Forderungsmanagement: Praktische Tipps für die Umsetzung im Unternehmen

Zusammenfassung

Überblick

Das Zahlungsverhalten von privaten und gewerblichen Schuldnern, bedingt durch deren eigene bestehende Überschuldung oder drohende Zahlungsunfähigkeit, ist ein wesentlicher Grund für die finanziellen Schwierigkeiten von vielen Unternehmen. Unternehmer selbst machen allerdings auch oft Fehler, sei es bei Beginn der Vertragsbeziehung, bei der Rechnungsstellung oder im Mahnwesen, und bieten damit dem Schuldner mehr oder weniger gute Ausreden, nicht (sofort) zahlen zu müssen.

Ein professionelles Forderungsmanagement – konsequent, wirksam und kundenfreundlich – ist ein "Muss" für jedes Unternehmen. Mit der Reduzierung von Forderungsausfällen steigt die eigene Liquidität, die z. B. für Investitionen dringend benötigt wird. Für Banken ist ein funktionierendes Forderungsmanagement ein wichtiges Rating-Kriterium. Der Beitrag gibt nützliche Hilfen zur Durchführung eines effizienten Forderungsmanagements.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die Verjährung von Forderungen ist in den §§ 195 und 199 BGB geregelt, die Unterbrechung der Verjährung in § 212 BGB und die Hemmung in den §§ 203 und 204 BGB. Die Fälligkeit einer Forderung ergibt sich aus § 271 BGB, der Verzug und dessen Folgen aus § 286 ff. BGB. Unternehmer müssen bei Verzug mindestens 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bezahlen und schulden eine Beitreibungspauschale von 40 EUR, dies ergibt sich aus § 288 Abs. 5 BGB. Die Vorschriften zum gerichtlichen Mahnverfahren finden sich in den §§ 688 ff. ZPO. Der Bundesgerichtshof hat zu den Anforderungen an den Verzug gegenüber einem Verbraucher entschieden: Demnach kommt ein Verbraucher nicht in Verzug, wenn lediglich in der Rechnung ein Zahlungsdatum genannt ist und nicht explizit darauf hingewiesen wird, dass er automatisch in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlt.^[1] § 17 Abs. 2 UStG ermöglicht bei Forderungsausfall die Vorsteuerberichtigung.^[2]

Zur Beurteilung der richtigen bilanziellen Bewertung einer (möglicherweise) risikobehafteten Forderung (in der Handelsbilanz) ist im Zivilprozess i. d. R. die Einholung eines Sachverständigengutachtens geboten, es sei denn, das Gericht verfügt ausnahmsweise selbst über die notwendige besondere Sachkunde und weist die Parteien zuvor hierauf hin.^[3]

BMF, Schreiben v. 3.8.2015, III C 2 – S 7333/08/10001 :004: Änderung der Bemessungsgrundlage wegen vorübergehender Uneinbringlichkeit aufgrund eines Sicherungseinbehalts.

Zur Beschränkung des Rechts auf Umsatzsteuerminderung bei Forderungsausfall aufgrund von Insolvenz s. EuGH, Urteil v. 15.10.2020, C-335/19.

BFH, Urteil v. 22.7.2015, V R 23/14, Verfassungsbeschwerde wurde gem. §§ 93 a, 93b BVerfGG nicht zur Entscheidung angenommen, BVerfG, Beschluss v. 13.2.2016, 1 BvR 2419/15.

Die in Zusammenhang mit dem Erwerb von ärztlichen Honorarforderungen gegen sofortige Zahlung eines um die Bearbeitungsgebühren verminderten Betrags erbrachten Leistungen sind eine sonstige Leistung gegen Entgelt und keine steuerfreie nach § 4 Nr. 8 Buchst. a UStG.^[4]

[1] BGH, Urteil v. 25.10.2007, III ZR 91/07, NJW 2008 S. 50.

[2] S. a. Abschn. 17.1 Abs. 5 UStAE.

[3] BGH, Urteil v. 20.1.2022, III ZR 194/19.

[4] FG München, Urteil v. 31.8.2016, 3 K 874/14, Rev. unbegründet: BFH, Beschluss v. 12.10.2017, V R 53/16, BFH/NV 2018 S. 243; FG Münster, Urteil v. 21.2.2019, 5 K 3573/16 U: Inkassoleistung, Frage der Steuerbefreiung gem. § 4 Nr. 8c UStG; s. a. FG Düsseldorf, Urteil v. 26.4.2021, 5 K 382/19 U.

1 Aufgaben und Bausteine des Forderungsmanagements

Die Aufgabe des Forderungsmanagements ist es, die Risiken zu reduzieren, die z. B. mit der Vergabe von Lieferantenkrediten verbunden sind. Dazu zählen alle Maßnahmen der Bearbeitung und Sicherung der Debitoren.

Viele Informationen zum Schuldner können zum Teil kostenfrei auch über die Website des Bundesanzeigers^[1] bzw. des Unternehmensregisters für Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte für Geschäftsjahre beginnend nach dem 31.12.2021 eingesehen werden. Das Unternehmensregister ist die zentrale Plattform für die Zugänglichmachung von Unternehmensdaten. Hier werden veröffentlichungspflichtige Daten über Unternehmen zentral zusammengeführt und für Interessenten elektronisch abrufbar bereitgestellt.^[2] Die Publizität der Unternehmensrechnungslegung soll es allen Interessierten (u. a. Geschäftspartnern) ermöglichen, sich einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Vertragspartners zu verschaffen.

[1] www.bundesanzeiger.de.

[2] https://www.unternehmensregister.de/ureg/

1.1 Bonitätsprüfung als vorbeugende Maßnahme

Die Bonitätsprüfung ist eine präventive Maßnahme und setzt vor Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung oder dem Abschluss eines Geschäfts mit einem Altkunden ein.

Über potenzielle Kunden werden z. B. mithilfe von Wirtschaftsauskunfteien Informationen ermittelt wie

• Liquiditätsstatus,
• Umsatz,
• Zahlungsweise,
• Branche,
• Rechtsform (GmbH, OHG oder KG).

Praktische Vorgehensweise bei der Bonitätsprüfung:

• Kostenloser Blick in das Portal über Insolvenzverfahren,^[1]
• Anfrage über künftigen Geschäftspartner bei der eigenen Hausbank...