Computer, Notebook, Tablet-PC

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Selbstständiges Wirtschaftsgut
• Selbstständige Nutzung
• Abschreibungsmöglichkeiten

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung	0490	0690		Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
Wartungskosten für Hard- und Software	4806	6495		Sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Kein Unternehmer oder Freiberufler kommt ohne Computer bzw. Notebook aus. Im betrieblichen Bereich wird die Privatnutzung regelmäßig 10 % nicht überschreiten, sodass eine Auseinandersetzung darüber, ob der Computer (PC) fast ausschließlich betrieblich genutzt wird, regelmäßig nicht mehr erforderlich ist. Bei einer eigenbetrieblichen Nutzung ab mind. 50 % stellt der Computer regelmäßig notwendiges Betriebsvermögen dar.^[1]"Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung" 0490 (SKR 03) bzw. 0690 (SKR 04). Kosten für eine Garantieerweiterung sind auf das Konto "Aktive Rechnungsabgrenzung" 0980 (SKR 03) bzw. 1900 (SKR04) zu buchen.

Buchungssatz:

Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung

an Bank

Achtung

Was bei betrieblicher Nutzung zwischen 10 % und 50 % beachtet werden muss

Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 % und höchstens 50 % (z. B. aufgrund nur nebenberuflicher Tätigkeit als selbstständiger Unternehmer oder Freiberufler) kann hingegen eine Berücksichtigung der Kosten nur erfolgen, wenn der Computer willentlich dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet wird.

Zu berücksichtigen ist in diesem Fall eine i. d. R. notwendige Hinzurechnung eines Sachbezugs aus der Privatnutzung.

Hinweis

Mit dem Schreiben vom 22.2.2022 (BMF, Schreiben v. 22.2.2022, IV C 3 – S 2190/21/10002 :025 – 2022/00186479, BStBl I S. 187) hat das BMF seine Ausführung zur abgesenkten betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer für Hardware sowie für Betriebs- und Anwendersoftware (auch ERP-Software) weiter ausgeführt. Für Computerhardware und -software kann bereits seit 2021 eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 1 Jahr zugrunde gelegt werden. Durch diese ab 2021 geltende Regelung können die Anschaffungskosten für Hard- und Software in der Steuerbilanz – ähnlich wie geringwertige Wirtschaftsgüter – mit einer kürzeren Nutzungsdauer abgeschrieben werden. In der Handelsbilanz ändert sich hingegen nichts.

[1] R 4.2 Abs. 1 Satz 1, 2 und 4 EStH.

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Kauf und Abschreibung eines neuen Computers

Herr Huber kauft im August des laufenden Jahres einen neuen Computer für netto 1.440 EUR (zuzüglich Umsatzsteuer von 273,60 EUR). Die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme von Sonderabschreibungen nach § 7g EStG sind für Herrn Huber erfüllt.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0490/0690	Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung	1.440,00
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	273,60	1200/1800	Bank	1.713,60

Herr Huber kann im Jahr der Anschaffung die lineare Abschreibung nur zeitanteilig für 5 Monate beanspruchen. Die lineare Jahresabschreibung beträgt somit 1.440 EUR : 3 Jahre = 480 EUR : 12 Monate × 5 Monate = 200 EUR. Zusätzlich kann Herr Huber die Sonderabschreibung von (1.440 EUR × 40 % =) 576 EUR beanspruchen, ohne dass eine zeitanteilige Kürzung vorzunehmen ist.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4830/6220	Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Kfz und Gebäude)	200
4851/6241	Sonderabschreibungen nach § 7g Abs. 5 EStG (ohne Kfz)	576	0490/0690	Sonstige Betriebs- und ­Geschäftsausstattung	776

3 PC mit Peripheriegeräten: Wann erfolgt die Zuordnung zum Betriebsvermögen und wie wird richtig abgeschrieben

Im betrieblichen Bereich werden Computer/Notebooks/Netbooks, Tablet-PCs in vollem Umfang als Betriebsvermögen ausgewiesen, soweit die Privatnutzung von regelmäßig 50 % nicht überschritten wird. Bei einer beruflichen Nutzung von 10 % bis 50 % kann eine Zuordnung zum Betriebsvermögen durch den Unternehmer vorgenommen werden.

Für die steuerliche Behandlung kommt es darauf an, ob der Computer zusammen mit Peripheriegeräten

• als einheitliches Wirtschaftsgut "Computeranlage" eingestuft werden kann oder
• ob es sich um Einzelwirtschaftsgüter handelt,
• die selbstständig nutzbar sind oder
• die nur eigenständig bewertbar sind.

Diese Unterscheidung ist zwingend erforderlich, wenn es darum geht, die Abschreibung zutreffend zu ermitteln. Nur ein selbstständig nutzbarer PC kann ein geringwertiges Wirtschaftsgut sein oder in einen Sammelposten eingestellt werden. Ansonsten ist der PC mit seinen Peripheriegeräten über die amtlich festgelegte Nutzungsdauer von 3 Jahren abzuschreiben.

3.1 Wann selbstständige Nutzbarkeit vorliegt

Um einen Computer überhaupt nutzen zu können, benötigt der Unternehmer zumindest einen Tower (Zentraleinheit), einen Monitor, eine Tastatur und eine Maus. Zumeist ist keiner dieser Bestandteile für sich selbstständig nutzbar (Ausnahmen: Monitor ist alternativ selbstständig als TV nutzbar, Drucker ist ein Kombigerät und auch selbstständig als Kopierer nutzbar). Im Regelfall stellt sich daher die Frage, ob alle diese Teile zu einem selbstständigen Wirtschaftsgut "Computeranlage" zusammengefasst werden können. Nach dem B...