Auch wenn die Vereinbarungen mit den Kunden über die Zahlungsmodalitäten klar sind, kommt es immer wieder dazu, dass Kunden ihre Rechnungen nicht, nicht pünktlich oder nicht in voller Höhe bezahlen. Mit diesen Fällen befasst sich zunächst das Mahnwesen des Unternehmens. In fast jeder Debitorenbuchhaltung wird diese Aufgabe durch digitale Anwendungen effizient unterstützt und durch autonome Abläufe mit automatischen Entscheidungen kostengünstig erledigt.
Rechtlich notwendig ist eine Mahnung nicht, wenn auf der Rechnung ein eindeutiges Zahlungsziel genannt wird. Auch für die Berechnung von Verzugszinsen ist keine Mahnung mehr notwendig. Dennoch ist es im Geschäftsbereich üblich, den Kunden an seine Zahlungsverpflichtungen zu erinnern, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden. Die meisten säumigen Kunden zahlen dann auch nach der ersten Mahnung.
Verbesserung der Kennzahlen bei konsequenter Einhaltung
Ein effizientes Mahnwesen kann alle Kennzahlen, die Forderungen betreffen, positiv beeinflussen. Die absolute und relative Höhe der Forderungen sinkt, die durchschnittlich in Anspruch genommenen Zahlungsziele werden reduziert. Dabei bedeutet ein effizientes Mahnwesen vor allem ein konsequentes Mahnwesen, konsequent im Mahntermin, konsequent in der Berechnung von Mahngebühren und Verzugszinsen und konsequent in der Nachforderung von unberechtigtem Skontoabzug.
Der Termin der ersten Mahnung bestimmt ganz erheblich den Termin des Zahlungseingangs. Je früher gemahnt wird, desto eher erfolgen der Geldzufluss und die Reduzierung der Forderungen. Viele Unternehmen mahnen alle 14 Tage und lassen dem Kunden noch eine Frist von vielleicht zwei Tagen nach Fälligkeit. Damit erhält der Kunde maximal 16 Tage zusätzliches Zahlungsziel, im Durchschnitt 8 Tage, wenn der Postweg und die dann noch folgende Zeit bis zur Gutschrift des Geldes auf dem Firmenkonto nicht eingerechnet werden. Das ergibt im Durchschnitt eine Ausweitung des Zahlungsziels von 30 Tagen auf 38 Tage, was einer Erhöhung von 26,7 % entspricht. Das ist nicht akzeptabel.
Wöchentliche Mahnung vorteilhaft
Eine wesentliche Beschleunigung kann erreicht werden, wenn wöchentlich gemahnt wird. Der durchschnittliche Wert wird um 4,5 Tage erhöht (7 Tage Mahnzeit + 2 Tage Karenz). Um dem Kunden ausreichend Zeit zur Klärung und Überweisung zu geben, kann der fällige Betrag nur bei jedem zweiten Mahngang berücksichtigt werden. Dadurch wird eine Frist von 2 Wochen zwischen den Mahnungen eingehalten. Außerdem entzerrt sich die Arbeit, da anstelle einer großen Menge alle 14 Tage jetzt die Hälfte der Mahnungen jede Woche bearbeitet wird. Der Mahnvorgang kommt eher in Gang, die internen Abläufe können optimiert werden.
Mahnwesen digitalisieren
Um den Zeitvorteil noch weiter für das Unternehmen nutzen zu können, setzen moderne digitale System auf eine permanente Erstellung von Mahnungen. Dabei wird eine erste Mahnung nach einer Karenzzeit von vielleicht 2 Tagen erstellt. Dieser Vorgang läuft automatisch ab, das System entscheidet nach vorgegebenen Regeln. Die Mahnung wird auch nicht mehr in Papierform erstellt, sondern in Form einer digitalen Nachricht per Mail versandt. Alle im Unternehmen betroffenen Stellen werden durch eine Kopie informiert.
Welche Kosten fallen bei der Mahnung an?
Eine Mahnung in Papierform verursacht Kosten für Porto, Papier und Verbrauchsmaterial des Druckers, Arbeitszeit für Prüfung, Versenden usw. Diese Kosten sollten dem säumigen Zahler in Rechnung gestellt werden. Eine Gebühr pro Mahnung in Höhe von 2,50 bis 5,00 EUR dürfte angemessen sein. Wenn die Mahngebühren in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen bestimmt werden, bestehen auch rechtlich keine Bedenken gegen die Belastung.
Ob bei einer Zahlung des Kunden ohne Mahngebühr eine Nachforderung durch das Unternehmen erfolgt, muss individuell geklärt werden. Oft wird die Höhe des einzutreibenden Betrages als zu gering erachtet, um den Kunden zu verärgern. Auf der anderen Seite sollte dem Schuldner klar gemacht werden, mit welcher Konsequenz das Mahnverfahren durchgesetzt wird. Allerdings muss vorher ausgeschlossen sein, dass die Gründe für den Zahlungsverzug nicht durch das Unternehmen selbst (z. B. Nachlieferungen) verursacht wurden.
Ein digitales Mahnwesen verursacht wesentlich weniger Kosten, da keine direkten Beträge anfallen. Software und Kapazitäten müssen bezahlt werden, die Zuordnung signifikanter Beträge zu einer Mahnung ist sinnvoll nicht möglich. Es sollten daher auch keine Mahnkosten berechnet werden.
Die Berechnung von Verzugszinsen
Relativ selten wird bei einer Mahnung auch der Schaden in Form von Verzugszinsen berechnet. Dies geschieht in der Praxis meist erst im gerichtlichen Mahnverfahren. Das Gesetz sieht ausdrücklich vor, dass ab dem 31. Tag nach Zugang der Rechnung Verzugszinsen für bis dahin nicht bezahlte Beträge erhoben werden dürfen
Die Höhe des Verzugszinssatzes ist ebenfalls gesetzlich festgelegt. Er liegt im Geschäft mit privaten Verbrauchern um 5 Prozentpunkte über dem Diskontsat...
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