Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 4.3 Datenüberlassung (Z3-Zugriff) in der Praxis

Rz. 59

Bei der Prüfung von kleineren und mittleren Unternehmen spielt in der Prüfungspraxis die Datenträgerüberlassung eine überragende Rolle. Soweit bei der Prüfung von kleineren und mittleren Unternehmen von den Möglichkeiten des Datenzugriffs Gebrauch gemacht wird, wird in über 90 % aller Fälle der Z3-Zugriff angewendet.

Rz. 60

Im Rahmen der Datenüberlassung kann die Finanzbehörde verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie elektronische Dokumente und Unterlagen in einem maschinell auswertbaren Format, beispielsweiseeiner DVD, einem USB-Stick oder durch eine von der Finanzverwaltung bereit gestellte Datenaustauschplattform (Cloud), zur Verfügung gestellt werden. Mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen sind der Finanzbehörde auch die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen (z. B. über die Dateiherkunft bzw. das eingesetzte System, die Dateistruktur, die Datenfelder, verwendete Zeichenabsatztabellen) sowie interne und externe Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form zu übergeben.^[1] Die Überlassung dieser Informationen in maschinell auswertbarer Form ist erforderlich, damit die Finanzbehörde sie mittels des Einsatzes des Analyseprogramms IDEA auswerten kann.

Rz. 61

Hinweis

Die Verpflichtung zur Datenüberlassung erstreckt sich auf die zugehörigen Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, in strukturiert auswertbarer Form und auf begleitende Unterlagen mit den für die Auswertungen notwendigen Strukturinformationen. Abweichend von den Vorgaben der Finanzverwaltung (vgl. dazu Rz. 72 ff.)^[2] müssen diese Strukturinformationen nicht zwingend in maschinell auswertbarer Form z. B. als XML-Datei zur Verfügung stehen.

Sind die technischen Voraussetzungen für die digitale Bereitstellung der Strukturinformationen im Unternehmen nicht vorhanden, hat sich die Finanzbehörde mit den Dateien auf dem Datenträger und zugehörigen Strukturinformationen in Papierform zu begnügen.^[3]

Rz. 62

Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen bei unvollständigen oder unzutreffenden Datenlieferungen neue Datenüberlassungen mit vollständigen und zutreffenden Daten verlangen. Sie kann auch im Verlauf der Prüfung weitere Datenträger mit aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anfordern. Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein. Verschlüsselte Daten müssen spätestens bei der Datenübernahme auf die Systeme der Finanzbehörde entschlüsselt werden. Der Steuerpflichtige kann nicht – unter Berufung auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit – Software im Unternehmen einsetzen, die die Anforderungen an die Datenträgerüberlassung nicht oder nur teilweise erfüllt und dadurch den Datenzugriff einschränkt.^[4]

Rz. 63

Die Datenüberlassung impliziert, dass der Prüfer die Daten mitnehmen und aus der Sphäre des Steuerpflichtigen entfernen darf. Eine Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten ist auch auf mobilen Datenverarbeitungssystemen der Finanzbehörden unabhängig von deren Einsatzort zulässig. Die Daten dürfen von der Finanzbehörde bis zur Unanfechtbarkeit der die Daten betreffenden Verwaltungsakte auch auf den mobilen Datenverarbeitungssystemen unabhängig vom Einsatzort aufbewahrt werden.^[5] Bei der Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten.^[6]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 176 ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 176 ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.

[3] S. Burlein/Odenthal, BBK 2015, Beilage zu Heft 3, S. 46.

[4] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 176 ff ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.

[5] § 147 Abs. 7 AO angefügt mWv 1.1.2023 durch Gesetz v. 20.12.2022, BGBl. I S. 2730.

[6] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 168 ff ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.