Benchmarks von Supportprozessen effizient und sicher setzen / 3.3 Informationslücken

Bei der schnellen und globalen Betrachtung der Unternehmen im Vergleich bleibt es nicht aus, dass für die Berechnung der Vergleichswerte und für die Interpretation der Ergebnisse wichtige Informationen fehlen.

Gründe für mögliche Informationslücken:

• Die meisten Unternehmen gehen sehr sensibel mit ihren Gewinnen bzw. Verlusten um. Der Controller kennt sie, darf sie aber nicht immer verwenden.
• Kostendaten sind besser zu beschaffen, solange sie global sind. Müssen sie bestimmten Bereichen wie der IT oder dem Fuhrpark zugeordnet werden, ist der Zugriff auf die Kostenrechnung notwendig.
• Das gilt auch für die Leistungen, die mit dem Untersuchungsthema verbunden sind. Globale Informationen wie Umsatz oder Absatz sind einfacher zu bekommen als detaillierte Daten wie die Kosten bestimmter Abteilungen oder Prozesse.

Sind Lücken bekannt, ist als erstes deren Relevanz zu beurteilen. Nicht immer ist es tatsächlich notwendig, die gewünschten Daten detailliert zu erhalten. Oft kann eine vergleichbare Aussage auch mit weniger Informationen erledigt werden. Gleichzeitig kann der Controller versuchen, die Daten aus alternativen Quellen zu besorgen oder aus vorhandenen sekundären Informationen zu berechnen.

Fehlende Information	alternative Quelle	Berechnungen
Gewinn	Veröffentlichung im Bundesanzeiger Wirtschaftsauskunft	Margen der Vergangenheit Durchschnittsmargen
Kosten	aus veröffentlichter GuV aus Angaben im Lagebericht aus Pressemitteilungen	Anzahl Mitarbeiter Abschreibung aus Anlagenspiegel Anzahl Fahrzeuge Leistungsdaten zu Kosten rechnen (z. B. gefahrene Kilometer)
Leistungen	aus Jahresabschluss aus Presseberichten aus Gesprächen mit Mitarbeitern aus Verband	Anzahl Maschinen und deren Abschreibung Maschinen und deren Verbräuche Durchschnittsleistung aus Umsatz/Absatz
Beschreibung der Istsituation	aus Beobachtung aus Gesprächen mit Mitarbeitern aus Verband

Tab. 3: Lücken durch Alternativen und Berechnungen schließen

Ältere Daten als Grundlage verwenden

Eine bewährte Methode zur Überbrückung von Informationslücken ist das Ausblenden des Zeitbezugs. Denn oft liegen ältere Werte vor oder unterschiedliche Werte aus verschiedenen Zeiträumen. Die älteren Werte werden dazu verwendet, die fehlenden Daten zu ermitteln. Hat es keine gravierenden Veränderungen am Markt und in den Unternehmensstrukturen gegeben, kann das Verhältnis der Produktgruppen im Absatz innerhalb eines Jahres als unverändert unterstellt werden. Oder aus den gefahrenen Fuhrparkkilometern des letzten Jahres wird aufgrund der Absatzsteigerung eine Schätzung der Kilometer in diesem Jahr durchgeführt.

Hinweis

Unsichere Daten kenntlich machen

Durch das Füllen der Informationslücken entstehen Ungenauigkeiten. Die Annahmen und Berechnungen sind zu dokumentieren. In den Ergebnissen werden diese Werte so dargestellt, dass deren Charakter als unsicheres Datum erkennbar wird (z. B. durch kursive Ausgabe). Das bereitet auf den nächsten Schritt vor.

Beispiel Informationsverarbeitung II

Trotz vorheriger Absprache hatte einer der drei Controller in München die Daten über die Anzahl der Anwender und der IT-Kosten seines Unternehmens nicht verfügbar. Die Anzahl der Anwender wurde anhand des Verhältnisses der IT-Anwender der beiden anderen Unternehmen geschätzt. Dieses liegt im Unternehmen A bei 2,8 Mitarbeitern pro Anwender und im Unternehmen B bei 2,6. Bei der Annahme des mittleren Wertes von 2,7 Mitarbeitern pro Anwender ergibt sich ein Lückenschluss von 20 Anwendern im Unternehmen C.

Die Kosten der IT wurden für Unternehmen C trotz der hohen Anwenderzahl mit 67.000 EUR vergleichsweise gering errechnet. Dieser Werte ergibt sich aus dem durchschnittlichen Gehalt des IT-Mitarbeiters (geschätzt 47.000 EUR pro Jahr) und Nebenkosten für Büro und Energie von geschätzt 20.000 EUR pro Jahr. Sowohl Hardware als auch Software sind bereits abgeschrieben. Damit ergibt sich die folgende gefüllt Tabelle:

Unternehmen	A	B	C
Umsatz in EUR	7.000.000	6.500.000	8.200.000
Mitarbeiter insgesamt	48	32	54
Mitarbeiter in der IT	1	1,5	1
Anzahl Anwender	17	12	20
Kosten der IT pro Jahr in EUR	125.000	101.000	67.000

Tab. 4: Kosten der IT der 3 Unternehmen