Einführung
Häufig hört man den Satz: Im Einkauf liegt der Gewinn. Das gilt nicht nur für Handelsunternehmen. Auch produzierende Unternehmen haben oft einen hohen Wareneinsatz; so beträgt der Materialanteil im Maschinenbau beispielsweise knapp 40 Prozent der Kosten. Und letztlich gilt für alle: Was man beim Einkauf spart, muss man später nicht mühselig über unpopuläre Kostensenkungsmaßnahmen zurückholen. Allerdings geht es nicht nur um Einkaufspreise. Natürlich ist der Preis die Hauptsache, daneben sind aber auch Komponenten wie Zuverlässigkeit, Qualität und wirtschaftliche Nebenbedingungen auf Seiten der Lieferanten zu bedenken. Schon mancher Einkäufer ist auf vermeintliche "Schnäppchen" von Lieferanten hereingefallen. Eine Lieferantenauswahl, die alle relevanten Eckdaten bei der Beschaffung berücksichtigt, ist ein wichtiges Glied in der Beschaffungskette. Mit diesem Beitrag stellen wir Ihnen eine einfache, aber effektive Hilfe zur Auswahl der geeigneten Lieferanten für alle Unternehmensgrößen und Branchen zur Verfügung. Die Beispieldatei zu diesem Beitrag finden Sie unter dem Namen Lieferantenauswahl.xls.
1 Vorbereitende Prozesse
Vielfältig sind die Dinge, für die Lieferanten gesucht werden müssen: Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Halb- und Fertigfabrikate, Handelswaren, Werkzeuge, Energie, dann der ganze Komplex Maschinen, Werkzeuge, Büroausstattung usw. Sogar im Personalbereich kann man mittlerweile von "Lieferanten" reden, wenn man mit Zeitarbeitsfirmen zusammenarbeitet.
Vor der Entscheidung für einen Lieferanten sollten auf jeden Fall die in den nachfolgenden Punkten näher erläuterten Prozesse ablaufen.
1.1 Kritisch prüfen: Was brauchen Sie wirklich?
Wenn Sie ein Auto fahren, das lediglich Normalbenzin benötigt, dann tanken Sie kein Superbenzin. Diese Denkweise aus dem privaten Bereich wird im Unternehmen leicht vergessen. Nach dem Motto "nur vom Feinsten" werden Qualitäten und Funktionalitäten eingekauft, die häufig nicht benötigt werden.
Nun soll an dieser Stelle nicht dafür plädiert werden, mindere Qualitäten zu beschaffen, aber muss es wirklich immer die 1A-Qualität sein?
Und muss wirklich das allumfassende Softwarepaket gekauft werden, wenn die Mitarbeiter dann doch nur 20 Prozent nutzen?
1.2 Sich Überblick über den Markt verschaffen
Es müsste eigentlich selbstverständlich sein, sich zunächst einen Überblick über den Markt zu verschaffen und dabei die Frage zu beantworten: "Wer bietet was zu welchen Konditionen?"
In der Praxis gibt es aber hier bereits die ersten Versäumnisse. Viele Einkäufer verhalten sich ausgesprochen konservativ und greifen auf die Lieferanten zurück, mit denen man vielleicht schon seit Jahrzehnten zusammenarbeitet.
Dabei hat sich in den letzten Jahren auf allen Märkten viel getan. Im Zweifel genügt heute ein Blick ins Internet.
1.3 Verhandeln Sie mit Geschick
Gerade in den letzten Jahren ist zu beobachten, dass Lieferanten schneller dem Marktdruck nachgeben und günstigere Konditionen, insbesondere Rabatte, einräumen. In Zeiten fallender Preisbindungen und freier Rabattgesetze ist bei der Beschaffung Verhandlungsgeschick angesagt und mittlerweile auch üblich.
1.4 Zur Sicherheit: Mehrere Bezugsquellen bereithalten
Haben Sie sich schon einmal überlegt, was Sie tun, wenn Ihr wichtigster Lieferant ausfällt? Bricht dann eventuell sogar die Produktion zusammen? Alles schon passiert. Wir leben in einer Zeit der Firmenpleiten. Es geht also darum, einen Notfallplan zu haben, im Zweifel also eine alternative Beschaffungsquelle, die – wenn auch teurer – schnell und zuverlässig einspringen kann.
Hierzu ein Beispiel aus der Praxis: Ein neuer Einkaufsleiter in einem Unternehmen der optischen Industrie (Brillenproduktion) überprüfte einmal radikal die Qualitätsstandards. Dabei wurde festgestellt, dass das Verpackungs- und Versandmaterial zu teuer war, weil hochwertige Kartons dafür verwendet wurden. Mit der Begründung "Die Leute kaufen unsere Brillen nicht wegen schöner Verpackungskartons" wurde alles um eine Qualitätsstufe heruntergefahren. Ergebnis: Einsparung von ca. 30.000 EUR im Jahr.
Denken Sie dabei auch an andere betriebswirtschaftliche Kriterien. So ist es auch wichtig, das Lager klein zu halten, damit so wenig Kapital wie möglich gebunden wird. Haben Sie schon mal an "Just-in-Time-Fertigung" gedacht? Das Material wird erst dann geliefert, wenn es gebraucht wird. Auf diese Weise sparen Sie Lagerkosten. Oder ganz radikal gedacht: Warum produzieren Sie noch so viel selbst? Können es andere nicht besser oder billiger? Oder warum gleich kaufen, Sie können Anlagen auch leasen. Dadurch sparen Sie Liquidität und legen sich bei kurzen Laufzeiten weniger fest. Beschaffung kann also unter vielen Aspekten betrachtet werden.
2 Auswahlkriterien
Der nächste und ein zentraler Schritt bei der Lieferantenauswahl ist, Kriterien für die Beurteilung der Lieferanten zu finden. Das ist natürlich immer vom Unternehmen bzw. vom Produkt abhängig.
Ein Pharmaunternehmen wird sicherlich für wichtige Rohstoffe eines Medikamentes das Kriterium Beschaffungssicherheit aufnehmen. Für ein Lebensmittelunternehmen, das seine Rohstoffe, wie beispielsweise Eier, an jeder Ecke einkaufen kann, wird dieses Kriterium keine Rolle spielen. In den folgenden Unterp...