Leerkosten erkennen: Datenerhebung und Analyse mit Excel / 1 Die notwendigen Daten

Für das Erbringen einer Leistung im Unternehmen werden Produktionsfaktoren eingesetzt, wodurch Kosten entstehen. In einer Situation, in der Leerkosten anfallen, kommt es zu einer Verschlechterung des Verhältnisses der Kosten zu den erbrachten Leistungen. Grundsätzlich können einerseits die Leistungen des Unternehmens oder seiner Teilbereiche sinken. Es kann andererseits auch Situationen geben, in denen bei gleicher Leistung überflüssige Kosten anfallen. Das ist bspw. bei Rationalisierungen der Fall, die zu Kostensenkungen führen müssen, dies aber nicht tun. Für das Frühwarnsystem zur Entdeckung von Leerkosten müssen nun Werte gefunden werden, die das Verhältnis der Kosten und Leistungen einigermaßen zuverlässig darstellen. Eine Verschlechterung des Verhältnisses zeigt dem Kostenrechner, dass sich Leerkosten aufbauen.

Anforderungen an herangezogene Daten

Welche Werte nun tatsächlich Verwendung finden, liegt an der individuellen Situation des Unternehmens und an den Möglichkeiten, die dem Kostenrechner zur Verfügung stehen. Grundsätzlich müssen alle verwendeten Kosten- oder Leistungsdaten die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Die Werte müssen ohne großen Aufwand ermittelt werden können. Viele der verwendbaren Größen sind in den meisten Kostenrechnungen bereits vorhanden. Der Gebrauch bereits bekannter Daten ist der Schaffung neuer Werte vorzuziehen.
• Da nur der regelmäßige Vergleich der Werte mit den Soll- oder Vergangenheitsdaten die richtigen Schlüsse zulässt, sollten die Kosten- und Leistungsgrößen auch regelmäßig ermittelt werden können. Der Zeitbezug sollte dabei einen Monat nicht unterschreiten.
• Die Leistungskennzahlen müssen einen ausreichend direkten Bezug zur tatsächlichen Leistung des Unternehmens haben, die Kostenwerte müssen die Entwicklung der Leerkosten repräsentieren. Ein direkter Bezug der Kosten zu den Leerkosten ist nicht notwendig, ein logischer Zusammenhang muss jedoch gegeben sein.
• Die Kennzahlen müssen auch in der Lage sein, die Auswirkungen von Maßnahmen gegen Leerkosten zuverlässig anzuzeigen. Nur so können die getroffenen Maßnahmen in ihrer Wirksamkeit wirtschaftlich beobachtet werden.

Kostenrechner wählt geeignete Zahlen

Es gibt mehr geeignete Zahlen für die Ermittlung von Indikatoren, als die rigiden Anforderungen auf den ersten Blick erwarten lassen. Die erfolgreiche Verwendung hängt jedoch davon ab, wie das Unternehmen strukturiert ist. Die Auswahl muss dem Kostenrechner vorbehalten bleiben. Dabei berücksichtigt er, dass Leerkosten auch in Teilbereichen anfallen. Indikatoren zur Früherkennung von Leerkosten müssen daher auch in Kostenstellen, Abteilungen oder Prozessen installiert werden. Sowohl die zu verwendenden Leistungskennziffern als auch die einzubeziehenden Kostenarten können dann von denen anderer Bereiche oder des Gesamtunternehmens abweichen.