Martin Schürmann, Mathias Fischer
6.1 Die zentralen Berichtsinhalte
Erweiterung zu einer kompletten Informationslösung
Die extrahierten Daten werden in festen Routinen z. B. täglich oder monatlich aktualisiert, können aber auch Ad hoc ausgewertet werden. Ändern sich die zugrunde liegenden Strukturen in SAP, weil bspw. neue Kostenstellen eingerichtet wurden, wird dies im BI-System automatisch erkannt und berücksichtigt.
Mit dem BI-System kann auf diese Weise für alle Unternehmensbereiche ein standardisiertes und automatisiertes Reporting umgesetzt werden. Tabelle 1 zeigt beispielhaft, welche Inhalte bzw. Kennzahlen typischerweise berichtet werden können.
| Finanzbuchhaltung/Controlling |
Bilanz, GuV-Rechnung, Cashflow, Kostenstellen-/Kostenartenrechnung, Ergebnis pro Kostenträger |
| Produktion |
Rückgemeldete Plan-/Ist-Mengen und Zeiten, Plan-/Ist-Kosten der Fertigungsaufträge, Ausschussquoten, Termintreue, Kapazitätssituation, Durchlaufzeiten, Fehlteilübersicht |
| Projektsysteme |
Kosten (Plan und Ist), Deckungsbeiträge, Terminerreichung, Gantt-Diagramm für Projekte, Multiprojektmanagement |
| Materialwirtschaft/Einkauf |
Umsätze pro Lieferant, Bestellvolumen, Bestellpreisentwicklung, offene Bestellungen, offene Rechnungen, Anzahl und Volumen der Bestellungen pro Einkäufergruppe, pro Warengruppe usw. |
| Bestandsführung |
Verlauf, aktueller Bestand, Abwertung Material, Lagerhüter, Bodensätze |
| Vertrieb |
Auftragseingang, Auftragsbestand, Umsatz nach Kunden/Verkäufer/Länder, Planungsszenarien |
| Qualitätsmanagement, Instandhaltung, Service |
Auswertung von Meldungen, Schadensbilder, Kosten, offene Vorgänge |
| Personalwirtschaft |
Stellenbesetzung, An-/Abwesenheit, Urlaubsstände, Personalplanung, statistische Quoten z. B. Frauenquote, Verhältnis Teil- zu Vollzeitkräften usw. |
Tab. 1: Typische Inhalte für ein automatisiertes Reporting
6.2 Schrittweiser Rollout erleichtert Planung und Umsetzung
Start in einem Bereich
Bei DESMA hat sich der Start in einem Unternehmensbereich, hier dem Einkauf, bewährt. Weitere Bereiche wurden nacheinander umgestellt und diese Informationen später in einem übergeordneten Unternehmensreporting zusammengeführt. Das schrittweise Vorgehen war besser planbar und die Erfahrungen eines Bereichs konnten so auf andere übertragen werden.
Der Einkauf bei DESMA konnte als erster Bereich Erfahrungen mit dem BI-Reporting sammeln. Der Wunsch, die Preisentwicklung bei Rohstoffen detaillierter analysieren zu können, wurde durch die automatisierte Auswertung einzelner Materialien erstmals durchführbar. Mit diesen neuen Informationen ist jetzt eine frühzeitigere Reaktion auf Marktentwicklungen möglich. Eine solche Erfahrung mit dem BI-Reporting zeigte sich auch in den anderen Fachbereichen von DESMA.
Die Bereichsleiter haben die neuen Möglichkeiten des BI-Tools genutzt, um das bisher einfache Reporting zu kompletten Informationslösungen zu erweitern. Mit den BI-Reports kann der eigene Bereich jetzt besser überwacht und gesteuert werden. So wurden im Vertrieb von DESMA unterschiedliche Dashboards eingeführt. In den Geschäftsbereichen Maschinenverkauf und Service zeigt ein Verkaufs-Dashboard die Entwicklung bei Auftragseingängen, beim Auftragsbestand und bei den Umsätzen. Außerdem wird der Status bei den TOP-10-Kunden ausgewertet. Ein Angebots-Dashboard zeigt Details zum Maschinenverkauf, zum Angebotsvolumen, der Angebotsumsetzungsquote, zu offenen und überfälligen Angeboten.
6.3 Gestaltung von Dashboards
Die Dashboards vermitteln einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen. Um einzelne Entwicklungen genauer verfolgen und analysieren zu können, werden weitere Einzelreports genutzt. Sie ermöglichen vielfältige Selektionskriterien, um Detailauswertungen bis auf die Belegebene erstellen zu können. Beispiele für Einzelreports im Vertrieb:
| Einzelreport |
Selektionskriterium |
| Umsatz und Deckungsbeiträge |
für Maschinentypen pro Branchen |
| Umsatz und Auftragseingang |
pro Land, nach Auftragsgründen, für Kunden, TOP-15-Listen |
| Umsatz und Marktpotenzial |
pro Warengruppe, um nicht erschlossenes Potenzial zu erkennen |
Detaillierte Reports und zielgerichtete Dashboards
Ähnlich dem Vertrieb setzen auch die anderen Unternehmensbereiche detaillierte Reports und zielgerichtete Dashboards ein. So lassen sich in der Produktion jetzt auch Projekte besser erfassen und auswerten. Aus der anfangs einfachen Projektauswertung ist jetzt ein Produktionsreporting mit Informationen über Deckungsbeiträge, mit Terminüberwachung, aktuellen Bearbeitungsständen, Auswertung von Rückmeldungen, Plan- und Ist-Kosten sowie Plan- und Ist-Mengen der Projekte geworden. Dabei waren die erforderlichen Informationen auch früher schon als Daten einzelner Maschinenkomponenten in SAP ERP vorhanden, aber nicht auf Gesamtprojektebene abrufbar. Mit dem BI-Reporting werden die Daten jetzt flexibler ausgewertet, aggregiert und in einem Dashboard visuell anschaulich dargestellt.
Insgesamt setzt DESMA in den Unternehmensbereichen ca. 10 unterschiedliche Dashboards und ca. 30 bis 40 Detailreports ein (s. Abb. 5). In jedem Report kann der Zeitrahmen vom Tagesreport bis zur Jahresanalyse frei ausgewählt werden. Darüber hinaus kann nach einer Vielzahl von Dimensionen wei...