Jahresabschlussprüfung: Zusammenarbeit mit dem gesetzlic ... / 3.6 Dokumentation der Abschlussprüfung

Der Abschlussprüfer hat das Ergebnis seiner Prüfung zu dokumentieren. Von zentraler Bedeutung sind hierbei der Prüfungsbericht^[1] und der Bestätigungsvermerk.^[2] Zudem sind Arbeitspapiere anzulegen.

[1] § 321 HGB sowie IDW PS 450.; Bertram, in Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, 14. Aufl. 2023, § 321 HGB Rz. 25 ff.; Justhoven/Dercke, in Beck'scher Bilanzkommentar, 14. Aufl. 2024, § 321 HGB Rz. 20 ff.

[2] § 322 HGB und IDW PS 400 ff.; Bertram, in Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, 14. Aufl. 2023, § 322 HGB Rz. 1 ff.; Justhoven/Küster/Bernhardt, in Beck'scher Bilanzkommentar, 14. Aufl. 2024, § 322 HGB Rz. 8 ff.

3.6.1 Prüfungsbericht

Die Abschlussprüfung wird nach außen im Prüfungsbericht dokumentiert. Nach § 321 Abs. 1 HGB hat der Abschlussprüfer in diesem schriftlich über Art und Umfang sowie das Ergebnis der Prüfung zu berichten.^[1] Zu den erforderlichen Angaben sowie zur Art der Darstellung von Einwendungen, die sich im Rahmen der Prüfung ergeben haben, finden sich in § 321 HGB sowie in IDW PS 450 umfangreiche Ausführungen.

[1] Bertram, in Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, 14. Aufl. 2023, § 321 HGB Rz. 25 ff.; Justhoven/Dercke, in Beck'scher Bilanzkommentar, 14. Aufl. 2024, § 321 Rz. 10 ff.

3.6.2 Bestätigungsvermerk

Ebenfalls von zentraler Bedeutung ist der Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers. In diesem fasst er das Ergebnis seiner Prüfung zusammen.^[1] Ohne einen Bestätigungsvermerk oder einen Versagungsvermerk gilt die Prüfung als nicht durchgeführt. Der Bestätigungsvermerk unterliegt der Offenlegungsverpflichtung nach § 325 HGB. Dies gilt indes nicht bei freiwilligen Prüfungen kleiner Gesellschaften.

Die Beurteilung des Prüfungsergebnisses kann lauten:

• Die Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt (uneingeschränkter Bestätigungsvermerk nach § 322 Abs. 2 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 HGB).
• Es bestehen Einwendungen, diese berühren aber gleichwohl nicht die insgesamt positive Gesamtaussage (eingeschränkter Bestätigungsvermerk nach § 322 Abs. 2 Nr. 2 i. V. m. Abs. 4 Satz 1 HGB).
• Es bestehen Einwendungen, die eine positive Gesamtaussage unmöglich machen (Versagungsvermerk nach § 322 Abs. 1 Nr. 3 i. V. m. Abs. 4 Satz 2 HGB).
• Der Prüfer war nicht in der Lage, eine Beurteilung abzugeben (Nichterteilungsvermerk nach § 322 Abs. 2 Nr. 4 i. V. m. Abs. 5 HGB).

Der Bestätigungsvermerk kann ferner mit einem Hinweis versehen werden, der aber keine Einschränkung des Prüfungsurteils darstellt. Besonderheiten bestehen für die Formulierung des Bestätigungsvermerks von Unternehmen im öffentlichen Interesse (sog. PIE).^[2]

[1] § 322 Abs. 1 Satz 1 HGB, zentral hierzu IDW PS 400; seit 2019 hat der Bestätigungsvermerk einen vollständig neuen Aufbau und ist auch erheblich länger als früher. Dies wird mit einem erhöhten Maß an Information begründet.

[2] Vgl. hierzu Justhoven/Küster/Bernhardt, in Beck'scher Bilanzkommentar, 14. Aufl. 2024, § 322 HGB Rz. 120 ff.

3.6.3 Sonstige Dokumentation

Eine sonstige Dokumentation der Arbeit des Abschlussprüfers erfolgt vor allem in seinen Arbeitspapieren (IDW PS 460). Diese müssen so geartet sein, dass ein fachkundiger Dritter sich in angemessener Zeit einen Eindruck von dem Ablauf der Prüfung und den Schlussfolgerungen des Prüfers verschaffen kann.

Zudem gibt es die Möglichkeit eines sogenannten Management-Letters. In diesem stellt der Prüfer die Punkte dar, die ihm im Verlauf der Abschlussprüfung aufgefallen sind, ohne dass es sich hierbei um Beanstandungen gehandelt haben muss, die etwa das Prüfungsergebnis beeinträchtigen würden.

Schließlich besteht zumal bei Aktiengesellschaften die Pflicht zu einer mündlichen Berichterstattung gegenüber dem Aufsichtsrat (IDW PS 470). Inwieweit der insoweit einschlägige § 171 Abs. 1 Satz 2 AktG auf andere Rechtsformen ausstrahlt, ist im Einzelnen umstritten.^[1] Bei typischen inhabergeführten Unternehmen ist dies jedoch regelmäßig nur von untergeordneter Bedeutung, da hier üblicherweise eine laufende Information der Geschäftsführer über Feststellungen bereits während der Abschlussprüfung erfolgt.

[1] Koch, in Koch, Aktiengesetz, 18. Aufl. 2024, § 171 AktG Rz. 13 ff.; Hennrichs/Pöschke, in Münchener Kommentar zum AktG, 4. Aufl. 2020, § 171 AktG Rz. 123 ff.