zur komplexeren, mehr oder minder „freien“ Ad-hoc-Analyse (s. Abb. 1 in der Bilderserie).
Die Live-Demonstration in der von Bayer selbst programmierten Anwendung zeigt, dass der Aufbau eines Management-Dashboards sehr intuitiv sein kann. Als Vorbild dient der App-Store bzw. die Art und Weise, wie Apps auf einem Smart Phone funktionieren:
- Modularisiert: Sogenannte „Portlets“ geben die Struktur vor. Wie einzelne Apps können Inhalte dem Dashboard hinzugefügt werden, dies kann z. B. der Verlauf einer Kennzahl über das letzte Geschäftsjahr sein.
- Individualisierbar: Die Ansichten können auf einfache Art und Weise individuell angepasst werden (z. B. Zeitraum, Farbgebung, Überschriften)
- Interagierend: Je nachdem, welche Portlets bereits dem Dashboard hinzugefügt wurden, werden bei neu hinzugefügten Portlets Einstellungen vorgeschlagen (z. B. der gleiche Analysezeitraum)
- Flexibel: Die am Desktop erstellten Dashboards sind sofort mobil (z. B. auf dem Tablet) nutzbar.
Dabei ist der Aufbau für die Nutzer aus dem Fachbereich einfach und ohne Unterstützung seitens IT möglich, sofern auf bestehende qualitätsgesicherte „Portlets“ und Queries zurückgegriffen wird.
...in die Belegebene „abspringen“ und dabei dennoch den Überblick behalten
Das so erstellte Dashboard kann genutzt werden, um tiefer in die Analyse einzusteigen – per Drill-Down bis auf den Einzelbeleg. Betont wird jedoch: Bei aller Freiheit ist ein gewisses Maß an Governance zwingend erforderlich, um die Qualität der Reports sicherzustellen. Ebenso können dem Nutzer Analysepfade vorgeschlagen werden, um das Navigieren durch die Komplexität der Daten zu vereinfachen („guided analysis“).
Der nächste Schritt ist die Erstellung von „Storyboards“ – wie im Supermarkt kann sich der Nutzer Reports bzw. einzelne Inhalte aussuchen, um die passende Unterstützung für die „Geschichte“, die erzählt werden soll, zu kombinieren.
Der flexible Weg zum Ziel: Agiles Vorgehen als Erfolgsfaktor
Bei Bayer hat sich ein agiles Projektvorgehen bewährt. Hierbei wird die Anwendung nicht wie ein „Haus“ Stockwerk für Stockwerk, sondern sozusagen „in Scheiben“ gebaut – wobei die Datenbasis (der „Keller“) von allen geteilt wird. Bei der Umsetzung kommen sog. „Sprints“ zur Anwndung: kurze Entwicklungsphasen, an deren Ende jeweils ein fertiges Feature (z.B. ein neuer Report) steht. Eine sehr enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich ist hierbei erfolgskritisch, um die neuen Features effizient zu entwickeln und in der Organisation zu etablieren (s. Abb. 2 in der Bilderserie).
Bayer AG
Bayer ist ein Life-Science-Unternehmen mit einer über 150-jährigen Geschichte und Kernkompetenzen auf den Gebieten Gesundheit und Agrarwirtschaft. Das Unternehmen ist weltweit mit rund 300 Gesellschaften auf allen Kontinenten in 77 Ländern vertreten. Mit rund 117.000 Mitarbeitern erwirtschaftete der Konzern im vergangenen Jahr insgesamt einen Umsatz von über 46 Mrd. EUR.
