Reisekosten nach HGB und EStG / 4.1.1 Benutzung von Kraftfahrzeugen

Simon Hauck, Dr. Chantal Naumann

Rz. 32

Nutzt der Unternehmer bzw. Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit ein betriebliches Fahrzeug, d. h. einen Geschäfts- oder Firmenwagen,^{^[1]} so sind die auf die Reise entfallenden Fahrtkosten bereits in den Betriebsausgaben enthalten. Ein weiterer Abzug von Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten erübrigt sich daher im Regelfall. Insoweit unterbleibt auch der Ansatz eines zusätzlichen Nutzungswerts bei Anwendung der 1-%-Methode bei dauerhafter Überlassung des Fahrzeugs auch zur Privatnutzung.

Rz. 33

Wird ein betriebliches, der 1-%-Methode unterworfenes Fahrzeug von einem Unternehmer für mit einem weiteren Betrieb bzw. einer anderen Einkunftsart in Zusammenhang stehende Dienstreisen eingesetzt, ist hierfür ein zusätzlicher Nutzungswert zu berücksichtigen.^{^[2]} Die Finanzverwaltung^{^[3]} verzichtet auf dessen Ansatz jedoch unter der Voraussetzung, dass im Rahmen der weiteren Einkunftsart entsprechende Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden könnten, auf deren Ansatz aber verzichtet wird.

Rz. 34

Bei der Benutzung eines Privatfahrzeugs des Unternehmers bzw. Arbeitnehmers wurde vor der Rechtsänderung auf die Regelungen in R 9.5 Abs. 1 LStR verwiesen. Nunmehr ergibt sich die Vorgehensweise aus der gesetzlichen Regelung in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG. Hier wird der Abzug von Fahrtkosten für auswärtige Tätigkeiten, bei Sammelpunkten und weiträumigen Tätigkeitsgebieten geregelt.

Rz. 35

Unverändert besteht bei einer beruflich/betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit ein Wahlrecht: es können die tatsächlichen Aufwendungen oder aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden.

Rz. 36

Zur Ermittlung der tatsächlichen Kosten bei der Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Fahrzeugs ist der Kilometersatz aufgrund der für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelten Gesamtkosten für das genutzte Fahrzeug zu errechnen. Dieser kann solange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.^{^[4]}

Rz. 37

Die pauschalen Kilometersätze orientieren sich an der höchsten Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz für das jeweils benutzte Beförderungsmittel. Die derzeit geltenden pauschalen Kilometersätze betragen je Fahrtkilometer^{^[5]}

0,30 EUR für Pkw^{^[6]}
0,20 EUR für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug.^{^[7]}

Wird der pauschale Kilometersatz angesetzt, ist eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten entbehrlich. Vergütungen des Arbeitgebers für Fahrtkosten anlässlich einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit können unter den genannten Voraussetzungen nach § 3 Nr. 13 oder Nr. 16 EStG steuerfrei geleistet werden.^{^[8]}

Rz. 38

Für Arbeitnehmer, die typischerweise an ständig wechselnden Einsatzstellen, z. B. Bau- und Montagearbeiter, tätig werden, gilt Folgendes.^{^[9]} In den Fällen, in denen der Arbeitnehmer seine auswärtige Tätigkeitsstätte nicht unmittelbar von der Wohnung aus, sondern regelmäßig zunächst den Betrieb des Arbeitgebers aufsucht, um anschließend zur jeweiligen Baustelle zu fahren (sog. Sammelpunkt), sind Fahrten zum Betrieb lediglich mit der Entfernungspauschale zu berücksichtigen, weil der Arbeitnehmer diesen Ort nach den Festlegungen des Arbeitgebers typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen hat.^{^[10]} Hiermit werden alle Arbeitnehmer, die arbeitstäglich zu einem gleichbleibenden Ort fahren, hinsichtlich der Abzugsfähigkeit von Fahrtkosten gleichgestellt (weitere Anwendungsfälle: Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fährhafen).^{^[11]}

Rz. 39

Die dargestellte Gleichbehandlung mit Arbeitnehmern mit erster Tätigkeitsstätte gilt lediglich hinsichtlich der Fahrtkosten. Auf die Geltendmachung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten hat diese Festlegung keinen Einfluss.^{^[12]}

Rz. 40

Treffen sich mehrere Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich an einem bestimmten Ort, um von dort aus gemeinsam zu ihren Tätigkeitsstätten zu fahren (privat organisierte Fahrgemeinschaft), liegt kein "Sammelpunkt" nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG vor. Es fehlt insoweit an einer dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung des Arbeitgebers.^{^[13]}

Rz. 41

Beispiel 5

Keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb des Arbeitgebers^{^[14]}

Ein Fliesenleger fährt am Morgen zunächst von seiner Wohnung zum Betrieb seines Arbeitgebers. Nachdem er das Firmenfahrzeug beladen hat, sucht er eine Baustelle auf. Nach Dienstende fährt er zunächst wieder zum Betrieb des Arbeitgebers, um anschließend zu seiner Wohnung zurückzukehren.

Der Arbeitnehmer hat im Betrieb des Arbeitgebers keine erste Tätigkeitsstätte. Da er jedoch typischerweise arbeitstäglich denselben Ort aufsucht, sind die Fahrten zum Betrieb des Arbeitgebers lediglich mit der Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Ungeachtet dessen beginnt bereits mit dem Verlassen der Wohnung eine Auswärtstätigkeit, was insbesondere für den Abzug von Mehraufwendungen für Verpflegung von Bedeutung ist.