Leerkosten erkennen: Datenerhebung und Analyse mit Excel

Einführung

• Die Erfassung und Berechnung der Leerkosten stellt einen erheblichen Aufwand für den Kostenrechner dar. Dieser ist nur dann gerechtfertigt, wenn auch ein begründeter Verdacht auf Leerkosten besteht.
• Um überflüssige Arbeit zu vermeiden, vor allem aber um einen Zustand mit vorhandenen Leerkosten nicht zu verpassen, benutzt der Kostenrechner ein Schema, das sichere Indikatoren für Leerkosten enthält. Diese zeigen ihm an, ob mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit Zusatzkosten durch Leerstände und eine sinkende Kapazitätsauslastung vorhanden sind. Dann kann er mit den aufwändigen Berechnungen beginnen, um die realen Werte festzustellen.

1 Die notwendigen Daten

Für das Erbringen einer Leistung im Unternehmen werden Produktionsfaktoren eingesetzt, wodurch Kosten entstehen. In einer Situation, in der Leerkosten anfallen, kommt es zu einer Verschlechterung des Verhältnisses der Kosten zu den erbrachten Leistungen. Grundsätzlich können einerseits die Leistungen des Unternehmens oder seiner Teilbereiche sinken. Es kann andererseits auch Situationen geben, in denen bei gleicher Leistung überflüssige Kosten anfallen. Das ist bspw. bei Rationalisierungen der Fall, die zu Kostensenkungen führen müssen, dies aber nicht tun. Für das Frühwarnsystem zur Entdeckung von Leerkosten müssen nun Werte gefunden werden, die das Verhältnis der Kosten und Leistungen einigermaßen zuverlässig darstellen. Eine Verschlechterung des Verhältnisses zeigt dem Kostenrechner, dass sich Leerkosten aufbauen.

Anforderungen an herangezogene Daten

Welche Werte nun tatsächlich Verwendung finden, liegt an der individuellen Situation des Unternehmens und an den Möglichkeiten, die dem Kostenrechner zur Verfügung stehen. Grundsätzlich müssen alle verwendeten Kosten- oder Leistungsdaten die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Die Werte müssen ohne großen Aufwand ermittelt werden können. Viele der verwendbaren Größen sind in den meisten Kostenrechnungen bereits vorhanden. Der Gebrauch bereits bekannter Daten ist der Schaffung neuer Werte vorzuziehen.
• Da nur der regelmäßige Vergleich der Werte mit den Soll- oder Vergangenheitsdaten die richtigen Schlüsse zulässt, sollten die Kosten- und Leistungsgrößen auch regelmäßig ermittelt werden können. Der Zeitbezug sollte dabei einen Monat nicht unterschreiten.
• Die Leistungskennzahlen müssen einen ausreichend direkten Bezug zur tatsächlichen Leistung des Unternehmens haben, die Kostenwerte müssen die Entwicklung der Leerkosten repräsentieren. Ein direkter Bezug der Kosten zu den Leerkosten ist nicht notwendig, ein logischer Zusammenhang muss jedoch gegeben sein.
• Die Kennzahlen müssen auch in der Lage sein, die Auswirkungen von Maßnahmen gegen Leerkosten zuverlässig anzuzeigen. Nur so können die getroffenen Maßnahmen in ihrer Wirksamkeit wirtschaftlich beobachtet werden.

Kostenrechner wählt geeignete Zahlen

Es gibt mehr geeignete Zahlen für die Ermittlung von Indikatoren, als die rigiden Anforderungen auf den ersten Blick erwarten lassen. Die erfolgreiche Verwendung hängt jedoch davon ab, wie das Unternehmen strukturiert ist. Die Auswahl muss dem Kostenrechner vorbehalten bleiben. Dabei berücksichtigt er, dass Leerkosten auch in Teilbereichen anfallen. Indikatoren zur Früherkennung von Leerkosten müssen daher auch in Kostenstellen, Abteilungen oder Prozessen installiert werden. Sowohl die zu verwendenden Leistungskennziffern als auch die einzubeziehenden Kostenarten können dann von denen anderer Bereiche oder des Gesamtunternehmens abweichen.

2 Leistungskennzahlen

Leistungskennzahlen messen die vom Unternehmen oder dem betrachteten Unternehmensbereich erbrachte Leistung. Für die Früherkennung von Leerkosten weisen die Kennzahlen einen Bezug zum später messbaren Erfolg auf. Das ist in der Praxis oft der Umsatz, für detailliertere Betrachtungsweisen müssen jedoch auch andere Werte einbezogen werden.

Umsatz

Der Umsatz des Unternehmens gibt die endgültige Leistung, gemessen in Geldeinheiten, an. Hier werden Unterschiede in den Produkten und Prozessen ausgeglichen. Diese Kennzahl eignet sich für globale Betrachtungen oder für detaillierte Untersuchungen auf der Vertriebsebene.

Absatz

Wird die Leistung in einer Mengengröße (Stück, Meter, Volumen, Stunden etc.) gemessen, spricht man von Absatz. Dieser Wert ist nur dann sinnvoll, wenn es in den unterschiedlichen Produkten keine wesentlichen Unterschiede in den Kosten gibt. Nur homogene Sortimente können mit Absatzdaten bewertet werden. Diese finden sich oft auf der Bereichsebene im Unternehmen, wenn in einzelnen Abteilungen immer die gleichen Produkte oder Bauteile hergestellt werden. Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, gibt der Absatz einen besseren Wert als der Umsatz, da im Geldwert bspw. auch Konditionen der Kunden enthalten sind.

Produktivstunden

In technischen Bereichen, vor allem in der Produktion, stellen die Produktivstunden einer Periode die erbrachte Leistung sehr gut dar. In Dienstleistungsbetrieben ist der Absatz schlecht zu messen, da keine Produkte hergestellt werden. Das Maß kann hier die Anzahl der fakturierten Stun...