Fahrtenbuch: Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs

Kommentar

Ein aktueller Verwaltungserlass der OFD Rheinland und Münster erläutert Anforderungen für die steuerliche Anerkennung von elektronischen Fahrtenbüchern^[1]

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung nur anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Nachträgliche Veränderungen müssen nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sein oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Nach diesen Maßstäben ist ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch^[2].

Ergänzungen innerhalb von 7 Tagen vorzunehmen

Allerdings lässt die Finanzverwaltung ausnahmsweise eine nachträgliche elektronische Ergänzung zu: Der Fahrer kann den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu 7 Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal eintragen. Dabei müssen aber auch die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung im Webportal dokumentiert werden. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben grundsätzlich technisch ausgeschlossen sein - oder zumindest im System dokumentiert werden.

Aufzeichnungen dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein

Die Finanzverwaltung hat nun darauf hingewiesen, dass die eindeutige Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch in seinem Ausdruck unverzichtbare Voraussetzung für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist. Es muss darüber hinaus sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für ein Fahrtenbuch unveränderlich aufbewahrt und (ggf. wieder unverändert) lesbar gemacht werden können. Bei eventuellen Änderungen müssen die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten und (jeweils) ursprünglichem Inhalt ersichtlich sein. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Praxishinweise

• Datenzugriff bei Betriebsprüfungen: Das im Rahmen einer Außenprüfung bestehende Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung erfasst auch elektronische Fahrtenbücher einschließlich der maschinellen Auswertbarkeit der Fahrtenbuchdaten.
• Dokumentation etwaiger GPS-Abweichungen: Bei einem elektronischen Fahrtenbuch sind die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dadurch entstehende Abweichung vom Tachostand des Fahrzeugs grundsätzlich unbedenklich. Die Finanzverwaltung empfiehlt aber den tatsächlichen Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand zu dokumentieren.

• Fahrtenbuch auf Tauglichkeit prüfen (lassen): Für die Anerkennung einer elektronischen Fahrtenbuch-Software besteht kein Zertifizierungsverfahren. Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt deshalb immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten, die regelmäßig im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung vorgenommen wird.

  Alternativ kann z. B. auch einen Monat lang das elektronische Fahrtenbuch geführt und dann dem Finanzamt zur Prüfung vorgelegt werden. So kann man sich vergewissern, ob das Finanzamt das (elektronische) Fahrtbuch anerkennt.

Link zur Verwaltungsanweisung

OFD Rheinland, Verfügung v. 18.2.2013, Kurzinformation LSt-Außendienst Nr. 2/2013

[1] OFD Rheinland und Münster, Kurzinfo für den Lohnsteuer-Außendienst Nr. 02/2013 vom 18.02.2013.

[2] Vgl. BFH, Urteil v. 16.11.2005, VI R 64/04, BStBl 2006 II S. 410.