Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter: Die ViDA-Initiati ... / 3.1 Änderungen bei der Rechnungsstellung

1.1.2024: Elektronische Rechnungen werden wirklich digital

Künftig ist eine elektronische Rechnung definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Bisher galt eine Rechnung im PDF-Format bereits als elektronische Rechnung, wenn sie z. B. per E-Mail versandt wurde. Künftig müssen elektronische Rechnungen einem strukturierten Datensatz entsprechen, damit die Finanzverwaltung diese elektronisch und automatisiert verarbeiten kann.

Dabei favorisiert die EU den in der Praxis bewährten Rechnungsstandard (DIN EN 16931), auch X-Rechnung genannt. Dieser wird bereits bei grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen („Business to Government”) angewendet. Ab dem 1.1.2024 will die Kommission die Mitgliedstaaten verpflichten, elektronische Rechnungen in diesem Format auszustellen. Dabei schließt die Kommission sog. Clearance-Modelle aus, die eine Freigabe der E-Rechnung durch die Finanzverwaltung erfordern.

1.1.2025: geänderte Ausstellungsfrist für Rechnungen

Für innergemeinschaftliche Lieferungen (oder gleichgestellten Verbringungen) sowie bei sonstigen Leistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren), gilt eine neue Frist für die Ausstellung der Rechnung. In diesen Fällen muss die Rechnung spätestens bis zum 15. Tag nach dem Monat, in dem die Leistung ausgeführt wurde, ausgestellt werden.

E-Invoicing für grenzüberschreitende Leistungen

1.1.2028: spürbar verkürzte Ausstellungsfrist für Rechnungen

Die Ausstellungsfrist wird ab dem 1.1.2028 weiter verkürzt – auf 2 Werktage. Eine Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze muss also spätestens 2 Werktage nach Eintritt des Steuertatbestands ausgestellt werden. Dies bedeutet eine deutliche Verkürzung der Ausstellungsfrist, bestehende Prozesse in der Unternehmenspraxis müssen grundlegend überdacht und angepasst werden.

Neue Rechnungsangaben zur Zahlungsabwicklung

Hinzu kommen neue Rechnungsangaben, die vor allem deutlich mehr Informationen zur Zahlungsabwicklung enthalten.

Konkret müssen künftige Rechnungen folgende Angaben enthalten:

• Bei Rechnungskorrekturen ist die Rechnungsnummer der korrigierten Rechnung anzugeben.
• Angabe der IBAN-Nummer des Lieferanten, die das Bankkonto identifiziert, auf das der Rechnungsbetrag gutgeschrieben wird. Ist die IBAN-Nummer nicht verfügbar, muss eine andere Kennung zur Identifizierung des Kontos angegeben werden.
• Das vereinbarte Zahlungsdatum der Rechnung (Fälligkeitsdatum). Falls Teilzahlungen vereinbart wurden, das Datum und der Betrag jeder Zahlung.