Zusammenfassung
Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) enthalten. Das BMF hat am 15.10.2024 ein Einführungsschreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Seit dem 19.11.2024 gibt es außerdem einen Frage-Antwort-Katalog (FAQ). Wir geben einen Überblick über die neuen Regelungen zur E-Rechnung.
1 Hintergrund
Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant, das u. a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Nach dem ursprünglichen Zeitplan sollten die Änderungen 2028 in Kraft treten, nach der aktuellen Einigung vom 5.11.2024 im EU-Rat ist eine Verschiebung auf den 1.7.2030 vorgesehen.Verbunden sind die Neuerungen mit einer geänderten Definition des Begriffs "Elektronische Rechnung" (Art. 217 MwStSystRL).
In Deutschland kursierte seit Mitte April 2023 ein Diskussionsentwurf zu einer verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung, der zwischenzeitlich in den Referenten- und nachfolgend in den Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes eingegangen war. Nach mehreren Änderungen im Verlauf des Gesetzgebungsverfahrens hat der Bundesrat dem Vermittlungsergebnis zum Wachstumschancengesetz am 22.3.2024 zugestimmt. Um die E-Rechnungspflicht bereits im Vorgriff auf die EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, bedurfte es einer ausdrücklichen Genehmigung durch den EU-Rat. Diese war mit Durchführungsbeschluss vom 25.7.2023 erfolgt.
Das BMF hatte im Oktober 2023 mit einem Schreiben an die Verbände bereits zu einigen Fragen im Zusammenhang mit der geplanten Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung Stellung genommen (BMF, Schreiben v. 2.10.2023, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, n.v.). Dieses Schreiben stellte jedoch nur einen ersten Schritt dar. Die Finanzverwaltung (BMF und oberste Finanzbehörden der Länder) wollen die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung weiter begleiten und Anwendungs- und Zweifelsfragen möglichst zeitnah klären. Zu diesem Zweck wurde im Juni 2024 auch der Entwurf eines Einführungsschreibens zur E-Rechnung veröffentlicht (BMF, Schreiben (Entwurf) v. 13.6.2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007; siehe hierzu auch die Kommentierung). Am 15.10.2024 wurde schließlich das finale Einführungsschreiben veröffentlicht (BMF, Schreiben v. 15.10.2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007). Nachfolgende Tz.-Angaben beziehen sich auf dieses Schreiben. Außerdem hat das BMF am 19.11.2024 einen begleitenden Frage-Antwort-Katalog (FAQ) veröffentlicht.
2 Was ändert sich?
Der Bundestag hatte das Wachstumschancengesetz am 17.11.2023 in 2./3. Lesung verabschiedet. Der Bundesrat hatte zu dem Gesetz am 24.11.2023 den Vermittlungsausschuss angerufen. Die nachfolgenden Ausführungen berücksichtigen den finalen Stand in Form des Vermittlungsergebnisses vom 21.2.2024, dem der Bundestag am 23.2.2024 und der Bundesrat am 22.3.2024 zugestimmt haben. Dieser unterscheidet sich hinsichtlich der Regelungen zur elektronischen Rechnung inhaltlich nicht von der ursprünglich vom Bundestag verabschiedeten Fassung.
2.1 Neue Begriffsdefinitionen
Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F.). Unterschieden wird dann (ab 1.1.2025) zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung noch als eRechnungen bezeichnet, im Entwurf des Einführungsschreibens als E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen.
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).
Abweichend vom Regierungsentwurf kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.). Ist dies gegeben, sind z. B. auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin zulässig. Die gewählte Formulierung ist technologieoffen und gilt damit auch für weitere – ggf. neue – elektronische Rechnungsformate.
Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Dies hat das BMF in seinem Schre...