Beschaffungscontrolling: Den Einkauf zielorientiert steuern / 2.2.1 Einzelkosten, Strukturkosten und Prozesse

Grundsätzlich haben die Materialkosten (oder umfassender die Beschaffungsobjektkosten) einen wesentlichen Einfluss auf das Unternehmensergebnis. Sie umfassen die Einkaufspreise, Rabatte und Zuschüsse, öffentliche Abgaben (beispielsweise Zölle), Subventionen, Vermittlungsentgelte, Transport-, Verpackungs- und Versicherungskosten. Die Effektivitätspotenziale der Beschaffung zu nutzen, bedeutet aber nicht nur, eine Kostenreduzierung im Vergleich zu Vorperioden oder dem (Beschaffungs-)Budget zu realisieren. Auch Kostenvermeidung wie beispielsweise die Abwehr einer vom Lieferanten beabsichtigten Preiserhöhung oder die Verringerung von Produkt- bzw. Produktionskosten durch die Integration der Beschaffung in die Entwicklung können drohende (Opportunitäts-)Kosten verhindern. Über den Einstandspreis hinaus beeinflussen die Beschaffungsobjekte zusätzlich zu beachtende Folgekosten im Unternehmen, beispielsweise höhere Rüstkosten in der Produktion oder Mehraufwand für die Entsorgung. Es ist daher wichtig, eine Kostenbetrachtung über den gesamten Lebenszyklus durchzuführen.

Zudem werden durch die Beschaffungsaktivitäten auch Nutzenaspekte möglich. So kann die Materialwirkung erhöht werden, indem beispielsweise die Kompetenzen der Lieferanten in die eigene Leistungserstellung eingebunden und so Differenzierungsvorteile realisierbar werden – als Beispiele bei Automobilen wären das Marken von Sound- bzw. Techniksystemen, Produktqualitäten bei Kunststoffen für ein Armaturenbrett oder Know-how-Potenziale bei Hybridantrieben bzw. Lichtsystemen.

Die Effizienzpotenziale der Beschaffung lassen sich durch eine Optimierung der Beschaffungsprozesse und der damit verbundenen Transaktionskosten, also Anbahnungs-, Vereinbarungs-, Abwicklungs- und Kontrollkosten, erschließen. Dabei sind auch die Kosten des Lieferantenmanagements (inklusive Lieferantenanalyse, -bewertung und -förderung), der Lieferantenwahl sowie auch die Kosten der Pflege und der Auflösung von Geschäftsbeziehungen zu berücksichtigen.

Die Bestandskosten resultieren aus

• der Kapitalbindung in Vorräten (Rohstoffe, Komponenten sowie halbfertige und fertige Erzeugnisse),
• den Kosten der Lagerhaltung (beispielsweise Miete, Energie, Personal),
• Schwund, Diebstahl sowie
• nicht mehr verkaufbaren Gütern (Sonderabschreibungen bzw. Abwertungen).

Neben der Produktion und dem Vertrieb können Läger auch SCM- bzw. beschaffungsseitig durch die Disposition – also die Bedarfsermittlung und Bestellmengenplanung – und die Festlegung der Sicherheitsbestände beeinflusst werden.^[1]

Auch das Working Capital Management wird durch die Beschaffung beeinflusst, indem die Möglichkeiten der Zahlungszielgestaltung sowie der Zahlung optimiert werden. Während die Ausführung der Zahlungen der Finanzabteilung obliegt, beeinflusst die Beschaffung davor die (Einkaufs-)Zahlungsbedingungen im Cash-to-Cash-Zyklus (beispielsweise im Rahmen von Vertragsverhandlungen). Wichtig ist hier insbesondere eine End-to-End-Sicht auf den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess sicherzustellen.^[2]

Das Anlagevermögen – und damit ein wesentlicher Hebel auf Kapitalumschlag und ROI – kann von der Beschaffung in zweifacher Hinsicht beeinflusst werden: Einerseits sollte die Beschaffung bei Investitionen frühzeitig und nicht nur zu den Verhandlungen eingebunden werden, um Synergiepotenziale zu berücksichtigen. Andererseits können im Rahmen von Make-or-Buy-Überlegungen durch das Outsourcing von Fertigungsprozessen Investitionen hinterfragt werden.

[1] Vgl. Locker/Große-Ruyken, 2019, S. 156­–158.

[2] Vgl. Templar/Hofmann/Findlay, 2020, S. 51–79; Schoberegger/Tschandl, 2016, S. 4–9.