Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 4.2 Der mittelbare Datenzugriff (Z2-Zugriff) in der Praxis

4.2.1 Der Einsatz des Z2-Zugriffs im Allgemeinen

Rz. 56

Die Finanzbehörde kann gemäß § 147 Abs. 6 Satz 2 1. Alternative AO vom Steuerpflichtigen ferner verlangen, dass er die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet. Das BMF-Schreiben definiert den "mittelbaren Datenzugriff"^[1] wie folgt: "Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten auswerten lässt, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchzuführen." Unter maschineller Auswertung der Daten ist beim mittelbaren Datenzugriff dasselbe zu verstehen wie beim unmittelbaren Datenzugriff, nämlich das Filtern und Sortieren der Daten unter Nutzung der im DV-System des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Der einzige Unterschied zum unmittelbaren Datenzugriff besteht darin, dass das Filtern und Sortieren der Daten nach Vorgaben des Prüfers vom Steuerpflichtigen oder durch einen von dem Steuerpflichtigen beauftragten Dritten zu erfolgen hat. Das Auswertungsverlangen des Prüfers beim mittelbaren DV-Zugriff bedeutet nicht, dass das geprüfte Unternehmen nunmehr sich selbst zu prüfen hat. Tatsächlich geht es nur um die technische Umsetzung einer Prüfungsmaßnahme, die im Prüfungskonzept des Prüfers wurzelt und von ihm initiiert wird. Der Steuerpflichtige ist z. B. gehalten, gezielte Fragen des Prüfers, etwa wie verschiedene Daten oder Datensatzgruppen, Tabellen, Stamm- und Bewegungsdaten im DV-System des Steuerpflichtigen verknüpft oder zusammengeführt werden können, zu beantworten sowie die Verknüpfung und Extraktion von Daten entsprechend den Angaben des Prüfers vorzunehmen.

Rz. 57

Hinweis

Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden. Auswertungen, die bestimmte Sortier- oder Filterfunktionen voraussetzen, die das Softwareprogramm des Steuerpflichtigen nicht enthält und die deshalb extra programmiert werden müssten, sind ausgeschlossen.^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 166 ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 166 ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.

4.2.2 Einsatz des Z2-Zugriffs bei Groß- und Größtunternehmen

Rz. 58

Der Z2-Zugriff spielt bisher in der Prüfungspraxis keine größere Rolle. Diese Möglichkeit des Datenzugriffs kommt bei der Prüfung von Großbetrieben und Konzernen in Betracht, wenn etwa die DV-technischen Kenntnisse des Prüfers nicht vollständig ausreichen, um von allen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten Gebrauch zu machen. In diesem Fall erfolgt die Aufbereitung der Daten durch das zu prüfende Unternehmen nach den Vorgaben des Prüfers. Der Z2-Zugriff hat sich in der Praxis ferner bewährt, wenn bestimmte Abfragen, wie z. B. Umsatzsteuerreporte, am DV-System durch den Prüfer nicht durchgeführt werden können, weil es sich um umfassende Abfragen mit langen Laufzeiten handelt, die das Produktivsystem des Unternehmens zu stark belasten und daher nur in Zeiten geringerer Produktivität, etwa am Wochenende oder in der Nacht, durchgeführt werden können.